Nedenfor har vi samlet noen sjekkpunkter for deg som utleier for å oppnå gunstig mva-behandling og for å unngå feil.
Mva-reglene ved utleie av næringseiendom
Hovedregelen er at utleie av fast eiendom er unntatt merverdiavgift. Det betyr at du som utleier verken skal beregne mva på husleien eller har rett på fradrag for inngående merverdiavgift på kostnader knyttet til utleien.
Men, dersom lokalene leies ut til en virksomhet med avgiftspliktig aktivitet, kan du søke om frivillig registrering i Merverdiavgiftsregisteret. Da behandles utleien som avgiftspliktig, og du både skal beregne mva på husleien og får fradrag for inngående merverdiavgift på relevante kostnader – både ved oppføring, drift og vedlikehold av lokalene. Dette er den praktiske hovedregelen, og det vi skriver om nedenfor.
Fradragsrett krever at bruken er avklart
For å få fradragsrett ved frivillig registrering må utleier kunne dokumentere hvem som skal bruke lokalene, og at bruken faktisk er avgiftspliktig. Dette gjelder både når utleien er i gang og mens lokalene er under oppføring eller rehabilitering.
For å komme i fradragsposisjon i byggefasen må det foreligge en signert, bindende leieavtale med en avgiftspliktig leietaker. Det holder ikke med opsjon på leie som ikke er avklart eller en kontrakt der en av partene kan fristilles fra leieavtalen. Hvis bruken ikke er tydelig nok, risikerer utleier å falle ut av fradragsposisjon.
To sjekkpunkter å ta med seg:
- Unngå unødvendige opsjoner eller betingelser i leiekontrakten som gjør bruken usikker før innflytting; Skatteetaten krever «identifisert og avklart bruk» for utleiers fradragsrett.
- Dokumenter leietakers avgiftsplikt allerede i bygge- og rehabiliteringsfasen, slik at du står i trygg fradragsposisjon så tidlig som mulig.
Myldreareal eller fellesareal? Feil klassifisering gir feil fradragsrett
Myldreareal brukes av samme leietaker i både avgiftspliktig og unntatt virksomhet. For eksempel: kontorer hvor ansatte jobber både med avgiftspliktige leveranser og leveranser som ikke er avgiftspliktige, møterom, resepsjon osv. Utleie av myldreareal er avgiftspliktig, og utleier har full fradragsrett.
Fellesareal er areal som flere leietakere bruker, og som ikke er særskilt utleid. For eksempel: inngangsparti, heis og korridorer.
Her må fradragsretten fordeles etter bruk og bare den andelen som er knyttet til avgiftspliktige leietakere gir fradragsrett. Ofte beregnes fradraget basert på forholdet mellom areal som er leid ut til avgiftspliktig aktivitet og areal som er leid ut til avgiftsunntatt bruk. Tomme lokaler regnes som avgiftsunntatt bruk og må tas med i beregningen.
En arealbasert nøkkel gir ikke alltid riktig bilde. Dersom bygget har næringslokaler på bygulvet og leiligheter over, kan faktisk bruk gi høyere fradrag enn en ren arealfordeling.
Kort oppsummert må utleier:
- Skille tydelig mellom myldreareal og fellesareal
- Ta tomme lokaler med som unntatte arealer ved beregning av arealbasert fradrag på fellesarealer
- Vurdere om faktisk bruk gir riktigere og gunstigere fradragsrett for fellesarealene
Leietakertilpasninger – her er det fort gjort å trå feil
Mange leietakere ønsker tilpasninger i lokalene, enten før de flytter inn eller underveis i leieperioden. Da er det viktig å ha klare avtaler om: hvem som eier tilpasningen, hvem som skal betale, hvordan kostnadene skal faktureres og hva som skjer ved endt leieforhold – og være klar over hva som er mva-konsekvensene av det som avtales.
Er ikke dette avklart – og håndtert korrekt i faktureringen – kan kostnadene i verste fall ses på som utlegg for en av partene. Da faller fradragsretten bort både for utleier og leietaker.
Et godt råd er å ta mva vurderingene tidlig i prosjektfasen – det er langt enklere å sikre fradragsrett før arbeid startes enn å rydde opp etterpå.
Tomme lokaler – to ting du bør passe på
1. Justeringsreglene
Mva fradrag på større arbeider justeres over 10 år. Hvis lokalene blir stående tomme, vurderes bruken som en videreføring av bruken ved ferdigstillelse. Har lokalene først vært brukt til avgiftspliktig utleie, skal det ikke foretas negativ justering selv om de senere står tomme. Flere har trolig betalt tilbake mer avgift enn nødvendig her.
2. Løpende driftskostnader
For tomme lokaler er det ikke fradragsrett for driftskostnader og vedlikehold. Kommer en avgiftspliktig leietaker inn innen tre år, kan fradraget likevel hentes opp i etterkant, gjennom reglene om tilbakegående oppgjør.
To gode rutiner:
- Ha oversikt over hvilken bruk lokalene hadde ved ferdigstillelse – dette er avgjørende for riktig behandling av eventuell justering av mva-fradraget.
- Utleier står uten fradragsrett på drifts- og vedlikeholdskostnader i perioder lokaler står tomme. Ha gode rutiner for å hente opp fradraget dersom lokalene tas i bruk i avgiftspliktig aktivitet innen tre år.
Leietakererklæringen
De fleste utleiere kjenner kravet om årlige leietakererklæringer. Færre er klar over at Skatteetaten også krever dette før leietaker faktisk har flyttet inn – altså i bygge- og rehabiliteringsfasen.
Det finnes ingen standardmal, og vi ser at enkelte erklæringer ikke aksepteres, med risiko for at Skatteetaten nekter mva-fradrag. Et punkt Skatteetaten har vært opptatt av er at erklæringen må dokumentere leietakers fradragsposisjon, ikke bare at virksomheten er mva registrert og bruker lokalene i avgiftspliktig aktivitet. For eksempel er «bagatellmessig bruk» i avgiftspliktig aktivitet ikke tilstrekkelig til fradragsrett for utleier.
En gjennomgang av leietakererklæringene kan derfor være vel anvendt tid.
Del artikkelen eller meld deg på nyhetsbrevet
Meld på