Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å gi deg en mer personlig brukeropplevelse. Ved å bruke dette nettstedet godtar du vår bruk av informasjonskapsler. Vennligst les vår PERSONVERNERKLÆRING for mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker og hvordan du kan slette eller blokkere dem.
Blogg:

Hva skal en beredskapsplan inneholde?

28. april 2020

Simen Østgaard , Senior manager, Rådgivning |

Den siste tids utfordringer med håndteringen av koronaviruset har vist viktigheten av å ha god beredskap når alvorlige hendelser oppstår. Når samfunnet igjen har stabilisert seg, er det sannsynlig at gjennomgang av beredskapen i virksomheter vil vise at man kunne vært bedre forberedt. Her er en oversikt over hva en beredskapsplan bør inneholde.
 

Det er grunn til å tro at flere virksomheter ikke har hatt beredskap høyt nok på dagsordenen før pandemien rammet Norge, og derfor strever med å håndtere utfordringer som har oppstått.
Erfaring og undersøkelser viser at virksomheter som har en god og oppdatert beredskapsplan, og samtidig jevnlig øver på denne, stiller bedre forberedt enn virksomheter der dette viktige området ikke er prioritert like høyt. Andre ganger er det ikke prioriteringen som mangler, men rett og slett kunnskap om hva en god beredskapsplan bør inneholde. 

Det er mange måter å utarbeide beredskapsplaner på. Noen velger en svært omfattende plan med mye innhold der planen tar sikte på å dekke alle tenkelige hendelser som kan ramme virksomheten, med tilhørende arbeidsoppgaver. Andre velger en kortere, mer generisk versjon, med henvisninger til underliggende prosedyrer/tiltakskort. Virksomheter som ønsker å utarbeide en beredskapsplan må selv vurdere hva de anser som hensiktsmessig i egen virksomhet.

Det er imidlertid enkelte momenter som alltid bør inngå i utarbeidelsen av en beredskapsplan for å oppnå formålet med en slik plan. Her er det du bør tenke på.

 

Ha et tydelig formål med planen og virkeområde

Ofte vil det ligge overordnede styringsdokumenter til grunn for utarbeidelsen av en beredskapsplan. Det er viktig å synliggjøre forankringen i dokumenthierarkiet, at ledelsen har gitt utrykk for at dette er en plan de stiller seg bak og at den skal etterleves i virksomheten.

 

Definer begreper og prinsipper

For å sikre at ansatte har den samme forståelsen av begreper og hva disse innebærer innenfor beredskapsområdet er det viktig å definere disse. Det er ikke alle som har det like klart for seg hva ordene «krise», «krisehåndtering» «tiltakskort», «krisestab» eller «beredskap» egentlig betyr.
Av samme grunn kan det være lurt å referere til beredskapsprinsippene (ansvar-, likhet-, nærhets-, og samvirkeprinsippet) om virksomheten ønsker å arbeide i tråd med disse prinsippene. Enkelte virksomheter ønsker også å benytte seg av «føre-var-prinsippet» som innebærer at man heller iverksetter for mange tiltak, raskt, enn for få tiltak, for sent. Dette er et prinsipp som trolig avviker fra virksomhetens vanlige drift i mange tilfeller, der det legges opp til grundigere beslutningsprosesser.

 

Sett ned en kriseorganisasjon

Kriseorganisasjon er en samlebetegnelse for hvordan ansvar og roller i den ordinære linjeorganisasjonen settes sammen for å ivareta funksjoner og løse oppgaver i en krisesituasjon. Hvilken sammensetning som velges bestemmes ofte av virksomhetens størrelse i antall ansatte, geografisk utstrekning, ressurser tilgjengelig, og kritikaliteten av produksjonen av varer eller tjenester. Det er imidlertid viktig å beskrive den organiseringen som er valgt i beredskapsplanen

Det ideelle er å sette sammen og dimensjonere kriseorganisasjonen basert på de oppgaver den er tiltenkt å utføre ved kriser. Noen virksomheter velger å operere med en nivådelt kriseorganisasjon (ledelsesnivåer) med ulike oppgaver på de ulike nivåene, andre virksomheter har kun behov for en liten gruppe som jobber tett sammen. 

Under dette punktet kan det også beskrives hvordan virksomheten skal utføre informasjonsinnsamling og dokumentasjon underveis, samt prinsipper for hvordan gjennomføre statusmøter og krisearbeidet forøvrig.

