Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Ved å bruke dette nettstedet godtar du vår bruk av informasjonskapsler. Vennligst les vår PERSONVERNERKLÆRING for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan slette eller blokkere dem.
Blogg:

Tech-gründer? Slik frigjør du mer tid til kjernevirksomhet

26. oktober 2020

Mats Bohlin, Manager |
Lars Kleveland , Senior Manager, regnskap |

Bilde som skal illustrere en tech-gründer

Ressursknapphet er en utfordring de aller fleste oppstart- og vekstselskaper merker før eller senere. Ofte fyller økonomiansvarlig flere roller og bruker mye verdifull tid på regnskap og andre administrative oppgaver, som kan forenkles gjennom skalerbare økonomirutiner og systemer for innhenting av styringsinformasjon.  

I en oppstartsfase er det selvfølgelig frustrerende når dyrebar tid går til spille. Denne frustrasjonen blir større og større etter hvert som selskapet vokser. Fremfor å fokusere tiden på verdiskapende aktiviteter brukes mer og mer tid på administrasjon og støttefunksjoner. Høres det kjent ut? Gründerbedrifter er ofte mer utsatt for denne typen utfordringer, fordi man mangler modenheten som gjerne kreves for å etablere skalerbare rutiner og prosesser for håndtering av administrative oppgaver.

Som gründer er det essensielt at du har et bevisst forhold til selskapets økonomistyring, om du skal lykkes med å håndtere denne typen utfordringer. God økonomistyring gjør deg i stand til å identifisere, evaluere og håndtere de mest kritiske risikoene i virksomheten din, forbedre rapporteringen, og frigjøre ressurser internt i selskapet, slik at dere kan bruke mer tid på verdiskapende prosesser. 

 

Få vet hva regnskapsfører gjør

Aktiviteter knyttet til finansiering, markedsavklaring og produktutvikling får typisk hovedprioritet i en etableringsfase. Så vokser selskapet, dine første ansatte er på vei inn, og den økonomiske aktiviteten øker. Mange forventer at regnskapsfører etablerer skalerbare rutiner i regnskap- og økonomifunksjonen, men det er sjelden tilfellet. Så oppstår det en uforutsett situasjon som påvirker inntektene eller kostnadene i selskapet ditt. Situasjoner som oppstår som følge av svak økonomistyring. Som en konsekvens etablerer du rutiner og prosedyrer, for å hindre gjentakelse. Men etter hvert som selskapet ditt på ny vokser, oppdateres ikke disse rutinene fortløpende. Dermed fortsetter du å oppleve nye utfordringer. Utfordringer som gjennom proaktive og preventive tiltak kan unngås.

 

Rutiner gir oversikt, og sparer tid

Manglende regnskapsrutiner gjør det utfordrende å presentere et riktig bilde av virksomhetens prestasjoner og utvikling. Manglende struktur og rutiner for håndtering av både utgående fakturaer til kundene og inngående fakturaer fra leverandørene, fører ofte til at både du og regnskapsfører må bruke betydelige ressurser på å fremskaffe grunnlagsdata i forbindelse med økonomirapporteringen.  Frustrerende, tidkrevende og dyrt. I neste rekke kan det bli utfordrende å sikre at du oppfyller lovkravene som selskapet er underlagt, samtidig som grunnlaget for styring og kontroll blir mangelfullt.

Mangelfull økonomistyring gjør blant annet likviditetsstyringen svært tidkrevende. Samtidig blir rapportering til styret, eiere og tilskuddsgivere manuelt og risikoen for feil øker. I mange tilfeller medfører dette avvik i rapporteringen - avvik som må forklares. Forklaring i manglende økonomistyring kan skape mistillit til selskapets ledelse, og føre til at du møter på utfordringer knyttet til fremtidig finansieringsvilje, i møte med investorer og offentlige tilskuddsinstanser.

