Nye betalingsmåter, gamle bokføringsregler

Kundene gjør ikke alltid opp med sedler, mynter, betalingskort eller fakturabetaling. Nye og moderne betalingsformer har vokst frem. Selgers inntekter må likevel som hovedregel dokumenteres med bruk av kassasystem eller fakturaer.

1. Kontantsalg

1.1 Hva er kontantsalg?

Kontantsalg er salg hvor kunden betaler samtidig som varen eller tjenesten leveres. Dette gjelder i utgangspunktet også tilfeller hvor kunden samtidig får en betalingsforpliktelse overfor en annen part, for eksempel et kredittkort- eller mobiltelefonselskap. Et kontantsalg kan gjøres opp på mange måter, herunder med:

​Sedler og mynter	Gavekort
​Bank- og kredittkort	​Lojalitets- og bonuspoeng
​Faktureringskort	​​Vipps, Stripe og Paypal
Sjekker og remisser	​Kryptovaluta
Pantelapper	Kundekort som er fylt opp på forhånd
Tilgode- og byttelapper	Mobilbetaling (via telefonregningen)

Et viktig unntak fra dette, er at salg over internett eller ved oppkrav ikke anses som kontantsalg. Internettsalg og salg ved oppkrav må alltid dokumenteres med utgående fakturaer som bokføres i kundereskontroen, se punkt 2 nedenfor. For mer informasjon om internettsalg, se blogginnlegget Netthandel – har du kontroll på regnskapet?

1.2 Krav om kassasystem

Kontantsalg skal som hovedregel registreres fortløpende i et kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller kravene i kassasystemreglene. Dette gjelder uavhengig av hvordan kunden betaler for seg, jf. ovenfor. På Skattedirektoratets nettside finnes en liste over kassasystemer med slik produkterklæring. I tillegg til selve kassaprogramvaren, må et kassasystem som hovedregel også ha en integrert kassaskuff for oppbevaring av kontanter og en kvitteringsskriver for utskrift av salgskvitteringer til kundene mv. I tillegg ønsker de fleste å ha en kortleser, men denne må ikke være integrert med kassasystemet.

Det finnes enkelte unntak fra kravene til kassasystem mv., se bokføringsforskriften delkapittel 5-4.

1.3 Dagsoppgjør - avstemming og dokumentasjon

Kontantsalg skal avstemmes og dokumenteres for hver enkelt dag. Gjennomføring av et slikt dagsoppgjør, innebærer følgende:

1. Utarbeidelse av en såkalt «Z-rapport» fra kassasystemet (oppsummering av dagens salg).

2. Utarbeidelse av en rapport fra betalingsterminalen over dagens innbetalinger.

3. Opptelling av kontantene i kassaskuffen.

4. Innhenting av eventuell dokumentasjon på andre betalinger fra kundene enn kort- og kontantbetalinger, for eksempel ved betaling med Vipps eller Paypal.

5. Avstemming av salg ifølge Z-rapporten (nr. 1) mot dokumentasjon av betalinger fra kundene etter nr. 2 til 4.

1.4 Bokføring av kontantsalg i kundereskontroen

En kundereskontro eller kundespesifikasjon, er en oversikt over alle transaksjoner med den enkelte kunden. Det er som hovedregel ikke krav om at kontantsalg skal bokføres i kundereskontroen. Det er imidlertid enkelte unntak fra dette utgangspunktet, som innebærer at følgende kontantsalg likevel må reskontroføres:

• Vederlaget utgjør mer enn kr. 40.000 inklusive merverdiavgift og det betales med kontanter.
• Varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse hos kunden, og vederlaget er over kr. 1.000 inklusive merverdiavgift.
• Salget gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport hos kunden (uten beløpsgrense).

I slike tilfeller skal kundens navn og adresse eller organisasjonsnummer alltid angis i kundens salgskvittering og selgers Z-rapport, eller i vedlegg til disse. På denne måten dokumenteres reskontroføringen av salget.

2. Andre salg enn kontantsalg

2.1 Fakturering og reskontroføring

Det er ikke kun tradisjonelle kredittsalg som skal faktureres og bokføres i kundereskontroen. Bokføringsreglene er utformet slik at alle andre salg enn kontantsalg i utgangspunktet skal faktureres og reskontroføres:

• Salg med forskuddsbetaling (kunden betaler før levering av varen eller tjenesten).
• Kredittsalg (kunden betaler etter levering av varen eller tjenesten).
• Salg over internett eller ved oppkrav, selv om kunden betaler ved levering av varen eller tjenesten (se punkt 1.1 ovenfor).

Hvordan bestilling og betaling skjer, er uten betydning. Kunden kan betale kravet fra selger for eksempel ved bruk av Vipps, Stripe eller Paypal, uten at dette påvirker klassifiseringen av salget eller kravene om fakturering og reskontroføring. Vipps, Stripe, Paypal mv. er kun betalingsløsninger og erstatter ikke krav til å dokumentere salget gjennom ordinær fakturering.

2.2 Outsourcing av fakturering og innkreving

Det blir stadig vanligere at fakturering og innkreving settes bort til en ekstern part, gjerne som et ledd i en factoringavtale. Kravene til fakturering og bokføring av salget gjelder likevel på samme måte som ellers for selger. Det er kun arbeidet med å produsere fakturaene som er satt bort. Den eksterne parten må sørge for at alle krav til innhold i og utstedelse av salgsdokumenter ivaretas, herunder krav til tett nummerserie.

Den eksterne parten kan imidlertid også bokføre kundereskontroen for selger. Selger kan da begrense seg til å bokføre periodiske totaler på regnskapskontoene for salg og kundefordringer. Kundefordringene i regnskapet må i slike tilfeller avstemmes mot kundereskontroen som føres av den eksterne parten. Den eksterne parten må som hovedregel ha godkjenning som autorisert regnskapsfører eller regnskapsførerselskap for å kunne påta seg å bokføre kundespesifikasjonen for selger. Foretak som har konsesjon til å drive factoringvirksomhet eller inkassovirksomhet trenger imidlertid ikke autorisasjon som regnskapsførerselskap i tillegg.

Den eksterne parten kan eventuelt også stå for oppbevaring av utgående fakturaer, kreditnotaer, betalingsdokumentasjon, dokumentasjon av tap på fordringer mv. på vegne av selger.

3. Får du grå hår av dette?

Reglene om dokumentasjon og bokføring av salg er omfattende og detaljerte. Det er fort gjort å gjøre en feilvurdering eller overse et formelt krav. Ta gjerne kontakt med oss i BDO hvis du vil forsikre deg om at salgene dine behandles rett i regnskapet.