Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Ved å bruke dette nettstedet godtar du vår bruk av informasjonskapsler. Vennligst les vår PERSONVERNERKLÆRING for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan slette eller blokkere dem.
Blogg:

En praktisk tilnærming til gevinstrealisering

15. september 2020

Eline Bruntveit, Associate, rådgivning |
Steinar Vikingstad , Director, rådgivning |

For å lykkes med gevinstrealisering, er det viktig å planlegge gevinstene i forkant av prosjektet og arbeide aktivt underveis og i etterkant. Her er fire praktiske anbefalinger.

BDO har bistått en rekke kunder med å implementere metodikk for gevinstrealisering, og vi opplever variert grad av modenhet. Basert på vår erfaring, er særlig fire forhold avgjørende for å sikre en vellykket gevinstrealiseringsprosess. Forholdene er tett knyttet opp til Direktoratet for Økonomi (DFØs) metode for gevinstrealisering: 1) identifisere gevinster, 2) planlegge for gevinstuttak, 3) gjennomføre gevinstrealisering og 4) dokumentere gevinstene.

Utfordringene vi ser blant våre kunder er at DFØs metode sjelden blir fulgt som en sekvensiell prosess hvor stegene er avhengig av hverandre. Videre opplyser kunder at det kan være utfordrende å bruke metodikken i praksis. Våre anbefalinger er i hovedsak knyttet til større endringstiltak og omorganiseringer, men med enkel tilpasning kan de også være gjeldende for mindre tiltak.  

 

Sett av nødvendige ressurser og sikre forankring

Å gjennomføre en gevinstrealiseringsprosess er både tid- og ressurskrevende. Virksomheten bør derfor ha dedikerte ressurser som arbeider med og sørger for at gjennomføring av de planlagte tiltakene. Denne personen bør normalt være en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere en bestemt gevinst.

Den ansvarlige bør være involvert i arbeidet med gevinstrealisering fra et tidlig stadium, det vil si fra planleggingen av prosjektet. Dette bidrar til å sikre at prosjektets gevinster får tilstrekkelig oppmerksomhet gjennom prosjektperioden (planlegging, gjennomføring og avslutning), og ikke dukker opp ved prosjektavslutning som en overraskelse for linjeorganisasjonen. Ved å synliggjøre viktigheten av gevinstrealisering og å oppnevne en gevinstansvarlig tidlig, viser virksomheten at dette arbeidet har fokus og er viktig hos toppledelsen. 

Ansvaret for å etablere eierskap til gevinstene ligger hos ledelsen. Ved at ledelsen har ansvaret, synliggjør de viktigheten av gevinstrealisering og bidrar til å sikre god forankring i hele virksomheten. Videre er det viktig at de gevinstansvarlige har insentiver til å arbeide med gevinstrealisering, og at dette blir fulgt opp i relevante forum. 

 

Utarbeid et «business case» 

Både egne erfaringer og studier viser at virksomheter i varierende grad tydeliggjør formålene med tiltaket. Uten et tydelig formål er det krevende å både identifisere gevinster og planlegge gevinstuttaket. 
Ved å utarbeide business case i forkant, får man tydeliggjort formålet med tiltaket, lettere planlagt gevinstuttaket og utarbeidet gevinstrealiseringsplan. Formålet med et business case er å vurdere om prosjektet er ønskelig å gjennomføre, med andre ord: vil nytten være større enn kostnaden?

Følgende spørsmål bør besvares:

  1. Hva er dagens situasjon?
  2. Hva er målet med prosjektet?

Utarbeidelse av et business case i planleggingsfasen vil gjøre det lettere å få gjennomslag og forståelse for tiltaket man ønsker å gjennomføre.

