Fra venstre; partner Sven Kilander, senior associate Hedda Berg og økonomisjef Henrik Mathias Førsund i Aktiv Eiendomsmegling. Foto: Tobias Willumstad
DN Media Group Content Studio
På hovedkontoret i Parkveien sitter økonomisjef Henrik Mathias Førsund. Da han flyttet inn for halvannet år siden, gikk han inn i en nyopprettet rolle. Han er fortsatt alene i økonomiavdelingen, men han kjeder seg ikke. Han bygger. Aktiv har over 50 franchisetakere og bortimot 100 kontorer rundt om i landet, og nesten alle bruker ulike regnskapsførere. Nå etablerer meglerhuset datterselskapet Aktiv Eiendomsmegling Regnskap, og Førsund søker en daglig leder som skal stake ut kursen for selskapet.
– Vi vil se en stor effekt av å samle regnskapstjenestene i et eget selskap. Det vil gi oss bedre styring, kontroll og store besparelser på sikt, sier Førsund.
Han hentet inn rådgivnings- og revisjonsselskapet BDO som vurderte ulike former for outsourcing opp mot en intern modell. De kom frem til at den beste løsningen var å etablere et eget, heleid selskap. Den økonomiske oppsiden i analysen er tydelig: Aktiv kan redusere dagens kostnader med 25 prosent. Med standardisering og automatisering av regnskapsprosesser og rapportering er innsparingspotensialet betydelig høyere.
– For noen år siden handlet slike prosjekter primært om å redusere kostnader. Nå ser vi at virksomhetene er minst like opptatt av kvaliteten på dataene og hvor raskt de får tilgang til styringsinformasjon. Det er ofte her de største gevinstene ligger, sier Hedda Aleksandra Berg, Senior Associate i BDO.
Hedda Berg i BDO er en del av rådgiverteamet som bistår Aktiv Eiendomsmegling i arbeidet med den nye regnskapsfunksjonen. Foto: Tobias Willumstad
Gevinstene handler ikke bare om lavere kostnader. Med regnskapet samlet i eget selskap får Aktiv bygget opp en spesialisert regnskapsfunksjon som jobber etter de samme prosessene og systemene på tvers av virksomheten. Dette gir bedre kontroll, høyere kvalitet og raskere tilgang til relevant styringsinformasjon. Samtidig kommer effektiviseringen og kompetansebyggingen selskapet til gode, fremfor eksterne leverandører.
– Vi kunne satt ut regnskapet til en ekstern aktør og anbefalt franchisetakerne å gå over dit, men vi ønsket å knytte kontorene tettere til oss. Nå har vi fått alle over på vår oppgjørstjeneste, som også holder til her på huset. Snart kan vi tilby hele riggen til franchisetakerne, inkludert en standardisert regnskapstjeneste til en lavere pris. Det vil også gjøre oss mer attraktive i bransjen, sier Førsund.
Aktiv er hundre prosent eid av Eika Gruppen, som igjen er eid av de selvstendige lokalbankene i Eika-alliansen. Der det finnes en Eika-bank, ligger det gjerne en Aktiv-kontor i nærheten. I dag forholder oppgjørsselskapet seg til disse kontorenes mange regnskapsbyråer, og mye tid går bort i avklaringer og kontroll. Det er også vanskelig å få en samlet oversikt over økonomien. Når Aktiv nå samler alle funksjonene, har de også bedre forutsetninger for å være gode rådgivere.
BDO-partner Sven Kilander har fulgt Aktiv gjennom vurderingene og arbeidet med den nye organiseringen av økonomifunksjonen. Foto: Tobias Willumstad
– Standardisering høres kanskje kjedelig ut, men det er ofte her mye av gevinsten ligger. Når prosessene er standardiserte og datakvaliteten er god, kan vi bruke AI og teknologi til å redusere manuelt arbeid og hente ut betydelige kostnadsbesparelser, sier Sven Kilander, partner og rådgiver i BDO.
Han legger til:
– Når alle jobber etter de samme prosessene, blir det enklere å sikre kvalitet, sammenligne resultater og bruke tallene aktivt i styringen av virksomheten.
Sven Kilander anbefaler å ikke starte med å spørre hva som er billigst, men hva som gir best styring og kontroll.
– Kostnader er viktige, men i mange tilfeller skaper bedre innsikt, raskere beslutninger og sterkere kontroll den største verdien over tid, sier han.
Eiendomsmeglerbransjen er lokalt forankret, samtidig som stadig flere oppgaver, systemer og tjenester kan samles sentralt. Foto: Tobias Willumstad
Aktiv starter med to pilot-kontorer i Vestfold, før resten av kontorene blir tatt inn i et stødig tempo. BDO bistår nå med å få den nye regnskapsfunksjonen på plass, og vil være involvert frem til selskapet er i full drift. Det tar sannsynligvis cirka et år. De skal ikke bytte ut hele økonomisystemet, men fortsetter med PowerOffice Go og tilpasser løsningene i pilotfasen.
Førsund har satt pris på støttespillere, og ser frem til å få en daglig leder på plass som han kan sparre videre med.
– Jeg kjente BDO godt fra før og var trygg på hvilken kompetanse de hadde. Vi har hatt jevnlige møter, og jeg har fått tett oppfølging og god hjelp med alt av dokumentasjon og analyser, sier han.
Sven Kilander poengterer at riktig kompetanse ikke er en garanti for at rådgivere vil lykkes i et oppdrag.
– Det er like viktig at kunden er til stede og engasjert, det er sjelden en god idé å levere fra seg et problem og be oss fikse det. Hvis kunden egentlig ikke har tid eller tallgrunnlaget ikke er bra, spiller det ingen rolle hvor gode rådgivere vi er. Den tette dialogen vi har hatt med Aktiv og en ledelse som har satt tydelig retning, har vært helt avgjørende. Det lover godt for prosessen videre, sier han.
En viktig del av arbeidet er å automatisere regnskapsprosessene og rapporteringen. BDO CFO Advisory kombinerer økonomifaglig og operativ kompetanse med AI og teknologi, og går konkret inn i arbeidsprosessene for å redusere manuelt arbeid og unødvendig ressursbruk.
Når færre ressurser bindes opp i behandling av transaksjoner, avstemminger og rapportering, kan økonomimedarbeiderne bruke mer tid på analyser og framoverskuende beslutningsstøtte. Det gir økonomifunksjonen en mer aktiv rolle i arbeidet med å forbedre lønnsomheten og skape vekst.
Les mer om CFO Advisory fra BDO her.
Ønsker du å få tilsendt lignende saker? Meld deg på nyhetsbrevet vårt og få nyheter og innsikt fra BDO 1-2 ganger i måneden.