Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Ved å bruke dette nettstedet godtar du vår bruk av informasjonskapsler. Vennligst les vår PERSONVERNERKLÆRING for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan slette eller blokkere dem.
  • God økonomistyring i statlige virksomheter
Blogg:

God økonomistyring i statlige virksomheter

10. januar 2016

God økonomistyring i statlige virksomheter kan være så mangt. Bredden i det antall virksomheter som ligger innunder Staten, og det faktum at de er underlagt forskjellige regelverk, stiller store krav til kunnskap og kompetanse til regelverkene, både hos styrende enhet, og hos underliggende enheter. 

Ofte ser vi at fokus på budsjett og omfattende oppbygging av kontrollapparat er tiltak som er ment å tilfredsstille reglene.  Men er fokus på budsjett og stor innsats på oppbygging av rutiner og kontroller synonymt med god økonomistyring i alle sammenhenger? Reglene setter også krav til oppnåelse av fastsatte mål og resultater, krav til effektivitet og tilpassning til virksomhetens egenart.  

 

Utfordringene er mange i tilnærmingen til økonomistyringen

Statlige virksomheter omfatter en rekke organisasjonsformer, fra departementer og direktorater, til for eksempel statsforetak, særlovsselskap og aksjeselskap. Bredden i virksomhetenes oppgaver, og det faktum at de er underlagt forskjellige regelverk, stiller store krav til kunnskap og kompetanse til regelverkene, både hos styrende enhet, og hos underliggende enheter. 

Reglementet for økonomistyring i staten omfatter aktivitetene, forvaltningen, styringen og oppfølgingen av alle disse organisasjonsformene. Hva som er god økonomisk styring, må derfor tilpasses fra virksomhet til virksomhet, men også tilfredsstille de krav som er satt av det offentlige. Regelverket er laget for at de statlige midlene brukes i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger, og det samme er gjeldende for andre inntekter som oppnås av virksomheten. Det er satt krav om at fastsatte mål oppnås, resultatkrav tilfredstilles, og at midlene fra staten benyttes på en effektiv måte og at verdiene forvaltes forsvarlig. 

Bestemmelser om økonomistyring i staten utfyller reglementet og gir en rekke detaljerte krav til departementets styring av virksomheter og krav til den underliggende virksomhetens innrettning av blant annet økonomistyringen. Det har de siste 15 - 20 årene vært store organisatoriske endringer i hvordan staten og det offentlige har organisert seg , og ofte har det med endringene kommet nye krav om for eksempel at den nye enheten skal følge regnskapsloven, og i andre tilfeller skal enheten også ha et mer kommersielt innhold. Selv om dette skal gjennomføres innenfor gjeldende regelverk, betyr det likevel at definisjonen av hva som er god økonomistyring, må tilpasses virksomhetens formål og tidshorisont. 

Videre er ikke økonomistyringen bare økonomisjefen eller regnskapspersonalets anliggende, men alle som har ansvar for beslutninger og aktiviteter.   

 

Budsjettstyring er ofte en viktig forutsetning, men ikke alene tilstrekkelig for god økonomistyring

Tradisjonelt er budsjettet sett på som grunnlaget for et godt styringsverktøy og er premissgiver for aktiviteten som skal foregå. Et budsjett er ofte en forutsetning for en vellykket økonomistyring, men det er viktig at det er realistisk og at kravene som settes, er mulig å oppnå. 

For virksomheter som har egne (markedsbaserte) inntekter, enten helt eller delvis (nettobudsjetterte enheter), kan dette derimot være en utfordring da markeder kan endre seg raskt, både i positiv og negativ retning. En rigid tilnærming til budsjettet kan være direkte ødeleggende for virksomhetens aktivitet. For eksempel kan en virksomhet med sviktende inntekter fortsette å bruke kostnader i henhold til budsjettet, selv om dette vil medføre et forventet tap på slutten av året. På lignende måte vil en virksomhet kunne bli forhindret fra å skaffe økte inntekter når uventede muligheter byr seg, da budsjettet på kostnadssiden ikke tillater økte utgifter, selv om dette gir inntekter som overstiger utgiftene. Hva som er god økonomistyring må derfor vurderes fra virksomhet til virksomhet. 

Equinor er et eksempel på en virksomhet som arbeider med totalt å fri seg fra budsjetter ved sin tilnærming til ”Beyond-Budgeting-konseptet”. Dette innebærer ikke et totalt ”frislipp” av økonomien, men endrer fokus fra budsjettstyringens statiske rammer til å fokusere på resultatkrav samt den mer tilpassningsdyktige prosessen som følger av det. Reglementets §4 fastsetter at ”styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart…”    

 

Rutiner og regler bør vurderes i forhold til effektivitet

God økonomistyring innebærer isolert sett ikke å følge regler, men å sørge for å ha effektive styringsmidler. Det er i flere offentlige virksomheter dessverre liten tradisjon for å utfordre regelstyringen. Vi vil hevde at det er dårlig styring dersom man blindt implementerer rutiner for å oppfylle regler uten å samtidig vurdere den enkelte rutines effektivitet. 

Bestemmelsene om økonomistyring i staten har en rekke relativt detaljerte regler som omhandler bl.a. rutiner, kontroller, dokumentasjon og systemer. Men reglene krever også at statlige midler skal brukes effektivt , så en del av oppgavene innenfor god økonomistyring er å finne en god balansegang mellom å ha en grunnleggende god og solid etterlevelse av detaljreglene, og at dette skjer på en effektiv måte.   

En helhetlig gjennomgang av hva man gjør innen økonomistyring og rutiner, og å sammenligne dette med ”beste praksis” eller andre enheter, kan være en god måte å spare kostnader og øke effektiviteten på ved å se om det er funksjoner eller oppgaver som er duplisert. Vi ser ofte i våre gjennomganger muligheter for å effektivisere arbeidet i økonomiseksjonen ved å eliminere like oppgaver som utføres på mer enn ett sted eller i ett system. Dette kan frigjøre ressurser til innsats eller forbedring av andre områder. 

Hva som er god økonomistyring, er ikke standardisert, men må tilpasses fra virksomhet til virksomhet. Det foreligger en rekke minimumskrav, men det må likevel gjøres overveielser og tas valg, og mulighetene for tolkninger er mange. Det er da viktig at det også settes fokus på egenart og effektivitet sammen med å tilfredsstille rutiner og regler.