Det finnes mer enn 2000 frivillige organisasjoner her i landet. Medlemsorganisasjoner organisert som foreninger er ikke lovregulert, men dette fritar ikke ledelsen og styret for ansvaret for å ivareta krav satt i lover, forskrifter og forretningsmessige normer. I påvente av ny foreningslov gir BDO her en oversikt over sentrale krav og forventninger til styret eller ledelsen i ideelle organisasjoner.
Selv om rettsforholdet til foreninger ikke er regulert i egen lov, er det imidlertid, over tid, utviklet såkalte foreningsrettslige prinsipper som benyttes for å fastslå om man fyller kravene til å være registrert som forening. De foreningsrettslige prinsippene består i stor grad av ulovfestede regler og prinsipper utarbeidet gjennom rettspraksis og oppstilt i teori. Et av de viktigste prinsippene i dette er god foreningsskikk, som også legger føringer for hvordan foreningen organiserer seg.
God foreningsskikk, åpenhet og transparens
Med god foreningsskikk menes den etikken eller skikk/praksis som den enkelte forening selv definerer som god foreningsskikk. Dette kan være retningslinjer som gjelder for alle medlemmer og tillitsvalgte og de som til enhver tid representerer foreningen. Skikken/praksisen bør hjelpe foreningen til å ta kloke valg, i tråd med dens formål, etiske standarder og i henhold til norsk lov.
God foreningsskikk må også si noe om hvordan åpenheten bør praktiseres i foreningen. Styret har et spesielt ansvar for at interessenter får innsyn i beslutningsprosesser og hvordan organisasjonens ressurser forvaltes. Styret er ansvarlig for at alt organisasjonen gjør, vedtar og sier er forenlig med formålet og vedtatte prioriteringer, og for at medlemsdemokratiet fungerer.
Det er styrets ansvar at organisasjonen har nødvendig tillit blant medlemmer og andre interessenter. Dette betyr at styret står ansvarlig for at organisasjonens medlemmer og andre interessenter kan komme i kontakt med organisasjonen, og de bør føle seg trygge på at organisasjonen driver forsvarlig og effektiv virksomhet i tråd med formålet. Styret må derfor sørge for at organisasjonen aktivt kommuniserer til medlemmer og interessenter om interne beslutningsprosesser, rutiner, oppnådde resultater, endringer og økonomiske forhold. Ledelse og governance er derfor et annet viktig tema i foreningsarbeid.
Ledelse og governance
Den viktigste loven foreninger og frivillige organisasjoner bør vurdere og i stor grad forventes å ta utgangspunkt i er aksjelovens kap. 6 Selskapets ledelse, spesielt 1. Krav om styre og daglig leder, Valg av styre, tjenestetid mv. 2. Ledelsens oppgaver og saksbehandlingstid mv. I tillegg bør organisasjonen følge regnskapsloven, avtaleloven og personvernloven.
Det er likevel vedtektene som setter rammene for hvordan en forening bør organiseres, og hvilke regler som gjelder for foreningen. Vedtektene er grunnlaget for foreningens liv og for styrets arbeid. Disse, sammen med foreningens skikk/praksis, definerer og er styrende for hva som er normer og regler for medlemsinvolvering og demokrati. Vedtektene blir vedtatt av medlemmene på årsmøtet, og dette utgjør rammene for styrearbeidet. Styret bør forvalte vedtektene generelt og formålet spesielt, og arbeide strategisk og planmessig for at formålet kan realiseres.
Styrets rolle og ansvar – styrets instruks, sammensetning saksbehandling mv. bør nedfelles i en gjennomtenkt styreinstruks - med tilhørende styreplan. Dette er to grunnpilarer i kvalitativt styrearbeid.
I foreninger hvor det er ansatt daglig leder, bør det utarbeides en tydelig instruks for denne rollen. Det bør i tillegg avklares hvordan kommunikasjon mellom styret og daglig leder bør foregå. Dette for å sikre en tydelig kommunikasjonsvei, og styrets ansvar som god arbeidsgiver.
Signatur er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av foreningen. Hvis ikke annet er bestemt i vedtektene, er det foreningens styre som har signatur i fellesskap. Det anbefales å utarbeide et delegasjons- og fullmaktsreglement for å ivareta strukturen mellom styret, daglig leder og for eksempel prosjektledere.
Økonomistyring
Økonomistyringen er den delen av foreningsdriften som er mest regulert av lovverk. Nedenfor gir vi derfor kun en oversikt over de mest sentrale lover og regler som treffer foreninger knyttet til økonomistyring:
- Utkast 21.06.2021 til Lov om foreninger
- Regnskapsloven
- Bokføringsloven
- Revisorloven
- Merverdiavgiftsloven
- Skattebetalingsloven
- Skatteloven
- Folketrygdloven
Forening og arbeidsgiver
Foreninger som er arbeidsgiver, må også forhold seg til arbeidsmiljøloven. Daglig leder har selvstendig ansvar for at loven følges, og styret har det overordnede ansvaret for å se til at daglig leder gjør denne jobben. Styret har det øverste ansvaret og må tre inn med korrigerende tiltak der de ser at det er avvik. I tillegg vil foreninger også måtte etterleve krav til rutiner for internkontroll, HMS, rekruttering og varslingsrutiner og etiske regler mv.
Foreningsdrift og bærekraft?
Innledningsvis sier vi at ledelsen og styret har ansvaret for å ivareta krav satt i lover, forskrifter og forretningsmessige normer. Vi mener at det å drive en medlemsforening eller en frivillig organisasjon i stor grad også bidrar til FNs bærekraftsmål, og at ledelsen og styret har et spesielt ansvar i dette.
Foreningsarbeid har ofte stor påvirkning på flere av bærekraftsmålene, f.eks målene om å jobbe for mindre ulikhet og å bidra til god helse og livskvalitet. Det gjelder både medlemmene og de som jobber for foreningen, men også for samfunnet for øvrig. Det å være med å utgjøre en forskjell for andre eller å være en del av et fellesskap har positiv effekt på hver enkelt av oss. Det å arbeide med å sikre god drift gjennom vedtekter, instrukser, planer og lovlydighet, i tillegg til bevissthet rundt medlemmenes involvering og rettigheter, har en direkte innvirkning på og legger føringer for utøvelsen av foreningens virke. Denne profesjonaliteten i et godt foreningsarbeid bidrar derfor til flere andre bærekraftsmål utover de ovennevnte. F.eks vil bærekraftmål nr 8 - Anstendig arbeid og økonomisk vekst - være et mål som treffer foreningen som arbeidsgiver, men bør også være førende for hvilke krav setter til sine medlemmer og leverandører. God forretningsskikk og oversikt over de krav og forventninger som stilles til godt foreningsarbeid bidrar til et mer bærekraftig samfunn.
Riktig styring og kontroll av foreninger, hvor demokratiske prosesser og medvirkning er førende, vil være gjennomgående også i den nye foreningsloven. Det loven kanskje ikke sier noe direkte om er hvordan foreninger må forholde seg til å bidra til arbeidet med bærekraftsmålene. Det er likevel ingen grunn til å ikke få dette på plass allerede nå, og også det er ledelsen og styrets ansvar.
Lykke til med det gode bærekraftige foreningsarbeidet til ny lov foreligger!
Vil du vite mer?
Les mer om styrearbeid her.