Manglende styring av AI i eiendom utgjør en risiko – 7 råd for trygg bruk

Kun 6 prosent har retningslinjer, og det er et vesentlig avvik mellom ledelsens oppfatning av bruk av kunstig intelligens og faktisk bruk hos de ansatte.
Elisabeth Aspaas Runsjø, leder av AI Compliance & Legal-teamet i BDO og Sigmund Olav Lie, bransjeleder for eiendom i BDO.

Med riktig tilnærming kan teknologien gi et konkurransefortrinn – men uten retningslinjer kan konsekvensene bli alvorlige.

Tenk deg at en AI-løsning automatisk besvarer kundehenvendelser for en eiendomsaktør. Systemet henter informasjon fra ulike datakilder for å gi svar, men en feil i datagrunnlaget fører til at sensitive opplysninger om tidligere leietakere eller interne kontraktsvilkår deles med uvedkommende. 

Et slikt scenario er ikke usannsynlig når kunstig intelligens brukes uten klare rammer. AI har potensial til å forbedre effektivitet, innsikt og beslutningsgrunnlag – men uten kontroll, kan den også utgjøre en risiko.


AI gir verdi – men også utfordringer

Hele 83 prosent som har tatt i bruk AI i eiendomsbransjen rapporterer at teknologien tilfører verdi. Dette viser en undersøkelse Norstat har gjennomført på oppdrag fra BDO i år. Likevel viser den samme undersøkelsen at kun 6 prosent har retningslinjer for bruken, og at det er et betydelig sprik mellom hva ledelsen tror og hva ansatte faktisk gjør: Kun 24 prosent antar at de ansatte bruker egne AI-verktøy i jobbsammenheng, mens Microsofts siste Work Trend Index viser at hele 59 prosent faktisk gjør det.

– Det er et tydelig signal om at eiendomsaktører som er i gang med AI også bør ta grep rundt sikkerheten. Teknologien er effektfull, men også så ny og kompleks at vi må sikre en trygg og ansvarlig implementering, sier Sigmund Olav Lie, bransjeleder for eiendom i BDO.


Hvor AI skaper risiko

– Uten retningslinjer risikerer man at teknologien brukes feil, eller at forretningskritisk informasjon kommer på avveie, forteller Elisabeth Aspaas Runsjø, leder av AI Compliance & Legal-teamet i BDO.

Bruken av AI innebærer risiko på flere plan:

  • Juridisk: Brudd på GDPR og annen lovgivning dersom personopplysninger behandles feil, uten gyldig behandlingsgrunnlag, eller uten at det er gjennomført nødvendig risikovurdering – for eksempel ved automatiserte avslag på leiesøknader, rangering av boliginteresserte, eller AI-basert ansiktsgjenkjenning eller bruk av biometri for adgang i næringsbygg
  • Organisatorisk: Manglende styring og rutiner kan føre til uklar rolle- og ansvarsfordeling, manglende kontroll med hvilke AI-verktøy som brukes, og at ansatte tar i bruk løsninger uten opplæring – for eksempel for automatiserte prisjusteringer eller segmentering av kunder 
  • Etisk: Skjevheter i datagrunnlaget kan gi urettferdige eller diskriminerende beslutninger og utfall - for eksempel hvis leiesøkere sorteres bort automatisk basert på profilering uten menneskelig vurdering, eller dersom AI prioriterer adgang, ressurser eller tilbud i næringsbygg basert på tidligere bruksmønstre som favoriserer enkelte grupper.

Det finnes mange gode AI-løsninger i markedet, men også mange åpne løsninger som ikke sier noe om hvordan dataen du putter i løsningen behandles. 

– Bruk av åpne og lite transparente AI-løsninger – for eksempel til å analysere leietakere, adgangskontroll for ansatte og leverandører, eller styring av pris og areal - uten klar kontroll på formål, datatyper og sikkerhet, kan føre til personvernbrudd og lekkasje av sensitiv kundedata eller interne strategier knyttet til eiendomsporteføljen, sier Runsjø.


7 råd for trygg og effektiv bruk av AI i eiendom

  1. Kartlegg faktisk bruk av AI blant ansatte og sørg for at funnene inngår i risikovurderinger som del av internkontrollen i virksomheten.
  2. Etabler klare retningslinjer for AI-bruk som dekker både lovpålagte krav (som personvern, datasikkerhet og åpenhet) og interne prinsipper for etisk og ansvarlig bruk.
  3. Forankre ansvaret i styringssystemet: Bruk av AI er et ledelsesansvar og bør integreres i virksomhetens internkontroll, risikostyring og rapporteringsstruktur på linje med andre strategiske satsninger.
  4. Start bruken av AI på lavrisiko-områder, og vurder hvor sensitive dataene er før oppstart, selv i tilsynelatende enkle prosesser som dokumentbehandling.
  5. Dokumenter AI-bruken grundig: Beskriv formål, datatyper, behandlingsgrunnlag og vurder risikoer for personvern og informasjonssikkerhet.
  6. Bygg tverrfaglig kompetanse for eksempel gjennom en AI-arbeidsgruppe som inkluderer juridisk, teknologisk og organisatorisk ekspertise.
  7. Gjennomfør spesifikke vurderinger ved bruk av AI i profilering, kredittvurdering eller leieopptak, og vurder risiko for diskriminering og bias.

Eiendomsbransjen har mye å vinne på å utnytte kunstig intelligens. Men som med ethvert kraftfullt verktøy, krever det ansvar. Ved å ta kontroll over hvordan teknologien brukes, kan aktører i bransjen både minimere risiko og maksimere gevinstene. Fremtiden tilhører de som tør å tenke nytt – og tenker sikkert.