Forbrukere, kunder, leverandører, banker og offentligheten krever stadig større åpenhet og mer informasjon om hvordan virksomheter og næringslivet jobber med bærekraftig omstilling. I tillegg må flere selskaper rapportere mer utfyllende på bærekraft fremover nå som direktivkravene i CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) implementeres i norsk rett.
Jungelen av standarder, rammeverk og tips til rapportering vokser seg stadig større, og det er lett å gå seg vill. Vi i BDO har hjulpet en rekke store og små virksomheter gjennom prosessen med sin første bærekraftsrapport, både de som er omfattet av CSRD og de som rapporterer frivillig. Vi deler her noen erfaringer vi har gjort oss på veien.
Steg 1-5 er forberedende aktiviteter, mens steg 6-10 er gjennomføringen av selve rapporteringen.
Steg 1: Finn ut om du omfattes av CSRD eller ikke
CSRD vil medføre rapporteringsplikt for mange norske virksomheter fra og med regnskapsåret 2024. Store børsnoterte selskaper får kravene først, mens de gradvis innføres for mindre virksomheter over de kommende årene. De nye kravene vil treffe vesentlig flere virksomheter enn før.
Tips!
Sjekk om ditt selskap omfattes av de nye kravene i BDOs bærekraftskompass.
Steg 2: Deleger ansvar og etabler et team og styringsgruppe for rapporteringen
Start med å definere hvem i din bedrift som skal ha ansvar for utarbeidelse av bærekraftsrapporten. Det er ulike måter å løse det på. Noen virksomheter setter økonomiavdelingen som ansvarlig, mens andre har dedikerte roller, som «bærekraftsansvarlig» og lignende.
Etabler et team som skal bistå i arbeidet, slik at jobben ikke blir for kompleks ot tidkrevende for enkeltpersoner. Kartlegging, datainnhenting og innholdsproduksjon kan være en omfattende prosess.
Bærekraftsrapporten bør eies av ledelsen og forankres i hele selskapet. Dersom ledelsen ikke er direkte med i rapporteringsarbeidet, bør de delta i en styringsgruppe. Styringsgruppen bør være ansvarlig for å godkjenne fremdriftsplan, sørge for at teamet får avsatt nok tid, ta beslutninger underveis, samt kvalitetssikre og godkjenne endelig rapport.
Tips!
- Teamet bør ha representanter fra alle (relevante) avdelinger, funksjoner eller enheter. Dere trenger kunnskapen både HR, økonomi, drift og marked, salg og kommunikasjon sitter på til både datainnhentingen og i innholdsproduksjonen
- Få med de som er engasjerte og motiverte til å bidra i teamet
- Sørg for at styringsgruppen setter av nok tid til teamet som skal jobbe med bærekraftsrapporten. Dette bør ikke være venstrehåndsarbeid i en ellers travel hverdag
Steg 3: Sett en tydelig fremdriftsplan
Utarbeidelsen av bærekraftsrapporten er et prosjekt som krever en tydelig fremdriftsplan. Fremdriftsplanen er avgjørende for å sikre god tidsstyring og progresjon i arbeidet. Sett derfor opp en plan med en tydelig start, slutt og ansvarsfordeling, og avstem denne med styringsgruppen.
Fordelen med å ha en god fremdriftsplan er at det sikrer at arbeidet med bærekraftsrapportering ikke blir nedprioritert til fordel for andre oppgaver knyttet til daglig drift. I tillegg gir planen en klar oversikt over den forventede kapasiteten som må settes av for de ressursene som er involvert i arbeidet.
Tips!
- Hold et oppstartsmøte – både med teamet og styringsgruppen – for å gjennomgå fremdriftsplanen og avstem forventninger til arbeidet
- Bli enige om en fast frekvens på korte statusmøter med teamet, gjerne ukentlig. Dette er særlig nyttig under datainnhentingen og innholdsproduksjonen for å holde fremdriften oppe
- Sett opp statusmøter med styringsgruppen der dere gjennomgår status for rapporteringen og beslutninger de må ta underveis
For deg som omfattes av CSRD:
Avhengig av når bedriften din blir omfattet av CSRD, bør dere sette en fremdriftsplan som gir dere god tid til å gjøre de nødvendige forberedelsene. Rapporteringen skal da også være en del av årsrapporten, så gode forberedelser gjør at dere stiller bedre rustet til deres første CSRD-rapportering.
