• Praktiske tips om tips
Innsikt:

Praktiske tips om tips

25. mars 2019

Tips utgjør på enkelte arbeidsplasser en betydelig del av lønnen til de ansatte. Muligheten for å få tips vil både være en motivasjonsfaktor til å yte god service, samt være et konkurransefortrinn sammenliknet med arbeidsplasser der arbeidstakerne ikke mottar tips. Her gir vi overnattings-, service- og serveringsvirksomheter praktiske tips om tips.   

 

1. Innledning

Fra 1.1.2019 har arbeidsgiver plikt til å holde oversikt over all tips som den enkelte ansatte mottar direkte fra kunde eller etter fordeling, enten denne betales kontant eller elektronisk. 

Der tipsen til de ansatte har en mer ubetydelig og/eller sporadisk forekomst, kan arbeidsgiver benytte sin rett til å forby de ansatte å ta imot tips, under forutsetning av at de ansatte gjennom eksisterende arbeidsavtaler ikke har en eksplisitt rett til selv å rå over tips de måtte motta.

På arbeidsplasser der tips har en viktig funksjon for serviceytelse og reallønn, vil et slikt forbud sannsynligvis ikke være hensiktsmessig av blant annet konkurransemessige hensyn og krav om lønnsøkning for å opprettholde tidligere inntektsnivå. Dersom arbeidsgiver ønsker at de ansatte fortsatt skal kunne nyte godt av tips, må virksomheten ta stilling til om tipsen skal inngå i omsetningsgrunnlaget eller om dette ikke kan gjøres. Det kan også være andre grunner som gjør at virksomheten ikke finner det ønskelig å la tipsen inngå i omsetningen.  

Uavhengig av hvordan virksomheten velger å behandle tips, må det legges til grunn at plikten som nå pålegges arbeidsgiver vil innebære at tips i mye større grad enn tidligere innberettes og skattlegges. Arbeidstaker vil sitte igjen med mindre netto, men vil samtidig kunne opptjene feriepenger, trygderettigheter og pensjon på et høyere grunnlag enn tidligere. 

 

2. Forutsetninger for å velge å ta tips inn i omsetningen

Utgangspunktet er at arbeidsgiver gjennom sin styringsrett kan forby den ansatte å motta tips - eller ta kontroll over tips som tredjeparter gir. Unntak kan tenkes der ansatte gjennom sin arbeidsavtale e.l. har eksplisitte rettigheter til tipsen. 

Forutsatt at arbeidsgiver ønsker å ta kontroll over tipsen, bør virksomheten både gir sine ansatte og kunder mv. informasjon om hvordan tips vil bli håndtert i virksomheten. Overfor de ansatte vil det i tillegg være viktig å informere om hvorvidt arbeidsgiver vil benytte anledningen til å gjøre fradrag for ekstrakostnader (se tabellen punkt 2, 3, 4, 6 og 8) før netto utbetales. 

 

3. Plikter som påhviler de ansatte

For at arbeidsgiver skal kunne etterleve sin innberetningsplikt, er det viktig at de ansatte følger lojalt opp hva gjelder det å gi opplysninger til sin arbeidsgiver om mottatt tips som ikke automatisk vil fremgå av kassautskrifter mv. De ansattes må få god informasjon om sine plikter gjennom for eksempel allmannamøter i kombinasjon med informasjon på intranett (husk ansatte som er i permisjon, langtidssykemeldte, o.l.), samt at det inntas i personalhåndbøker, virksomhetens policies og/eller andre oppslagsverk som er tilgjengelige for de ansatte. 

Det bør også vurderes å tas inn i nye arbeidsavtaler - eller for eksisterende avtaler lage tillegg til disse - at arbeidsgiver skal ta kontroll over mottatt tips og at tipsen deretter skal håndteres i tråd med det til enhver tids gjeldende regelverk og bedriftspolicy. Det vil som hovedregel være opp til virksomheten å avgjøre om tipsen den enkelte mottar skal gå tilbake til denne personen som et nettobeløp, eller om netto tips skal fordeles mellom alle eller en nærmere avgrenset gruppe ansatte. Unntak kan tenkes der ansatte gjennom sin arbeidsavtale e.l. har eksplisitte rettigheter til tipsen.