 

Varsling og mobilisering

Det er vanlig å beskrive hvordan varsling av kriseorganisasjonens medlemmer skal foregå, hvem som beslutter at kriseorganisasjonen skal mobiliseres, og hvor oppmøtested for kriseorganisasjonens medlemmer er tenkt. 
Enkelte velger også å inkludere selve varslingslisten i beredskapsplanen, samt et «beredskapsnummer» som ansatte kan ringe ved hendelser.

 

Henvisning til tilhørende planer eller tiltakskort

Noen virksomheter velger å utarbeide et hierarki på sitt planverk, der beredskapsplanen henviser til underordnede planer for etablering av for eksempel pårørendetelefon/pårørendesenter eller en kommunikasjonsplan. Videre velger enkelte å inkludere tiltakskortene (en kortfattet liste over gjøremål under hendelser) i planen, andre nøyer seg med å henvise til at disse finnes i beredskapsplanen.

Min personlige erfaring i krisehåndtering kommer blant annet fra flere av politiets operasjonssentraler, og ved akutte hendelser der tid var en viktig faktor så jeg personlig fordelen av å benytte tiltakskort for å unngå oppslag i store planverk. Dersom gode tiltakskort er utarbeidet vil det være tilstrekkelig å benytte disse, og la beredskapsplanen kun inneholde rammene og retningslinjene for beredskap i virksomheten.

 

Oppfølging av ansatte og pårørende

Det forventes i større grad enn tidligere at virksomheten  organiserer et apparat som tar vare på ansatte og pårørende som er utsatt for hendelser. Det kan være å opprette en pårørendetelefon, og/eller et pårørendesenter for ivaretakelse av informasjonsbehov og omsorg. Forventningene til arbeidsgiver er økende i dagens samfunn, og en god omtale fra ansatte og pårørende som følte seg ivaretatt vil være med på å ivareta virksomhetens omdømme

 

Kommunikasjon er en av suksessfaktorene

Rask og presis kommunikasjon, både internt og eksternt, er en av suksessfaktorene i krisehåndtering. Hvis virksomheten ikke har en egen plan for kommunikasjon, bør beredskapsplanen inneholde hvordan informasjonsbehovet er tenkt dekket. Inkluder prinsipper for god krisekommunikasjon (hode, hjerte, hender) og hvem som har ansvaret for etablering av medieovervåking, utsendelse av pressemeldinger og organisering av eventuelle pressekonferanser.

 

Inkluder øvelse og trening

Under dette punktet i beredskapsplanen kan dere beskrive hvorvidt medlemmer av kriseorganisasjonen har et ansvar for å gjennomgå det til enhver tid godkjente opplæringsprogram, og delta på øvelser som avholdes etter en fastsatt øvingsplan for kriseorganisasjonen.

Dere kan også si noe om hvor ofte øvelser skal avholdes, og hvordan evaluering og implementering av funn skal gjennomføres i etterkant av øvelser.

 

Ha tydelige mandater og fullmakter

Ved en hendelse kan det ofte være behov for å iverksette raske løsninger, som i mange tilfeller ikke den etablerte linjeledelsen er involvert i. Sørg for et tydelig mandat for kriseorganisasjonen slik at beslutningsmyndigheten er klar for alle ansatte og ledere, slik at ressurser kan allokeres uten motstand i virksomheten. 

Fullmakter til å pådra virksomheten kostnader for å begrense omfanget av en hendelse bør også nedtegnes i beredskapsplanen. Noen velger imidlertid å definere et maksimumsbeløp som kan benyttes uten at styre eller ledelse må involveres.

 

Ikke glem å holde planen oppdatert

En oppdatert og revidert beredskapsplan er viktig for å ivareta og implementere funn som er gjort etter evalueringer av reelle hendelser eller øvelser. Planer kan alltid bli bedre. Det er heller ikke god krisehåndtering å bruke tid på å varsle etter telefonlister/maillister som er utdaterte, der man må lete etter telefonnumre, eller benytte løsninger som ikke lenger eksisterer.

 

Trenger du bistand til beredskapsplaner?

Dersom beredskapsansvarlig utarbeider beredskapsplanen etter punktene over og tilpasser dem til eget behov vil virksomheten ha et godt utgangspunkt for å lage en velfungerende beredskapsplan. Skulle det imidlertid bli behov for faglig støtte har BDOs konsulenter lang erfaring fra tilsvarende oppdrag fra et bredt spekter av norske virksomheter, og vi står klare til å hjelpe til. Ta kontakt med ditt lokale BDO-kontor.