13. mars 2020
Mange selskaper vil redusere fysiske møter for å redusere risikoen for smittespredning. Vi gir en oversikt over reglene om elektronisk avholdelse av styremøte og generalforsamling og hva som gjelder for elektronisk signering av protokoller, årsregnskap og årsberetning.
Oppdatert 20.mars: Regjeringen utvider adgangen til å avholde digitale møter
Dette er reglene for å holde elektroniske styremøter
Både aksjeloven og allmennaksjeloven åpner for at styremøte kan holdes uten fysisk møte, for eksempel ved at en, flere eller alle medlemmer deltar pr. telefon eller video.
Styreleder kan beslutte at saker kan behandles uten å holde fysisk møte, så fremst behandlingsformen som besluttes er betryggende . Hva som er betryggende behandling av en styresak må vurderes opp mot at styremedlemmene skal kunne utveksle meninger om en sak, når det er behov for det. Styreleders kompetanse til å beslutte at styremedlemmene ikke skal møtes fysisk kan være begrenset i selskapets vedtekter, eller instruks fra generalforsamling eller styret.
Aksjeloven åpner for at styret kan behandle alle typer saker uten å holde fysisk møte. Allmennaksjeloven gir ikke like vidtrekkende rett til å unnlate fysisk møte. Årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk møte, slik at styret i allmennaksjeselskaper må møtes minst en gang i året. Hvis styret skal beslutte ansettelse av daglig leder, så skal saker om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder (og andre ledende ansatte) behandles i fysisk møte.
Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Når det ikke gjennomføres et fysisk møte, må alle styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen signere protokollen. Når styret har behandlet årsregnskap og eventuell årsberetning, skal styret og daglig leder også signere disse dokumentene. Bruk av elektronisk signatur omhandles nedenfor.
Force majeure kan nå bli aktuelt
Det følger av allmennaksjeloven § 6-19 (1) at årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk møte. Det innebærer at mer enn halvparten av styret i utgangspunktet må sitte fysisk sammen. I forbindelse med utbruddet av Korona-viruset er det et spørsmål om dette også gjelder i den unntakssituasjonen som Norge er i nå. Loven er åpenbart ikke tilpasset den situasjonen som vi befinner oss i.
Vår oppfatning er at kravet om fysisk møte, så langt det er forsvarlig, skal følges. Men dersom det anses uforsvarlig, utilrådelig eller skulle bli direkte ulovlig å møtes fysisk, så antar vi at force majeure-regler kan legges til grunn for å tolke bestemmelsen innskrenkende i den forstand at også årsregnskap og årsberetning kan behandles av styret uten fysisk møte. Vår oppfatning er da videre at styrets behandlingsform må skje via elektroniske medier som Skype eller videomøte der styremedlemmene deltar samlet, har årsregnskap og årsberetning foran seg og gjennomgår dette på en like solid og kvalifisert måte som om de hadde møttes fysisk. Det er da etter vårt syn særlig viktig at styret protokollfører at styret finner denne behandlingsformen like betryggende som om de hadde hatt fysisk møte og at behandlingsmåten avviker fra allmennaksjelovens krav som følge av alvorlig utbrudd av Korona-viruset i Norge.
Det kan aldri utelukkes at annen form for styrebehandling enn det loven foreskriver, kan øke styrets ansvar ved feil i årsregnskapet. Men vår oppfatning i den prekære force majeure-situasjonen som Norge nå befinner seg i, er at det aller viktigste nå må være at årsregnskapet og årsberetningen behandles like grundig og kvalifisert av styret via Skype eller videomøte som om de hadde vært fysisk samlet.
Forenklet generalforsamling i aksjeselskaper
Ordinær generalforsamling i aksjeselskaper, hvor blant annet årsregnskap og eventuell årsberetning fastsettes, skal avholdes innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret.
En forenklet generalforsamling, uten et fysisk møte, kan avholdes hvis samtlige aksjeeiere gis mulighet til å delta i behandlingen på egnet måte og styremedlemmene (samt eventuelt daglig leder og revisor) gis mulighet til å uttale seg om sakene og kan kreve at en sak behandles i møte.
En forenklet generalforsamling kan holdes uten å følge saksbehandlingsreglene i aksjeloven § 5-8 til § 5-16.
Dette betyr at aksjeeierne har rett til å delta på forenklet generalforsamling elektronisk, så fremst alle aksjeeierne er enige i at møtet kun skal avholdes elektronisk.
Styreleder eller den som generalforsamlingen velger til å lede den forenklede generalforsamlingen, skal sørge for at det føres protokoll. Protokollen skal dateres og signeres av styrets leder eller den som generalforsamlingen utpeker. Bruk av elektronisk signatur for protokollen omhandles nedenfor.
Elektronisk deltagelse i fysisk generalforsamling
Adgangen til å holde «elektronisk» generalforsamling etter de forenklede saksbehandlingsregler i aksjeloven § 5-7, er altså betinget av enighet mellom alle aksjeeierne. I praksis vil det ikke være mulig for større selskaper å holde generalforsamling etter de forenklede saksbehandlingsreglene. Allmennaksjeselskaper har ikke anledning til å avholde forenklet generalforsamling.