 

Datafangst hjelper deg å ha oversikt

For å effektivisere selskapets økonomistyring og redusere risikoen for feil, anbefaler vi at du i samråd med øvrig ledelse kartlegger de finansielle områdene av virksomheten, herunder:

 

  • Salgsområdet
  • Innkjøpsområdet
  • Lagerområdet
  • Kostnadsområdet
  • Driftsmiddelområdet
  • Likvidområdet
  • Lønnsområdet
  • Finansområdet

 

Datafangst er elementært for en moderne og skalerbar økonomifunksjon. Kombinert med prinsippene for internkontroll bidrar rutiner rundt datafangst til at selskapet ditt kan effektivisere regnskapsprosessen og redusere risiko. Kvalitet i grunndata er avgjørende for å sikre presis styringsinformasjon, uten at dette medfører en uforholdsmessig stor jobb med manuell bearbeidelse. Ta en titt på punktene over og vurder hvilke det er relevant for ditt selskap å ta en gjennomgang av.

Eksempelvis på prosessen for kartlegging av innkjøpsområdet:

I evalueringsfasen bør dere problematisere hvem, og hvor mange, som er involvert i de ulike stegene, prosessen for informasjonsoverføring mellom involverte parter, hvilke systemer dere benytter til dette, hvilken mulig risiko som er til stede og hvordan dere håndterer denne risikoen. For å evaluere risiko og effektiviseringspotensial er det en fordel å detaljspesifisere prosessen i et flytskjema, som vi viser deg et eksempel på under.  

 

Slik detaljspesifiserer du salgsprosessen din

Vi har tatt utgangspunkt i et tenkt eksempel: Et vekstselskap som selger software-løsninger. Selskapets selgere jobber med å fullføre kontraktinngåelser med potensielle kunder for salg av selskapets softwareløsning.

 

 

Figur: Prosessflyt for salgsprosessen

 

Ved å skissere prosessen på tilsvarende måte, har du et oversiktlig utgangspunkt for å evaluere hvorvidt rutinene deres er hensiktsmessige i dag, eller om de kan endres for å forbedre datafangsten - og på den måten spare dere for unødig tidsbruk. Videre bør kartleggingen besvare hvilke systemer som er involvert, hvordan data overføres mellom systemene, samt. en beskrivelse av handlingene i de enkelte stegene. Dersom handlingene i det enkelte steg er komplekse bør dere vurdere å dele opp prosessen i flere delsteg.

 

Slik vurderer du risiko

For å analysere risikoprofilen i selskapet ditt, bør du undersøke hvilken mulig risiko som ligger i salgsprosessen din og hvilken andel av denne som skyldes dagens rutinestruktur.

Eksempler på spørsmål du bør stille:

  • Hvilken risiko er det for at selger ikke fanger opp alle henvendelser fra potensielle kunder?
  • Hvilken risiko er det for at tilbud utarbeides uten at de er i tråd med selskapets priskatalog?
  • Hvilken risiko er det for at salgsordre ikke blir videresendt til daglig leder for opprettelse i ERP-systemet?
  • Hvilken risiko er det for at salgsordre ikke blir videresendt fra daglig leder til regnskapsfører?
  • Foreligger det risiko for at en salgsordre kan opprettes og bokføres flere ganger i regnskapet?
  • Er det risiko for at ulik avgiftsbehandling ikke fanges opp av dagens rutiner?
  • Hva er risikoen for at selger får aksept på et tilbud som prosjektansvarlig ikke kan etterleve grunnet tekniske- eller andre begrensninger?

 

Samtlige punkter over er eksempler på mangelfulle rutiner som kan bidra til at du tar beslutninger på et feilaktig grunnlag. Alle ordre opprettes og faktureres kanskje av regnskapsfører? Da kan det ta flere måneder før du oppdager en eventuell feil. Derfor gjør du lurt i å utarbeide relevante kontrolltiltak som løfter fokuset på eventuell risiko på et tidligere tidspunkt.

 

Slik sørger dere for oversikt over innkjøp

Et annet, enkelt tiltak som kan spare deg for både tidsforbruk og ubehagelige overraskelser er knyttet til innkjøpsprosessen.