Steg 4: Gjør en vesentlighetsanalyse
Før dere setter i gang med selve rapporteringen, må dere finne ut av hva dere skal rapportere på. Dette gjør dere ved å lage en vesentlighetsanalyse.
En vesentlighetsanalyse er en kartlegging og en vurdering av hvordan din virksomhet påvirker klimaet, miljøet og menneskene både i og rundt virksomheten. En påvirkning kan være utslippet dere har til luft, jorda eller til vann, eller tilrettelegging for like rettigheter for ansatte. Påvirkninger kan også knytte seg til arbeidsforhold i leverandørkjeden, eller avtrykket dere har på lokalsamfunn der dere eller leverandører opererer.
For deg som omfattes av CSRD:
Om din virksomhet omfattes av CSRD må du gjøre en dobbel vesentlighetsanalyse. Da må du i tillegg til å kartlegge påvirkningene virksomheten din har, også kartlegge hvilke ytre faktorer som kan påvirke den finansielle verdiskapingen deres fremover. Dette kalles for en finansiell vesentlighetsanalyse, og sammen med en analyse av påvirkningene selskapet har, utgjør dette en dobbel vesentlighetsanalyse.
Se våre websider om dobbel vesentlighetsanalyse for mer informasjon, eller se vårt korte webinar om temaet.
Tips!
- Lag en egen prosjektgruppe som har ansvaret for gjennomføringen av vesentlighetsanalysen. Vi anbefaler at de involverte kjenner virksomheten godt og representerer de ulike delene av selskapet som drift, kvalitet, HR, innkjøp, salg og lignende.
- Få en oversikt over konteksten dere operer i: både produktene/tjenestene dere selger, hvilke innkjøp dere gjør og hvilke kunder og sluttbrukere dere selger til
- Kartlegg og vurder påvirkningene selskapet har eller kan ha på klima, natur og mennesker, gjennom egne aktiviteter og på tvers av verdikjeden. Her kan dere bruke innsikt dere allerede har i tillegg til å sjekke opp om det er gjort noen eksterne bransjekartlegginger for deres bransje. Både GRI, SASB og OECD har gjort ulike kartlegginger av hva som kan være vesentlige påvirkninger for ulike bransjer globalt.
- For en dobbel vesentlighetsanalyse må du i tillegg kartlegge og vurdere hvilke bærekraftsrelaterte risikoer og muligheter som kan påvirke selskapet finansielt fremover. Dette kan knytte seg til endringer i ressurstilgang og -kvalitet på grunn av klima- og naturendringer eller økte regulatoriske krav som kan relateres til den bærekraftige omstillingen.
- Snakk med berørte interessenter (interne og eksterne) og de som vil være brukere av bærekraftsrapporten (eksempelvis investorer og eiere, fremtidige ansatte, kunder og samarbeidspartnere).
- Dokumenter! Lag dere arbeidsdokument hvor dere samler all informasjon både fra kartleggingen og vurderingen av påvirkninger, risikoer og muligheter. Skriv ned både hvilke kilder dere har brukt i kartleggingen og hvem fra selskapet som har vært involvert i prosessen. Husk også å dokumentere innspill dere får fra interessentdialogene. Blir dere omfattet av CSRD, skal den doble vesentlighetsanalysen attesteres, så det viktig at denne prosessen er godt dokumentert.
Videre krav og retningslinjer for hvordan dobbel vesentlighetsanalyse skal utføres i henhold til CSRD, er definert i standarden ESRS 1 «General requirements».
Steg 5: Kartlegg relevante standarder og datapunkter
Når vesentlighetsanalysen er gjennomført, bør dere kartlegge hvilke standarder dere skal rapportere etter. De vesentlige temaene dere kommer frem til i analysen, setter føringer for hvilke standarder, og videre datapunkter, dere skal rapportere på.
For deg som omfattes av CSRD:
For å rapportere i henhold til CSRD må dere følge rapporteringsrammeverket ESRS. ESRS består av til sammen 10 temaspesifikke standarder som virksomheten skal ta stilling til om er vesentlige. I tillegg skal dere ta stilling til hvilke av opplysningskravene og datapunktene i de vesentlige standardene som er relevante å rapportere på. Det stilles krav til hvilke som skal være med uansett, og hvordan virksomheten skal gå frem for å vurdere de øvrige punktene.
I de fleste temastandardene skal dere oppgi en beskrivelse av de vesentlige påvirkningene, risikoene og mulighetene dere har avdekt knyttet til temaet, samt rapportere på hvilke retningslinjer, målsettinger og tiltaksplaner dere har på plass for å håndtere disse. Det er også spesifikke kvantitative datapunkter der dere skal oppgi eksempelvis en mengde, et antall eller lignende.
