• Eiendomsforvaltning som et strategisk grep i kommunene
Blogg:

Eiendomsforvaltning som et strategisk grep i kommunene

12. oktober 2018

Under eiendomsuka 2018 i regi av Senter for eiendomsfag holdt BDO sammen med arrangøren et kurs i eiendomsøkonomisk strategi for kommuner. Målet med kurset var å vise hvordan både eiendommene og den samlede kommuneøkonomien kan styrkes med gode eiendomsgrep.


Eiendomsstrategi svarer på hvilke grep som er til beste for brukerne for å få mest mulig ut av de fysiske eiendommene. Kurset var imidlertid rettet mot eiendomsøkonomisk strategi. Dette svarer på hvordan eiendommene best kan håndteres for å bevare dem både som fysiske og bruksmessige enheter, samtidig som helheten i kommuneøkonomien på kort og lengre sikt ivaretas.


Eiendom utgjør den største realverdien i de fleste kommuner, hovedsakelig med formålsbygg som skoler, barnehager, alders- og sykehjem og kulturbygg. I tillegg har kommunene administrasjonsbygg og andre bygg. Typisk vil en middels stor norsk kommune ha bokførte verdier av eiendommer og anlegg på 2-3 milliarder kroner. Hva disse er «verdt», er vanskelig å tallfeste, men noen bygg vil være mer omsettelige enn andre, også med tanke på utleie. Et viktig poeng er derfor å være så arealeffektiv som mulig for derigjennom å utnytte de mulighetene som ligger i å skape salgsinntekter eller utleieinntekter.


Det er viktig at strategisk eiendomsforvaltning både ser på eiendom som et fysisk objekt og et økonomisk objekt. Hva skal oppnås vis a vis brukere og leietakere, og hva skal oppnås gjennom eiendomsretten? Ofte har ikke kommunene et bevisst forhold til dette. En årsak kan være at forvaltning, drift og vedlikehold ikke får tilstrekkelig politisk prioritet i konkurranse med andre tjenesteområder. Konsekvensen kan bli at bygningsmassen ikke får et verdibevarende vedlikehold med den følgen at vedlikeholdsetterslepet øker. Til slutt må bygninger enten fases ut av tjenesteproduksjon, eller totalrehabiliteres. I det siste valget kan det bli et regnskapsmessig spørsmål om et utsatt verdibevarende vedlikehold over driftsbudsjettet er blitt stå stort at det klassifiseres som en rehabilitering over investeringsbudsjettet? Begrunnelsen er likevel ofte at det er ikke bare et vedlikeholdsetterslep som dekkes, men også en oppgradering som følge av nye krav til ventilasjon, brannsikkerhet og universell utforming. 


Eiendomsforvaltningen må ha oversikt over alle eiendommene og alle brukerne, enten dette er kommunen selv, leietakere eller frivilligheten («gratis» brukere). For eiendommene bør det finnes oversikt over arealer, tilstand, forbruksdata (energi), kostnader og inntekter pr. bygg og diverse dokumentasjon, herunder FDVU. I dag stilles det også økte krav til digitalisering: SD-anlegg for styring av varme og ventilasjon, energistyringssystemer («smarte» bygg) og systemer for styring av vaktmester, renhold og brukere. Alt dette er nødvendig for å få til en profesjonell eiendomsforvaltning.


Arealeffektivisering ble nevnt ovenfor. Når en kommune har flere tusen kvadratmeter formålsbygg, kan selv små prosentandeler effektivisering bety mange kroner spart. I kurset ble det eksemplifisert med 10 prosent arealeffektivisering på en gitt kommune. Det er ikke et for ambisiøst mål. I et scenario med 7 000 kvadratmeter utleie og 7 000 kvadratmeter salg vil netto inntekt og besparelser fort bli 20 mill. første året, stigende til over 30 mill. etter 30 år. Slike størrelser er viktig å ta med i diskusjonene om mulig arealeffektivisering, og det behøver ikke bety at «medarbeidere skal sitte trangere», men også å utnytte ubrukte arealer. En hensiktsmessig utformet modell for internhusleie er et effektivt virkemiddel for kontinuerlig arealeffektivisering.


I kurset ble det også pekt på at eiendomsfunksjonen må organiseres som en enhet på strategisk nivå i kommunen for å kunne gjennomføre en eiendomsøkonomisk strategi. At det finnes en nødvendig grad av tillit mellom kommunestyre, rådmann og eiendomsansvarlig, er viktigere enn om man velger å organisere eiendommene som en del av kommunen, som kommunalt foretak, IKS eller aksjeselskap. I kurset anbefalte vi følgende steg for suksess i eiendomsforvaltningen:

  • Finn dataene, få oversikt
  • Velg grepene
  • Klargjør konteksten og dens forventninger
  • Se eiendom på tvers av funksjoner og ansvarsområder
  • Gjør både eier, leietakere og din egen organisasjon mer kompetent og i stand til å også tenke på tvers
  • Bidra til at kommunikasjonen mellom strategisk, taktisk og operativt nivå er god
  • Bry deg om eiendommene og brukerne/leietakerne
  • Tenk samfunnsutvikling, teknikk, jus, økonomi og relasjoner i sammenheng


Systematiser du dette, og tenker fremover, får du en god strategi!