 

4. Hvilke konsekvenser vil de alternative mulighetene knyttet til håndteringen av tipsen ha?

Her er en skjematisk oversikt over hva som er konsekvensene av å innlemme tips i omsetningen – eventuelt ikke gjøre dette. Som det fremgår er det innenfor de to hovedretningene (inn i omsetningen eller ikke) også visse valgmuligheter. Hva som er mest hensiktsmessig må den enkelte virksomhet vurdere konkret for sitt tilfelle. Husk at spørsmålet om hvordan dette skal håndteres kan være underlagt drøftingsplikt med de tillitsvalgte. Uavhengig av drøftingsplikten, vil dialog med de ansatte alltid være nyttig før beslutninger tas.

 

5. Registrering og dokumentasjon av mottatt tips

Reglene om registrering og dokumentasjon av mottatt tips er de samme, uavhengig av om tips anses som en del av virksomhetens omsetning eller ikke. 
Det er ingen forskjell i reglene om tips skal utbetales til den ansatte som mottok den eller arbeidsgiver gjør en fordeling av all tips på de ansatte eller en nærmere angitt gruppe av de ansatte. Hvis tips skal utbetales til den ansatte som mottok den, må imidlertid virksomheten ha et system for å holde kontroll på mottatt tips per ansatt. Når kontantsalget registreres på den enkelte operatør i kassasystemet, er det enkelt å se direkte av rapportene fra kassasystemet hvor mye tips den enkelte har mottatt. Når kontantsalget ikke registreres på den enkelte operatør i kassasystemet, må virksomheten ha en annen løsning for å holde oversikt over tips som skal utbetales til den ansatte som mottok den. Dette kan for eksempel være manuelle lister.

Virksomheten kan velge mellom to måter å registrere og dokumentere mottatt tips6

 

5.1 Særskilt registrering av tips i kassasystemet

Mottatt tips registreres i kassasystemet, men ikke som en del av det ordinære kontantsalget. Slik særskilt registrering av tips er kun mulig hvis kassasystemet har funksjonalitet for det. Registreringen i kassasystemet skal omfatte både tips betalt med kontanter og tips betalt med betalingskort. Kontanttips skal i slike tilfeller alltid oppbevares i kassaskuffen sammen med øvrige kontanter7.  Mottatt tips skal fremgå særskilt både i elektronisk journal8  og Z-rapport9  fra kassasystemet. Den delen av kortbetalinger som gjelder tips skal videre fremgå særskilt av de daglige rapportene fra betalingsterminal. Dette gir grunnlag for avstemming av mottatt tips i dagsoppgjøret. Summen av dagens kontantsalg og dagens tips betalt med kontanter skal stemme med mottatte kontanter i kassaskuffen. Dagens kontantsalg og dagens tips betalt med kort avstemmes hver for seg mot tilsvarende tall fra betalingsterminal.

 

5.2 ​Tips registreres ikke i kassasystemet

Hvis kassasystemet ikke har funksjonalitet for særskilt registrering av tips, eller denne funksjonen ikke benyttes, kan kontanttips heller ikke oppbevares i kassaskuffen. Mottatt kontanttips må i stedet oppbevares for eksempel i et eget pengeskrin. Kontanttips må telles opp særskilt i forbindelse med dagsoppgjøret, ikke sammen med kontantene i kassaskuffen. Den delen av kortbetalinger som gjelder tips skal også i slike tilfeller fremgå særskilt av de daglige rapportene fra betalingsterminal. Både mottatt kontanttips og tips betalt på bankterminalen avstemmes særskilt i dagsoppgjøret, adskilt fra kontantsalget. 

 

6. Bokføring av tips 

Bokføringen av tips avhenger av hvordan virksomheten (arbeidsgiver) velger å behandle tipsen. Det spiller i utgangspunktet ingen rolle for selve bokføringen om tips skal utbetales til den ansatte som mottok den eller arbeidsgiver gjør en fordeling av all tips på de ansatte eller en nærmere angitt gruppe av de ansatte. Hvis tips skal kunne utbetales til den ansatte som mottok den, må imidlertid virksomheten ha et system for å holde kontroll på mottatt tips per ansatt, jf. punkt 5 ovenfor. Den tips som faktisk utbetales, må alltid fremgå av lønnsdokumentasjonen og innrapporteres i a-meldingen på de(n) ansatte som mottar tipsen10.  Dette håndteres i virksomhetens lønnssystem.
Dokumentasjonen (bilag/bokføringsgrunnlag) for bokføring av mottatt tips er dagsoppgjøret som nevnt under punkt 5 ovenfor.