Det er ikke gitt at dere har all denne informasjonen tilgjengelig, derfor anbefaler vi at dere gjør en såkalt gap-analyse. Det vil si å definere gapet mellom hva selskapet har av tilgjengelig informasjon og data og hva som kreves for rapporteringen. Etter man har identifisert mangler, prioriterer dere de aktivitetene som må gjennomføres før dere kan begynne å rapportere.
For deg som ikke omfattes av CSRD:
Hvis selskapet ditt ikke omfattes av CSRD, har du flere mulige rapporteringsrammeverk du kan velge å følge. Vi anbefaler at du følger et rammeverk som flere bruker da det blir enklere å utgi sammenlignbare data og informasjon, som eksempelvis Global Reporting Initiative (GRI). GRI har definert mange temaspesifikke standarder innenfor både klima, miljø, sosiale forhold og økonomi, i tillegg til noen spesifikke bransjestandarder.
Det vil også komme en egen rapporteringsstandard under CSRD-paraplyen som bedrifter kan velge å følge. Denne kalles for en frivillig rapporteringsstandard, Voluntary ESRS for small- and medium-sized enterprises (VSME), og er en nedskalert utgave av rammeverket som pålegges større virksomheter. VSME vil ferdigstilles og lanseres i løpet av 2024.
Steg 6: Datainnsamling for bærekraftsrapporten
Nå som dere både vet hva dere skal rapportere på (gitt av vesentlighetsanalysen) og dere har funnet frem til relevante standarder og datapunkter, er neste steg å starte på datainnsamlingen. Bruk eksisterende systemer dere har for å hente ut data som dere trenger. Et tips er å holde en oversikt over alle standardene og datapunkter som dere skal rapportere etter i f.eks excel, med en oversikt over hvem som er ansvarlig for å innhente data, frist, status og plass til å legge inn kommentarer eller spørsmål.
For en effektiv datainnsamling, er det en fordel at rapporteringsteamet består av ressurser fra ulike deler av virksomheten. Dere skal mest sannsynlig innhente data både om økonomiske resultater, personaldata og om ulike klima- og miljøhåndteringer. Datakvaliteten avhenger av hvor gode systemer dere har i dag.
For deg som omfattes av CSRD:
Det er utviklet et eget excel-ark med alle standarder og datapunkter innen ESRS som er ment som en hjelp til virksomhetene, som dere bør benytte. ESRS stiller også et krav om at datainnsamlingsprosessen dokumenteres og beskrives grundig. Det innebærer at hvis dere ikke har mulighet til å hente inn data for å svare ut et punkt i standarden, må dere beskrive hvorfor dataen er mangelfull og hvordan dere skal sikre at data er tilgjengelig til neste rapport. Dere blir også bedt om å forklare eventuelle metodikker, estimeringer og forutsetninger som er lagt til grunn for dataen som presenteres i rapporten.
For deg som ikke omfattes av CSRD:
I de andre rapporteringsrammeverkene, blant annet GRI, stilles det også spørsmål til hvordan dataen er samlet inn og om dere har brukt metodikk eller estimering for å komme frem til det som rapporteres. Om dere mangler data eller informasjon, bør dere også her beskrive de vesentlige påvirkningene knyttet til et tema, og fortelle om hvordan dere skal arbeide for å få på plass bedre data og informasjon til neste rapport.
Steg 7: Skriv!
Neste punkt er innholdsproduksjonen. Etter hvert som dataen samles inn, skal det hele settes i en struktur. Her kan det hjelpe å bla i andre virksomheters bærekraftsrapporter, særlig fra større selskap som har rapportert i flere år, for å få inspirasjon til hvordan dere kan bygge opp deres rapport – både med tanke på disposisjon og visuell fremstilling.
For deg som omfattes av CSRD:
Det er satt en egen struktur for hvordan bærekraftsrapporten skal utarbeides. Rapporteringen skal også være en del av årsrapporten til virksomheten.
Tips!
- Lag et arbeidsdokument (i f.eks. word) der dere bygger opp en disposisjon for rapporten.
- Del rapporten inn i noen overordnede kapitler som omhandler de ulike vesentlige temaene; f.eks. «Våre ansatte og vårt arbeidsmiljø», «Etisk forretningsdrift» og «Klima og miljø»
- Vær spisset i formuleringer og konkret. Det blir fort mye tekst i slike rapporter, så unngå å skrive for lange utgreiinger.