I store, modne organisasjoner er innkjøp som regel styrt av egne innkjøpsavdelinger som kontrollerer inngående faktura opp mot bestilling, og bestillerne følges opp av resultatansvarlige i avdelingen.

I oppstarts- og vekstselskap er imidlertid ofte innkjøpsansvaret delegert til flere ansatte, med ulike roller innad i selskapet. I mindre selskaper blir ikke nødvendigvis innkjøpsansvarlige ansvarliggjort for kostnadspådrag på samme måte som i større selskaper. Mangler din økonomiansvarlige kontroll på hvorvidt inngående fakturaer samsvarer med reelle bestillinger, fører dette raskt til feilfakturering fra leverandører, uten at det fanges opp. Dette fører videre til feilaktig representasjon i regnskapet og den påfølgende finansielle rapporteringen. Det gir også utfordringer ved kostnadskontroll og likviditetsstyring.

Et tiltak for å øke selskapets kontroll ved innkjøp er å etablere en innkjøpsmatrise. Figuren under viser en matrise som beskriver hvem som gjennomfører bestillinger, hvilke beløpsfullmakter disse har, samt hvordan dette skal loggføres hos et selskap som ikke har ressurser til å investere i et fullverdig innkjøpssystem. Matrisen hjelper dere med å holde ansatte ansvarlig for bestillinger de foretar, i tillegg til at den gir økonomiansvarlig den nødvendige oversikten på hvem som er ansvarlig for hvilke innkjøp.

Innkjøpsområdet – attestasjon

Figur: Matrise for innkjøp og attestasjon

 

Også her bør du stille spørsmål ved dagens rutine:

  • Fanger dagens rutine opp at innkjøpere overholder beløpsgrensen i fullmakten?
  • Hvordan sikres det at innkjøper oppdaterer excel-oversikten over innkjøpene, slik at attestant kan gjennomføre kontroll?
  • Er det en risiko for at attestant attesterer på en kostnad uten at det gjennomføres kontroll av faktura mot bestilling?
  • Er attestanten kompetent til å forstå alle fakturagrunnlag som han eller hun skal attestere på?
  • Hvem har tilgang til å endre på innkjøps- og fullmaktsmatrisen?
  • Hvor ofte oppdateres innkjøps- og fullmaktsmatrisen?
  • Hvem legger eventuelle nyansatte inn i ordningen?
  • Fanger dagens innkjøpsrutine opp kostnadsoverskridelser, før selskapet er forpliktet ovenfor tredjepart?

En innkjøpsmatrise bidrar til ansvarliggjøring, og informasjon om kostnadsoverskridelser tilkommer resultatansvarlig før kostnadspådrag påløper. På denne måten sikrer du også at vesentlige kostnadspådrag godkjennes av daglig leder eller styret.

 

Rigg regnskapssystemene for vekst - tidlig

Å bruke ressurser i en tidlig fase på å fastsette gode rutiner, og god internkontroll, vil både gi deg bedre økonomistyring og øke kvalitet på den finansielle rapporteringen. Gode rutiner og prosedyrer vil også bidra til å redusere arbeidet knyttet til mer komplisert rapportering, når dette plutselig oppstår, slik det ofte gjør i oppstart- og vekstselskaper. Videre vil hensiktsmessige rutiner føre til at virksomheten din evner å håndtere sin mest kritiske risiko på en hensiktsmessig og effektiv måte.

Vi anbefaler deg også å gjennomføre en «helsesjekk» av dagens regnskaps- og økonomifunksjon. På den måten er du i stand til å vurdere om prosessene i virksomheten din er tilfredsstillende, og om økonomifunksjonen er skalerbar og i stand til å håndtere betydelig vekst i nærmeste fremtid. «Helsesjekken» kan også benyttes om du ønsker å se på mulighetene for å redusere dagens tidsforbruk på administrasjonsoppgaver og heve kvaliteten på den finansielle rapporteringen din.

 

Du kan lese mer om oppstarts- og vekstselskap her.

 

Lyst å holde deg oppdatert via vårt nyhetsbrev? Meld deg på her.