Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Ved å bruke dette nettstedet godtar du vår bruk av informasjonskapsler. Vennligst les vår PERSONVERNERKLÆRING for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan slette eller blokkere dem.
Blogg:

Til styreleder og daglig leder: Dette må du ha kontroll på nå

26. mars 2020

Hanne Fritzsønn , Partner, BDO Advokater |

 

Som styreleder og daglig leder er det din jobb å holde oversikten i en utfordrende tid. For små og mellomstore bedrifter (SMB) kan dette være særlig krevende. Her får du oversikten over hva du må tenke på. 

Koronaviruset skaper en ny virkelighet for næringslivet, både med tanke på rammevilkår og når det kommer til hvordan ulike virksomheter påvirkes direkte av situasjonen. Som styreleder og daglig leder er det din jobb å holde oversikten og handle smart – både for å redde virksomheten her og nå, og for å sikre forsvarlig drift i fremtiden.

For små og mellomstore bedrifter kan dette være særlig krevende fordi mye av kompetansen som kreves for å gjøre de riktige vurderingene og gjennomføre de riktige tiltakene ikke finnes internt. Nedenfor får du en oversikt over de viktigste tingene du som styreleder eller daglig leder må forholde deg til – både akkurat nå, og litt lenger nedi veien. 

For oversiktens skyld kan vi dele opp dette i tre faser. Den første fasen som mange er inne i nå, handler om å skaffe seg oversikt over situasjonen og risikobildet for sin virksomhet. I neste fase må selskapet tilpasse seg den nye situasjonen og gjennomføre nødvendige tiltak. Når viruset er under kontroll, og samfunnet er tilbake i mer normale former, kan det bli spørsmål og tvister knyttet til håndteringen av den krisen vi nå er inne i. Fasene kan arte seg ulikt for ulike virksomheter og kan også være overlappende.  

  

 

 

I fase 1 er det viktig å få oversikt og å kartlegge risikobildet og muligheter for virksomheten. Her er det særlig 7 punkter vi vil trekke frem. 

 

Vær bevisst styrets ansvar  

Styrets handleplikt skjerpes i krevende økonomiske tider. Styret skal holde seg orientert om den økonomiske situasjonen og har ansvar for at virksomheten er forsvarlig organisert, at kontrollrutinene er klare og at de ansatte har nødvendig kompetanse til å ivareta sine ansvarsområder. Selv om selskapet har revisor er det styret som har ansvaret for at selskapet har en tilstrekkelig god internkontroll.  

I denne artikkelen kan du lese mer om hva styrets ansvar er under korona-krisen.

 

Kartlegg verdikjeden  

Hvilke forpliktelser/leveranser har selskapet fremover? Vurder i hvilken grad disse kan oppfylles som forutsatt. Vil selskapet få nødvendige forsyninger/leveranser selv? Vil man få betalt for sine tjenester/produkter? Har det oppstått noen nye hindringer eller muligheter som følge av koronaviruset?

I denne artikkelen kan du lese om hvordan koronaviruset rammer norsk import og eksport.

 

Vurder om virksomheten kan unngå likviditetsutfordringer og brudd med lånevilkår 

Noen gode råd for utfordringene mange nå møter rundt likviditet og lånevilkår finner du i denne artikkelen.

 

Undersøk om avtaler rammes av force majeure  

Enten ved at egen virksomhet påberoper seg dette eller at en avtalepart gjør det. Du finner mye relevant informasjon om nettopp dette i artikkelen 10 spørsmål og svar force majeure her.

 

Oppdater deg på regelverk og krisetiltak  

Treffer noen av disse tiltakene deg og din virksomhet? Vi har skrevet om korona-krisepakken som ble vedtatt av Stortinget her.

 

Sett deg inn i de nye permitteringsreglene  

Mange virksomheter ser seg nødt til å permittere ansatte for å redusere kostnadene. De nye reglene for arbeidsgivere og arbeidstakere som er vedtatt av Stortinget finner du her.

