• Nye krav til internkontroll i kommune-Norge
Blogg:

Nye krav til internkontroll i kommune-Norge

14. august 2019

Den nye kommuneloven setter nye krav til internkontroll. Trolig vil de fleste kommuner ha behov for å gjennomgå sitt system for internkontroll. 

Den nye kommuneloven bestemmer at administrasjonen skal ha en internkontroll som sikrer etterlevelse av lover og forskrifter. Den skal være systematisk og tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Vi ser at formålet med denne bestemmelsen er å sikre etterlevelse av regler, mens internkontroll for mange oppfattes å være mye mer. I proposisjonen erkjennes det at internkontrollen ofte inneholder flere ‘elementer’, men at man har falt ned på det som er nødvendig som et lovkrav. Mer detaljerte lovkrav kunne resultere i at internkontrollen faktisk ble mindre tilpasset lokale forhold. Dermed overlates det i prinsippet til kommunene selv, og ut fra eget ‘behov’, å vurdere innretning og omfang av internkontroll.

 

Viktig med internkontrollsystem

I dette bildet er det viktig å huske at kommuneloven regulerer ‘kommunepliktene’, mens særlovgivning regulerer ‘aktørpliktene’. Internkontrollbestemmelser i særlovgivning omfatter også kommunene som ‘aktør’, eksempelvis knyttet til offentlighet, anskaffelser, arbeidsmiljø og personopplysninger. I sum blir det mange internkontrollbestemmelser å forholde seg til også for kommunene, og det å ha et internkontrollsystem, blir sentralt.

Kommuneloven regulerer en rekke forhold som har betydning for internkontrollen i et bredt perspektiv. Eksempelvis nevnes:

  • organisering og delegering av myndighet, herunder kommunale foretak og interkommunalt samarbeid
  • saksbehandling og vedtak
  • økonomiforvaltning, budsjett og regnskap, herunder krav til budsjettbalanse og prinsipper for regnskapsføring
  • egenkontrollen, herunder revisjon og kontrollutvalg
  • eierstyring med kommunens interesser i selskaper og virksomheter

Følger man kommuneloven (etterlevelsesmålsettinger), oppfyller man også langt på vei andre formål med internkontrollen. Etter lovens formålsbestemmelse skal kommunene være effektive, tillitsskapende og bærekraftige, altså bl.a. et effektivitetskrav (driftsmålsettinger). Etter økonomibestemmelsene skal regnskapene føres og rapporteres etter lovkrav og god kommunal regnskapsskikk, altså være pålitelige (rapporteringsmålsettinger). Selv uten vidtfavnende internkontrollbestemmelser i selve loven, vil den likevel omfatte det meste av hva god internkontroll skal være, direkte eller indirekte.

 

Et sett med reglementer

Internkontroll er ikke noe nytt krav, og mange kommuner har arbeidet strukturert med internkontroll etter en eller annen metode. Metoden er kanskje ikke viktigst, men det er effektivt å bruke erfaring fra dem som har tenkt helhetlig på internkontroll før. Mange kommuner trenger nok også å oppdatere sine rutiner med de konkrete kravene som nå følger loven. (Dette ble nevnt i en tidligere blogg, se her).

For å møte de mange krav som er stilt til kommunene, både gjennom kommunepliktene og aktørpliktene, har kommunene ofte utarbeidet et sett med reglementer, eksempelvis delegasjonsreglement, økonomireglement, personalreglement, anskaffelsesreglement, fullmaktsreglement, etikkreglement osv. Disse er lokalt tilpasset. Reglementer har også som effekt at man legger opp til forebyggende tiltak; følger man disse, sikrer man et nivå på internkontroll som er forventet. Jo mer forebyggende kontroller, jo mindre behov for avdekkende kontroller. Dermed vil ‘gode rutiner’ i betydning reglementer og prosedyrer være et godt virkemiddel for god internkontroll. 

 

Ris bak speilet

Etter kommuneloven skal også rutiner og prosedyrer dokumenteres, et ikke ubetydelig krav med tanke på kommunenes oppgaver og omfang. Antagelig vil de fleste kommuner ha behov for å gjennomgå systemet for internkontroll, særlig etter nye krav i kommuneloven.

Kommunene bør ha ‘egeninteresse’ av å etablere god internkontroll, ikke fordi det står i loven. For et offentlig forvaltningsorgan ligger det implisitt i anvendelse av fellesskapets midler å være effektiv, pålitelig og følge de regler som gjelder. Likevel er det et slags ‘ris bak speilet’ ved at kommunedirektøren skal rapportere om arbeidet med internkontroll. Bakgrunnen er naturligvis at kommunestyret skal kunne ivareta sitt overordnede ansvar. Slik er systemet, de folkevalgte har alltid det øverste ansvaret for forvaltningens virksomhet, det være seg kommuner, fylkeskommuner eller stat.