 

6.1 Forutsetninger for eksemplene

Eksemplene nedenfor har som forutsetning at salgsvederlaget er kr. 2.914,- ekskl. mva. og at kunden betaler totalt kr. 4.000,- inkl. mva. og tips. I eksemplene er det benyttet 10,2 % feriepenger, 14,1 % arbeidsgiveravgift og 40 % skattetrekk. Det er ikke tatt hensyn til eventuell pensjon. Standard kontoplan og standard mva.-koder (SAF-T) er benyttet11.  Disse faktorene må nødvendigvis tilpasses den faktiske situasjonen i hvert enkelt tilfelle.

 

6.2 Tips anses som avgiftspliktig omsetning

Tips bokføres i slike tilfeller på samme måte som det ordinære kontantsalget. Hvis det skal beregnes merverdiavgift med høy sats, bokføres mottatt tips normalt på konto 30XX Salgsinntekt, avgiftspliktig, høy sats med mva-kode 3 Utgående merverdiavgift, 25 %. Det kan være hensiktsmessig å skille ut tipsinntektene på en egen salgskonto, prosjektkode eller avdelingskode, eventuelt også per ansatt, med tanke på senere utbetaling. I årsregnskapet presenteres slik tips som Salgsinntekt12

Utbetalingen av tips til de ansatte, eventuelt etter fradrag for merverdiavgift, feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift mv., bokføres som en lønnskostnad (kontantytelse – tips), normalt på konto 50XX Lønn til ansatte

Eksempel (beløpene er avrundet):

 

På denne måten får arbeidsgiver ingen merutgifter som følge av tips. 

 

6.3 Tips anses ikke som avgiftspliktig omsetning, men beholdes av virksomheten og betales ut til de ansatte netto

Mottatt tips tilfaller i slike tilfeller arbeidsgiver, som etter fradrag for feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift mv., utbetaler netto tips til de ansatte. Siden mottatt tips ikke anses som en del av den avgiftspliktige omsetningen, inntektsføres den særskilt. Tips bokføres vanligvis på konto 39XX Annen driftsinntekt med mva.-kode 7 Ingen mva.-behandling (inntekter) eller uten mva.-kode. Det kan også i slike tilfeller være hensiktsmessig å skille ut tipsinntektene på en egen salgskonto, prosjektkode eller avdelingskode, eventuelt også per ansatt, med tanke på senere utbetaling. I årsregnskapet presenteres slik tips som Annen driftsinntekt13.  

Utbetalingen av tips til de ansatte, eventuelt etter fradrag for utgifter til feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift mv., bokføres også i slike tilfeller som en lønnskostnad (kontantytelse – tips), normalt på konto 50XX Lønn til ansatte. 

Eksempel (beløpene er avrundet):

 

 

På denne måten får arbeidsgiver ingen merutgifter som følge av tips.

 

6.4 Tips betales ut uavkortet til ansatte

Tips som utbetales uavkortet til de ansatte, bokføres som en lønnskostnad (kontantytelse – tips), normalt på konto 50XX Lønn til ansatte. Mottatt tips bokføres som en kostnadsreduksjon for virksomheten, for eksempel på en 599X-konto. På denne måten blir virksomhetens netto lønnskostnader som følge av mottatt tips, den arbeidsgiveravgift og eventuelt pensjon som beregnes. Selve tipsbeløpet fremgår ikke av årsregnskapet.

Eksempel (beløpene er avrundet):

 

I dette tilfellet får arbeidsgiver en merkostnad på kr. 50,- til arbeidsgiveravgift på grunn av tips mottatt av den ansatte. Det er ikke beregnet feriepenger, siden tips i dette tilfellet ikke er en del av arbeidsvederlag fra arbeidsgiver (se tabellen i punkt 4 ovenfor).

 

7. Anbefaling

De valg som gjøres med hensyn til adgang til å motta tips, samt råderett over og fordeling av eventuell tips, vil kunne ha betydning for avlønningssystemet i virksomheten og hvilke krav de ansatte stiller til øvrig lønn. 