 

Vurder om du må gjøre endringer knyttet til valuta  

Er det nødvendig å se på hvordan transaksjoner i fremmed valuta bokføres eller er det nødvendig å tenke på valutasikring? Her finner du oppdatert informasjon om bruk av valutakurs når kronekursen stuper. 

  

 

 

Fase 2 handler om å gjennomføre tiltak og tilpasse dere ny situasjon. Her er det 5 relevante punkter som dere må gå gjennom. 

 

Tilpass virksomheten til den nye markedssituasjonen  

Oppstår nye forretningsmuligheter eller markeder? Forsvinner gamle?  

 

Finn løsninger som bidrar til å opprettholde daglig drift  

Krav til karantene/isolasjon og smitteverntiltak kan bety at dere må finne alternative løsninger for å gjennomføre daglig drift. Dette kan blant annet by på nye praktiske utfordringer knyttet til bokføring og regnskapsførsel. Her er et eksempel på tilpasninger fra næringslivet om utkjøring av varer og hvordan dokumentere.

  

Vurder om det foreligger hendelser, inkludert koronasituasjonen, som påvirker årsregnskapet for 2019  

Husk, årsregnskapet må utarbeides som vanlig, men Regjeringen har avklart at årsregnskap kan behandles i digitale styremøter. Dette letter styrets arbeidsprosesser i en krevende tid. 

Les om hvordan koronaviruset påvirker årsregnskapet for 2019 her og om at regjeringen har åpnet for digitale møter her. 

  

Sett deg inn i hvordan tiltakene fra Regjeringen skal gjennomføres i praksis

Se relevant informasjon fra skatteetaten om tiltakspakker her og om flypassasjeravgiften her.

  

Dokumenter, dokumenter, dokumenter 

For å unngå og/eller redusere et eventuelt styreansvar knyttet til for eksempel krav, er det helt nødvendig at styret, de enkelte styremedlemmer og daglig leder fortløpende følger opp og dokumenter vurderinger og tiltak som gjøres. Selv om ledelsen kontinuerlig følger og vurderer situasjonen, kan dere komme opp i en vanskelig situasjon dersom dette ikke er nedtegnet i protokoller fra styremøter etc. Vi kan ikke utelukke at det som ikke er dokumentert anses som ikke utført.  

 

 

 

Fase 3 handler om etterspill og opprydning. Når den akutte krisen er over vil du få en bedre oversikt over de økonomiske konsekvensene. Her vil vi trekke frem 2 punkter. 

 

Vurder om virksomheten har lidt tap hvor det foreligger grunnlag for å kreve dekning fra andre parter  

I de tilfellene hvor det foreligger styreansvarsforsikring kan det være gode muligheter for å få økonomisk dekning dersom man vinner frem med sine krav. 

 

Vurder virksomhetens egen eksponering og risiko for at andre vil rette krav mot din virksomhet og om dere har mulighet for å dekke eventuelle krav 

Dersom din virksomhet ikke har midler til å dekke eventuelle krav, øker risikoen for styret og den daglige ledelsen.  

  

Og til slutt... 

Som styreleder eller daglig leder i en SMB er din fremste oppgave å sikre egen virksomhet og egne ansatte, men vi står midt i en unntakstilstand både ansatte, ledere, myndigheter og virksomheter kjenner på kroppen.

Vårt felles mål er å komme ut igjen på andre siden, så helskinnet som mulig. Da må vi samtidig prøve å tenke litt større - hvordan kan vi nå jobbe med hverandre og tilpasse oss slik at det økosystemet som lokalt, regionalt og nasjonalt nærings- og samfunnsliv utgjør, overlever?

Vi oppfordrer derfor alle til å være så løsningsorienterte og langsiktige som man har mulighet til. Da er vi alle bedre rustet når støvet har lagt seg. 

 

Du finner vår samleside knyttet opp til korona her.