Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Ved å bruke dette nettstedet godtar du vår bruk av informasjonskapsler. Vennligst les vår PERSONVERNERKLÆRING for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan slette eller blokkere dem.
  • Kassasystemer
Blogg:

Under tre måneder til kassasystemet skal være compliant

22. oktober 2018

Leverandører til det norske markedet har siden 1. januar 2017 vært underlagt kassasystemloven og kassasystemforskriften. Bakgrunnen for lovverket, som vi beskriver ytterligere i eget blogginnlegg for bokføringspliktige, er å forhindre muligheten til å unnlate seg skatter og avgifter på inntekter fra kontantsalg. Et av kravene i denne lovgivningen innbefatter at for alle kassasystem som leveres til det norske markedet skal det leveres produkterklæring elektronisk, via Altinn. BDO anbefaler derfor alle med bokføringsplikt å ta en gjennomgang av systemporteføljen for å forsikre seg om at de systemene dette gjelder, har en gyldig produkterklæring. Dersom det er foreligger en risiko for at systemet ikke tilfredsstiller lovkravene bør leverandør av systemet, eventuelt også revisor, kontaktes. Bokføringspliktige må være klar over at både systembeskrivelse og produkterklæring skal følge med ved kjøp, lån eller leie av kassasystem.


Produkterklæringer


På Skatteetaten sine sider foreligger det en liste over kassasystemer med produkterklæring, I de tilfellene dette gjelder en utenlandsk produsent må alle importører av kassasystemet levere hver sin produkterklæring, gitt at det ikke foreligger en erklæring fra produsenten selv. Utenlandske leverandører må ha et norsk organisasjonsnummer for å levere produkterklæring. Leverandøren vil selv være ansvarlig for overtredelsesgebyr dersom det selges kassasystemer uten produkterklæring. Iht. kassasystemlova vil dette utgjøre 30 rettsgebyr (kr 33 900 for 2018).


Elektronisk journal og SAF-T


Innføringen av SAF-T, er besluttet innført fra 1. januar 2020. Ved innføringen av nye lovgivninger for kassasystem følger det at systemet også må kunne produsere filer i et standardisert format, SAF-T, besluttet av Skattedirektoratet. Alle kassasystemer skal kunne produsere en slik fil enten direkte fra elektronisk journal i kassasystemet eller et annet elektronisk medium. Filene skal kunne produseres i standardisert format (XML). All kontinuerlig bruk av kassasystemet skal derfor loggføres i elektronisk journal, som igjen skal sikres gjennom tilgangsstyring og digital signatur. 


For mange handelsbedrifter kan det være ukjent at Skatteetaten stiller bestemte krav til den tekniske utformingen av kassasystemet. Dette medfører at bokføringspliktige også vil være pliktige til å levere rapporter og utskrifter fra kassasystemet i et standardisert format. Det er viktig å merke seg at SAF-T ikke bare betyr at man må forberede seg på nye rutiner og regelverk. Det betyr også at bokføringspliktige, revisorer og tilsynsorgan vil få en unik mulighet og tilgang til et standardisert datagrunnlag, som igjen innebærer mer effektive måter å arbeide på.


Elektronisk journal må befinne seg i Norge


Ettersom stadig flere systemleverandører tilbyr skylagring av finansiell informasjon, utgjør dette stadig en konflikt med de regelverkene som gjelder lokasjon for oppbevaring. Det er gjennom bokføringsforskriften kjent at oppbevaringen av slik dokumentasjon skal befinne seg i Norge, eller i et annet EØS-land gjennom avtale.  Ved lovfestet krav om elektronisk journal fremkommer det at denne til enhver tid skal oppbevares i Norge, ettersom dette ansees som en del av kassasystemet. Dette kan medføre utfordringer, både for leverandør av systemet og den bokføringspliktige. Her må de ulike aktørene være klar over at ansvaret for oppbevaring av kassasystemet og elektronisk journal alltid vil falle på den bokføringspliktige.


Produsentansvar

Når det gjelder fordeling av ansvar mellom leverandør og den bokføringspliktige, vil i utgangspunktet leverandøren av systemet alltid være ansvarlig for at hele kassasystemet samsvarer med de nye reglene. Her er det viktig å merke seg at det er den parten som sist har gjort modifikasjoner som påvirker funksjonaliteten, som blir ansett som leverandør av systemet. Det må derfor spesifiseres i avtalen mellom leverandør og systembruker om hvilke komponenter som den bokføringspliktige skal ha ansvar for.


Det er viktig å påpeke at produkterklæring må leveres fra en annen juridisk enhet enn brukeren av systemet. Dette gjelder også for kjeder som har egne avdelinger som utvikler kjedeløsninger eller leverer videre til franchisetakere, ettersom egenutvikling av kassasystemet ikke er tillatt. På denne måten ivaretas produsentansvaret. Skatteetaten opplyser på sine sider om at det ikke er unntak for internasjonale kjeder. 


Bokføringspliktige må tilpasse eksisterende- eller anskaffe nytt kassasystem


BDO er kjent med flere aktører som driver franchisevirksomhet og benytter egenutviklede kassa- og ordresystemer. Per 1. januar 2019 vil bokføringspliktige enten måtte tilpasse de eksisterende systemene gjennom egne juridiske enheter, eller anskaffe et kassasystem som tilfredsstiller lovverket. Gjennom rådgivning og revisjonsbistand, har BDO gjort erfaringer der dette særlig kan være tilfelle for franchisetakere eller konserneide selskaper. Blant annet ser man at for større konsern og selskaper med geografisk spredning er det store variasjoner i hvilke kassasystemer som benyttes internt i kjeden. Dersom dette ikke kartlegges på en god måte, kan dette medføre store potensielle kostnader for morselskapet i etterkant.


Som bokføringspliktig har man bl.a. ansvar for følgende når det gjelder interne rutiner og bruk av kassasystemet:


•    Registrering av kontantsalg og annen løpende anvendelse ved bruk kassasystem med produkterklæring
•    Krav til oppbevaring av kontanter i integrert kassaskuff
•    Utskrift av salgskvittering og utleveringskvittering (ved kredittsalg stilles særegne krav til innhold, som opplysninger om betalingsmiddel, ID-nummer og hva slags varer/tjenester som er solgt) 
•    Dagsoppgjør, samt dokumentasjon av returer, korreksjoner og registrering av vekselkasse
•    Oppbevaring av kassasystemet inkl. systembeskrivelse og overføring av elektronisk journal


Kontakt oss gjerne om du har spørsmål rundt dette. For bransjeregler og unntak fra lovgivningen se blogginnlegg om nye krav til kassasystemer fra 1. januar 2017 eller skatteetatens egne sider.