Når et selskap ikke har denne adgangen, skal generalforsamling avholdes i tråd med saksbehandlingsreglene i aksjeloven og allmennaksjeloven.
Aksjeloven § 5-11 b gir aksjeeierne rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan likevel bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Dette innebærer at det er styret som skal treffe beslutning om adgangen til elektronisk deltakelse. En slik beslutning forutsetter at styret sørger for at generalforsamlingen kan avholdes på forsvarlig måte, og at saksbehandlingsreglene for generalforsamling kan oppfylles ved elektronisk deltagelse.
I allmennaksjeloven § 5-8 a gis styret kompetanse til å beslutte at aksjeeierne kan delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, og at de kan utøve sine aksjeeierrettigheter elektronisk. Forutsetningen er at styret sørger for forsvarlig avholdelse av generalforsamling. Styrets kompetanse til å fatte slik beslutning forutsetter dessuten at allmennaksjeselskapets vedtekter ikke forbyr «elektronisk» deltagelse. Adgangen til å delta i generalforsamling ved hjelp av elektroniske virkemidler er, som et utgangspunkt, lik for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper.
Kravet til betryggende kontroll i aksjeloven § 5-11 b er som et utgangspunkt det samme som for allmennaksjeselskaper etter allmennaksjeloven § 5-8 a (2). I sistnevnte bestemmelse er dette kravet angitt mer detaljert. Det følger av denne bestemmelsen at systemene for elektronisk deltagelse må sikre at deltakelsen og stemmegivingen kan kontrolleres på en betryggende måte, og at det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen.
Elektronisk signering og oppbevaring av dokumentasjon
Aksjeloven er teknologinøytral. Elektronisk signatur er derfor sidestilt med fysisk underskrift. Det betyr at dokumenter, som styreprotokoll og generalforsamlingsprotokoll, kan signeres elektronisk. Tilsvarende gjelder etter allmennaksjeloven.
Aksjeloven og allmennaksjeloven har et likelydende krav om at dokumentasjon som selskapet etter aksjeloven eller allmennaksjeloven er påkrevd å utarbeide, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Det stilles krav om at dokumentasjonen skal være i lesbar form. Lyd- og videoopptak oppfyller ikke dette kravet.
Bestemmelsene i aksjeloven og allmennaksjeloven § 1-6 sidestiller elektronisk dokumentasjon og papirdokumentasjon. Dokumenter som styre- og generalforsamlingsprotokoller kan dermed utarbeides og oppbevares enten fysisk eller elektronisk. Aksjeselskapet og allmennaksjeselskapet må sørge for at valgt løsning er betryggende, og særlig at oppbevaring kan skje på betryggende måte.
Også årsregnskap og årsberetning kan signeres elektronisk av styret og daglig leder. Forutsetningen er at signaturen benytter en betryggende metode for autentisering. Dokumentene kan videre oppbevares elektronisk.
Departementet har hjemmel til å gi regler i forskrift om hva som anses som betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon etter aksjelovgivningen, og sikkerhetsnivået for elektronisk signatur. Slike forskriftsbestemmelser er imidlertid ikke gitt per dags dato. Det er heller ikke gitt noen nærmere veiledning om hva som er å anse som betryggende måter for autentisering.
BDO legger imidlertid til grunn at elektroniske signaturer godkjent av Nasjonal Kommunikasjonsmyndighet og som står på EUs tillitsliste over elektroniske signaturer må aksepteres. Det gjelder følgende signaturer:
- BankID (Bankenes ID-tjeneste AS)
- Buypass AS
- Commfides Norge AS
- Signicat AS
Det skilles mellom elektronisk signatur og tilbydere av e-signaturtjenester. Det finnes en rekke tilbydere som benytter løsninger med BankID, Buypass og Commfides, for eksempel Penneo, Signified og Verified. Flere av de mest populære årsoppgjørsprogrammene støtter BankID.
Det vil derfor bare unntaksvis være umulig å benytte en av ovennevnte signaturer for protokoller, årsregnskap og årsberetning.
Hvis dere ønsker å signere dokumentene elektronisk, er vår klare oppfordring at en av de ovenfor nevnte e-signaturene benyttes. På denne måten sikrer dere at signaturene er gyldige. Revisor vil nok også kreve at signaturene er gjort med en av disse løsningene.
Vær imidlertid oppmerksom på at flere tilbydere har egenutviklede e-signaturer som ikke har to-faktor-autentisering. Disse vil ofte ikke være i kategorien «betryggende metode».
Oppsummering
Det er styrets ansvar å vurdere om det er mulig for aksjeeier å delta elektronisk på generalforsamling, og samtidig oppfylle aksjeloven og allmennaksjelovens saksbehandlingskrav for generalforsamling. Styreprotokoll, generalforsamlingsprotokoll, årsregnskap og årsberetning kan signeres elektronisk.
Vi anbefaler å bruke elektroniske signaturer godkjent av Nasjonal Kommunikasjonsmyndighet og som står på EUs tillitsliste over elektroniske signaturer, for å være sikre på at signaturene er gyldige.
Les også 10 spørsmål og svar om force majeure.
Trenger du bistand? Vi kan hjelpe deg. Kontakt ditt lokale BDO-kontor eller se hvordan vi kan hjelpe deg her.