Å outsource lønn er et viktig tema for mange bedrifter. Det kan føre til besparelser, frigjøring av tid, og tilgang til ekspertise, men det er også viktig å vurdere ulempene. Beslutningen om å outsource bør baseres på en grundig vurdering av bedriftens behov og situasjon.
Vi hjelper deg å gjennomgå kriterier for når outsourcing av lønn er fordelaktig og i hvilke situasjoner det ikke er lurt.
Tre hovedgrunner til å outsource lønn
Ved å outsource lønn får du en samarbeidspartner som tar hånd om alt vedrørende lønnsutbetalinger. Denne samarbeidspartneren kan også bidra med rådgivning på HR eller spørsmål om avstemming eller regnskap. Lønn er en kritisk funksjon som kan skape stor misnøye dersom de ansatte ikke får korrekt utbetaling, eller dersom det tar lang tid før de får svar på spørsmål de måtte ha.
- Redusert sårbarhet: Hva skjer hvis din interne lønnsansvarlige plutselig blir syk? Lønnsutbetalingene kan ikke settes på pause. Med en god outsourcingpartner får du et helt team av lønnseksperter som sørger for at lønnsfunksjonen alltid er i trygge hender og blir håndtert i ferie, fravær og ved uplanlagte situasjoner. Dette skaper en trygghet for de ansatte, og for støttefunksjonene i HR og økonomi.
- Ekspertise på lønn – uten å ansette fulltidsansatte: Kanskje har du ikke nok lønnsarbeid til å dekke et helt årsverk. Med en outsourcingpartner sikrer du at du kun betaler for det du trenger, og du kan få en dynamisk prisstruktur som tilpasser seg etter behovet ditt. Dette gir bedriften din større fleksibilitet og bedre skalerbarhet, og i tillegg er du alltid oppdatert på lønnssystemet og bruker det på best mulig måte.
- Personlig oppfølging og bred kompetanse: Hos en god partner får du personlig oppfølging fra en dedikert lønnskonsulent. Balansen mellom personlig kontakt og bred team-kompetanse sikrer at du får den beste støtten. Det er viktig å føle at man har god dialog med konsulenten som håndterer lønn, og at denne bruker de kommunikasjonskanalene du som kunde foretrekker.
I disse tilfellene trenger dere ikke å outsource lønn
Outsourcing av lønn kan være en fantastisk løsning for mange bedrifter, men det er ikke alltid nødvendig.
Her er tre tilfeller hvor dere kanskje ikke trenger å outsource lønn:
- Når dere ikke er klare for digital omstilling: Outsourcing av lønn innebærer ofte bruk av ny teknologi og automatiserte prosesser. Dette gir mulighet for å effektivisere prosesser og jobbe smartere, men det krever en omstilling. Hvis dere ikke er klare for denne omstillingen, kan det være bedre å vente til dere er mer modne for digitalisering.
- Når fleksibilitet er viktigere enn etablerte rutiner: Har dere nok ansatte til å håndtere lønnsarbeidet, og klarer å håndtere mulig sykefravær eller mangel på kompetanse? Da kan dere fortsette som før. Hvis dere også har behov for korte, spontane frister og synes det er vanskelig å ha lønnsinput klart i tide, vil det gjøre outsourcingen dyrere, ettersom dette vil gjøre at prosessen bruker mer tid.
- Når dere har full kontroll på prosesser og rutiner: Hvis dere har effektive interne prosesser, samt rutiner som er dokumentert, er det et godt utgangspunkt for en velfungerende internfunksjon. Har dere dessuten et skybasert og effektivt lønnssystem, samt har interne ressurser som har kapasitet å følge opp integrasjoner og oppdateringer jevnlig, kan det være en grunn til å ikke outsource.
Systemkartlegging kan gi svar
Outsourcing av lønn kan være en god løsning for mange bedrifter. Små bedrifter kan ha en fordel av å outsource lønn, mens større og mer komplekse bedrifter kan oppnå økte stordriftsfordeler av det.
Er du fortsatt usikker på om det er riktig valg for deg, så kan du gjøre en systemkartlegging eller en lønnskartlegging. Dette hjelper deg å se hva du trenger av en lønnsfunksjon og et lønnssystem, samt hvordan dagens løsning dekker dette behovet.
Dersom du finner ut at dagens løsning ikke dekker dette behovet, kan vi også bidra med å se hvilke lønnssystemer og løsninger som gjør det.