For å beskrive dagens situasjon er det hensiktsmessig å utarbeide en nullpunktsmåling (baseline). Utarbeidelse av nullpunkt kan være krevende da det er mange usikkerhetsmomenter som spiller inn, men det er nødvendig for å muliggjøre fremtidig måling av gevinster. Eksempelvis vil en ny arbeidsprosess kunne frigjøre tid til andre prioriterte oppgaver. Et nullpunkt for et slikt tiltak vil være tiden som medgår til denne prosessen. Ofte ser vi at arbeidsprosesser og oppgaver er gjensidig avhengige og delvis integrert med hverandre. Det kan være utfordrende å synliggjøre tidsbruk på enkeltoppgaver og/eller arbeidsprosesser fordi offentlig sektor sjelden fører oversikt over dette. 

Utarbeidelsen av nullpunktsmålinger er også tett knyttet til spørsmål 2, samt utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan. For å vite på hvilke nullpunktsmålinger som må gjøres, er det også nødvendig å ha synliggjort hva som er målet med prosjektet og dermed hvilke gevinster som planlegges å ta ut. 

 

Lag en realistisk gevinstrealiseringsplan

Uten realistiske planer, vil det være vanskelig å gjennomføre gevinstrealiseringsprosessen på en strukturert måte. Dersom gevinstrealiseringsplanen lover mer enn den klarer å innfri, vil prosessen oppleves som negativ for både involverte i prosjektet og ansatte. En realistisk gevinstrealiseringsplan er avhengig av at det gjøres et grundig arbeid med å identifisere gevinstene og planlegge gevinstuttaket. 

Videre fører større endringer, omorganiseringer og effektiviseringer av både arbeidsoppgaver og prosesser ofte til endringer i personellbehov. Det er derfor nødvendig at virksomheten har en tydelig plan på hvordan personellsituasjonen skal håndteres. Denne planen bør inneholde håndtering av overtallighet, endring i kompetansebehov og hvordan ny nødvendig kompetanse skal innhentes. En mulighet er å tilby ansatte kompetansevridende kurs. Et slikt kurs vil være en kortsiktig utgift, men det kan føre til langsiktig gevinst både for den ansatte og for organisasjonen. Virksomheten unngår å si opp ansatte og den ansatte kan føle personlig utvikling gjennom å tilegne seg ny kunnskap.

Avslutningsvis er det viktig at virksomheten har tenkt gjennom hvordan og i hvilken grad de ansatte skal inkluderes og om de har noen påvirkningskraft på sin nye arbeidshverdag. 

 

Styr gevinstene 

For at man skal kunne hente ut en effekt av arbeidet med gevinstrealisering er det avgjørende at gevinstene som frigjøres styres mot annen virksomhet. I offentlig sektor har man mulighet til å styre gevinstene på følgende måte: 

  1. De frigjorte ressursene kan komme som et nedtrekk i budsjett påfølgende år, eller 
  2. Gevinstene kan styres til annen prioritert virksomhet. 

Gevinstrealisering handler om at man gjør det samme eller mer med lavere ressursbruk, eller mer for samme ressursbruk som tidligere. Dersom tiltaket er igangsatt for å redusere kostnader, omhandler tiltaket å gjøre det samme eller mer med lavere ressursbruk.

Dette vil da kunne komme som nedtrekk i budsjett påfølgende år. Dersom tiltaket omhandler å gjøre mer for samme ressursbruk som tidligere, vil dette mest sannsynlig ikke kunne trekkes ned i budsjettet for kommende år. Et eksempel på dette kan være fortetning av kontorlokaler. Dersom man klarer å plassere eksempelvis ti nyansatte i samme kontorlandskap vil kvadratmeterprisen per ansatt gå ned, og dette vil anses som en unngått merkostnad. 

Ved å planlegge gevinststyringen allerede tidlig i prosessen, vil det være lettere å vise til effektene av gevinstrealisering. I dokumentasjonsfasen er det nødvendig å synliggjøre hvilke gevinster som er hentet ut, og hvordan disse styres.

 

Få tilsendt veileder

Vi i BDO har utarbeidet en veileder for gevinstrealisering som gir en enkel innføring i rammer og metode knyttet til effektiviserings- og forbedringsarbeid. Veilederen gir en overordnet innføring av hvordan gevinstarbeidet kan organiseres og det er fokus på en praktisk tilnærming. Kontakt Espen Goksøyr her dersom du ønsker å få oversendt veilederen.