Det å ikke anse tips som virksomhetsinntekter, altså å la de ansatte beholde all tips (etter forskuddstrekk), vil påføre virksomheten ekstrakostnader til arbeidsgiveravgift, pensjon mv. Disse faktorene må virksomheten ta meg seg i sin vurdering. I tillegg er det verdt å være oppmerksom på at eventuell behandling av tips som virksomhetsinntekter (omsetning eller annen driftsinntekt) kan påvirke nøkkeltall mv. i virksomheten, herunder omsetningsbaserte avtaler/ordninger.

Hvis de ansatte får adgang til å ta imot tips, gjelder reglene om registrering, dokumentasjon, opplysningsplikt og forskuddstrekk uavhengig av hvordan virksomheten for øvrig velger å behandle tips. Den eneste måten å unngå disse administrative byrdene, er å forby tips i virksomheten (forutsatt at arbeidsavtalen eller andre privatrettslige forhold ikke er til hinder for det).

Den enkelte virksomhet bør gjøre en vurdering av hvilken ordning som er best for virksomheten og dens ansatte. Det anbefales at virksomheten drøfter spørsmålet med tillitsvalgte/ansatterepresentanter, før endelig beslutning fattes.
 

Fotnoter

  1. I virksomheter der tipsen vil utgjøre en ikke ubetydelig del av omsetningen og virksomheten har kostnader som er omsetningsbaserte, kan det være fordelaktig å holde tipsen utenfor virksomhetens omsetning. Som det fremgår av skjemaet bør det imidlertid vurderes om denne fordelen er større enn de ulemper som følger med denne løsningen hva gjelder utgiftsdekning. Kanskje bør i stedet eventuelle omsetningsbaserte avtaler reforhandles under henvisning til endringer i lovverket.
  2. Etter ferieloven § 10 er det arbeidsvederlag fra arbeidsgiver som er utbetalt i opptjeningsåret som er grunnlag for beregning av feriepenger. Dette kan tale for at der tipsen tas inn i virksomhetens omsetning, så skal tipsen inngå i feriepengegrunnlaget, men at der arbeidsgiver ikke har kontroll over mottatt tips og heller ikke inntektsfører tips som egen omsetning, kan ordlyden i loven gi holdepunkter for at tipsen ikke skal inngå i feriepengegrunnlaget. Forholdet mellom tips og feriepenger er ikke klarlagt i ordlyd eller forarbeider, og det antas at spørsmålet vil kunne få sin avklaring gjennom rettspraksis.
  3. Folketrygdloven § 8-29
  4. Finansdepartementet har lagt til grunn at tips skal inngå i pensjonsgrunnlaget så fremt ikke unntaket knyttet til «andre midlertidige og varierende tillegg» kommer til anvendelse. Etter Høyesterettsdommen inntatt i HR-2016-1446-A «(Nattilleggssaken») og i lagmannsrettens dom inntatt i LB-2011-86979 («Follo Boligbyggelag») må det legges til grunn at lovens uttrykk «varierende» tillegg – som altså må avgrenses mot faste tillegg – ikke sikter mot variasjon i størrelsen på beløpene som kommer til utbetaling. Det avgjørende må være om tilleggene inngår som en fast del av lønnsordningen, og om opptjeningen er regelmessig. Med andre ord er det underordnet om beløpet vil variere fra måned/år til år avhengig av innsats dersom det kan forventes en utbetaling av en viss størrelse og at vederlaget/tillegget ikke bare er en mer ekstraordinær ordning som gjelder for en kortere tidsperiode.
  5. Se uttalelser fra Finansministeren her
  6. Bokføringsforskriften § 5-3-2 tredje ledd og § 5-3-14.
  7. Eventuelt pengebelte eller lignende dersom beordring av utskrift av salgskvittering ikke skjer fra et fast kassapunkt og kontantsalget blir registrert i kassasystemet på den enkelte operatør, jf. bokføringsforskriften § 5-3-2 annet ledd og § 5-3-4 annet ledd.
  8. Bokføringsforskriften § 5-3-13, jf. kassasystemforskriften § 2-7.
  9. Bokføringsforskriften § 5-3-14 første ledd, jf. kassasystemforskriften § 2-8-2 første ledd bokstav i, jf. § 2-8-3 første ledd.
  10. Bokføringsforskriften § 5-6 og skatteforvaltningsloven § 7-2.
  11. Jf. bokføringsforskriften § 7-8.
  12. Regnskapsloven § 6-1 første ledd nr. 1.
  13. Regnskapsloven § 6-1 første ledd nr. 2.