- Både GRI og ESRS har definerte prinsipper til rapporteringen og innholdet. Blant annet at rapporteringen skal være balansert, sammenlignbar og rettidig. Bruk disse prinsippene!
Unngå for mange tekniske begreper og et komplisert språk. Bærekraftsrapporten skal være forståelig for alle interessentene dine, og en tommelfingerregel er at bærekraftsrapporten bør kunne leses og forstås av en 12 åring.
Steg 8: Planlegg layout og grafisk design
En god bærekraftsrapport presenterer informasjon og data på en enkel og lettfattelig måte. Derfor er det viktig at dere ikke tar for lett på det visuelle. Bilder, grafer, tabeller og annen grafikk gjør informasjon og data mer tilgjengelig, og leseren kan raskere forstå informasjonen, uten å måtte å lese seg gjennom flere avsnitt.
Tips!
- Avgjør tidlig i prosessen hvem som kan bistå dere med layout og design. Har dere ressurser og kapasitet internt? Eller bør dere samarbeide med et grafisk designbyrå?
- Om dere har en «brand guide», bør denne brukes for bærekraftsrapporten.
- Få på plass et skall for layouten av rapporten tidlig, men ikke bruk for mye tid på denne før dere har produsert mer av innholdet. Erfaringsmessig vil det bli en del frem og tilbake med redigering av tekst, tabeller og ny informasjon som legges til.
- Sett av god tid mot slutten av prosessen til at grafisk designer får lagt inn innhold og utarbeide grafikk.
Steg 9: Send rapport til kvalitetssikring, attestasjon, godkjenning og signering
Bærekraftsrapporten er gjerne et offentlig tilgjengelig dokument, så den bør leses gjennom og kvalitetssikres av styringsgruppen før publisering.
For deg som omfattes av CSRD:
Bærekraftsrapporten skal godkjennes og signeres av styret på lik linje som de godkjenner og signerer årsberetningen.
I tillegg er det krav om at bærekraftsrapporten attesteres av en uavhengig tredjepart.
I henhold til NOU 2023:15 skal attestasjonsuttalelsen gi uttrykk for en mening om:
- bærekraftsrapporteringen er i samsvar med kravene i regnskapsloven nytt kapittel 2, inkludert standardene for bærekraftsrapportering, og rapporteringskravene i taksonomiforordningen artikkel 8
- prosessen som foretaket har gjennomført for å identifisere informasjonen som er rapportert i henhold til disse standardene, og
- overholdelsen av kravet om å merke bærekraftsrapporteringen i samsvar med kravene til elektronisk rapporteringsformat, jf. forslaget til regnskapsloven § 2-7 .
For deg som ikke omfattes av CSRD:
Selv om det ikke er et krav at deres bærekraftsrapport blir attestert, vil en attestasjon utført av en uavhengig tredjepart kunne øke troverdigheten og tilliten til rapporteringen. Revisor kan attestere på hele rapporten, men også kun deler av rapporten, som for eksempel klimaregnskapet eller bestemte nøkkeltall.
Tips når du skal få bærekraftsrapporten attestert:
- Involver revisor i hele prosessen. Dersom det er lovpålagt krav til attestasjon skal revisor uttale seg både om innholdet i rapporten og prosessen som er gjennomført for å identifisere vesentlige temaer (dobbel vesentlighetsanalyse).
- Bruk revisor som en sparringspartner underveis – revisor har gjerne god kunnskap til kravene til blant annet innholdet i rapporteringen.
Steg 10: Publiser!
Gratulerer, dere har nå ferdigstilt deres første bærekraftsrapport! Denne bør dere bruke flittig til både å vise til progresjon i bærekraftsarbeidet deres og til å motivere for videre arbeid. Dette er ikke en rapport som skal ligge bortgjemt i en skuff.
For deg som omfattes av CSRD:
Bærekraftsrapporten skal være en del av årsberetningen i årsrapporten til virksomheten. I direktivkravene er det også et krav om at årsberetningen inkludert bærekraftsrapporten sendes inn til offentlige registre, slik at den er offentlig tilgjengelig.
Så enkelt, men likevel så omfattende, kan en bærekraftsrapportering gjøres. Men husk én ting; rapportering på bærekraft, slik det også gjør for bærekraftsarbeidet, handler om utvikling. Den første rapporten vil aldri bli helt perfekt, men vi må alle starte ett sted, og det at du har lest denne veiledningen, er en god start!
Lykke til!