Å levere utlegg og reiseregninger har aldri vært enklere

13. august 2020

Skaper utlegg og reiseregninger frustrasjon hos ansatte og ledere i bedriften din? Bytt ut bunken med kvitteringer med den nye appen BDO Reiseregning, og se hvor mye tid dere kan spare.

– Jeg har aldri hørt om noen som gleder seg til å levere utlegg og reiseregninger, ler Hawraz Suleiman.

Han vet godt hva han snakker om. Som ansvarlig for den nye appen BDO Reiseregning, har han snakket med både ansatte og ledere om hvilke utfordringer de opplever rundt den stadig voksende bunken med kvitteringer. Frustrasjonen, usikkerheten og tidstyveriet de beskriver er noe BDO har tatt på alvor. Derfor lanserer de nå appen BDO Reiseregning, som er integrert med både Visma og Xledger-systemet.

Hawraz Suleiman bruker et eksempel fra egen hverdag for å forklare hva som er den største fordelen med appen:

– Jeg tok taxi til et kundemøte i går. Før jeg begynte å bruke BDO Reiseregning-appen, hadde jeg tatt i mot kvitteringen og lagt den i jakkelommen. Tilbake på kontoret ville jeg lagt kvitteringen i bunken med andre kvitteringer, og der hadde den garantert blitt liggende. Helt til jeg en sen ettermiddag hadde bestemt meg for å at «nå må jeg gjøre noe med den bunken».

Hawraz slår ut med hendene for å illustrere håpløsheten i situasjonen. Så smiler han lurt.

– I stedet tok jeg bare et raskt bilde av kvitteringen med mobilen, og kastet den.

Med raske bevegelser løfter han opp mobilen og viser hvordan taxikvitteringen nå ligger registrert som et utlegg i BDO Reiseregning-appen. Feltene for dato, kostnad og utleggskategori er automatisk fylt ut.

– Så sjekker jeg bare at alt ser riktig ut, og trykker «lever utlegg». Enkelt, raskt og uten et eneste papirark. Enkelt, ikke sant?

Effektiv og intuitiv levering av utlegg

Idet Hawraz trykker på «lever utlegg», går det en varsling til lederen hans om at hun har et nytt utlegg å godkjenne. Alt hun trenger å gjøre for at Hawraz skal få tilbakebetalt kostnaden for taxituren, er å åpne appen, se over at alt ser korrekt ut, og trykke «godkjent».

– Kort fortalt er det nye appen BDO Reiseregning effektiv og intuitiv i bruk, både for den som skal levere utlegg, og den som skal motta og godkjenne dem, forklarer produkteieren.

Siden alt foregår inne i appen, kan du i praksis levere reiseregningene når og hvor det passer deg – for eksempel på Flytoget på vei hjem etter en reise.

– BDO Reiseregning eliminerer behovet for papirkvitteringer. Får du en kvittering på mail, for eksempel for Flytoget, sender du denne bare videre til appen, som deretter fører utlegget automatisk. Det sparer miljøet for mye unødvendig papir, forklarer Hawraz.

Trygghet i alle ledd

Med BDO Reiseregning kan bedriften din samle alt knyttet til kjøregodtgjørelser, utlegg og reiseregninger på ett sted. Appen tar hensyn til lokale lover og regler, og tolker automatisk kvitteringer og fakturaer. Det gjør at du kan være trygg på at informasjonen du leverer eller mottar er riktig.

– «Svettefaktoren» som de fleste sikkert har kjent på når de manuelt skal registrere utlegg, blir rett og slett borte, ler Hawraz.

Som en tilleggsfunksjon, kan appen kobles direkte til firmakortet ditt. Når kortet brukes, registreres det automatisk som en transaksjon i appen. Alt du trenger å gjøre, er å ta bilde av kvitteringen, eller videresende denne til appen via mail. Deretter matches transaksjonen og kvitteringen, og rapporten sendes til godkjenning.

– En annen mulighet er å koble kjørejournalen din direkte til appen. Kjører du fra kontoret ditt og til et møte, får du automatisk spørsmål om du vil registrere reisen som kjøregodtgjørelse. Enklere blir det ikke, og faren for å føre feil eller at man rett og slett glemmer å levere godtgjørelsen forsvinner.

Frigir verdifull kapasitet

Som revisor, har Hawraz flere ganger vært vitne til at systemer for reiseregninger og utlegg ofte er det siste som blir digitalisert hos bedrifter. Det er det ingen grunn til:

– Mange tenker at et godt system for levering av utlegg og reiseregninger ikke er så viktig, da det kun brukes internt. Sannheten er at det vil ha stor effekt både for ansatte og ledere. En god løsning, slik som BDO Reiseregning, gir fornøyde ansatte, ledere en enklere hverdag og tar bort viktige pain points, mener han.

Han tenker seg om, og fortsetter:

– Når du først ser hvor mye tid og frustrasjon som er knyttet til dette, er det enkelt å skjønne hvorfor bedrifter bør vurdere å investere i et enklere, heldigitalt system, som er automatisk integrert med de øvrige systemene som dere bruker.

Lurer du på om BDO Reiseregning kan være noe for bedriften din? Vi bistår gjerne med å kartlegge behov, implementere BDO Reiseregning opp mot deres nåværende system (Visma og Xledger) og tilbyr løpende support til brukere etter oppstart. Ta kontakt med oss via skjemaet under, så finner vi sammen en løsning som passer dere.

Dette er BDO Reiseregning:

BDO Reiseregning er en skybasert løsning for håndtering av utlegg, kjøregodtgjørelser og snart vil diettpenger også være klart for bruk.
Tjenesten er tilgjengelig på mobil (app) og nettleser.
BDO Reiseregning er en integrert del av systemporteføljen til BDO, og er integrert mot Xledger og Visma.
Tjenesten tar hensyn til lokale lover og regler, og er enkel og intuitiv i bruk.
Tjenesten har en rekke ekstratjenester, som automatisk tilkobling til bedriftskort og mulighet til å koble appen opp mot brukernes kjørejournal.