Ulike avdelinger og funksjoner i bedriften har gjerne ulike interessenter, så hør med representanter fra hver avdeling hvem de anser som sine viktigste interessenter som har krav og forventninger til dere.
Samtidig som dere lager denne oversikten, kan det være nyttig å få en oversikt over hvilke interessenter som «tilhører» ulike tjenesteområder i selskapet og hvilken funksjon som har eierskap eller ansvar for oppfølging med interessenten (se de fem første kolonnene i figur 3). For eksempel kan ulike kunder tilhøre forskjellige tjenesteområder, men det kan være salgsfunksjonen som likevel har ansvar med å følge opp på tvers av tjenester.
Når du kartlegger nøkkelinteressenter, må du ikke glemme de som ikke nødvendigvis har så høy stemme. Den fysiske naturen og miljøet der bedriften eller verdikjedeaktører har aktiviteter blir ofte kalt for en stille interessent. Selv om naturen ikke sier så mye, har den også behov for at vi som driver økonomiske aktiviteter i nærheten tar ansvar og hensyn.
Steg 2. Kartlegg eksisterende kanaler og forum for interessentengasjement
Mange bedrifter har allerede etablerte kanaler for dialog og samhandling med en del av sine interessenter. Slik som oversikten i figur 3 viser (i kolonne 6), bør du også legge inn hvordan og når dere har engasjement med de ulike interessentene. Da kan du lettere se hvilke møtepunkt dere kan benytte for å søke mer innsikt i forbindelse med forventninger til bærekraftsarbeidet, og hvilke interessenter dere ikke har tilstrekkelig kommunikasjon med.
Steg 3. Samle innsikt om hva interessentene krever og forventer av dere som bedrift
Hvilke områder relatert til bærekraft er de ulike interessentene dine mest opptatt av? Hva forventer de at du som bedrift tar ansvar for? Ansatte vil nok forvente og kreve at arbeidsplassen fremmer et trygt og stabilt miljø, der alle er likestilt og blir rettferdig behandlet. Kunder kan forvente å få informasjon om hvilke materialer som inngår i produktene de kjøper og hvilket klimagassavtrykk produksjonen har medført. Lokalsamfunnet kan forvente at bedriften din inviterer til dialogsmøter i forkant av større prosjekt som kan ha en inngripelse i areal, og myndigheter krever at dere følger de reguleringene som gjelder for deres drift.
En del av disse forventningene har dere nok allerede innsikt i gjennom de eksisterende dialogene, men det er ikke sikkert dere har fanget opp alt. Vi anbefaler derfor alle bedrifter å ha tettere og mer målrettet dialog med nøkkelinteressentene om hva akkurat de forventer, mener og krever at dere tar ansvar for i deres håndtering av ulike bærekraftsforhold.
Dere trenger ikke å snakke med alle, men sett opp en oversikt over et representativt utvalg av ulike sentrale kunder, leverandører og samarbeidspartnere, se etter hvem som kan være representanter for naturen og miljøet, lokalsamfunnet, ansatte og myndigheter. Noen av disse aktørene har en del informasjon om sine forventninger, målsettinger og krav offentlig tilgjengelig i års- og bærekraftsrapporter, utredninger og andre offentlige dokumenter. For andre er det ofte enklest å invitere til en samtale slik at dere får en god forståelse av hverandres ståsted og tanker.
Steg 4. Kartlegg forbedringsområdene
Basert på det du hører at interessentene forventer fra dere som bedrift – hvilke av disse forventningene møter dere i dag? Gapet mellom det dere leverer på i dag og interessentforventningene er forbedringsområder som dere bør ta tak i.
Et forbedringsområde kan være at en kunde forventer å få mer informasjon om hvordan dere som bedrift tar ansvar for å redusere klimagassutslipp. Om dere ikke har et klimagassregnskap, kan dette være et tiltak for å tette dette gapet.
Et annet forbedringsområde kan være at en stille interessent som naturen, har behov for at dere tar mer hensyn i produksjonen med tanke på utslipp til vann og miljø. Tiltak kan da være å følge opp hvordan utslipp skjer, for så å finne løsninger som reduserer eller eliminerer utslipp helt.
Steg 5. Fordel ansvar og oppfølging
Sørg for å fordele ansvaret for oppfølging og videre interessentdialoger til de som naturlig bør «eie» denne samhandlingen (det du kartla i steg 1). Dette sikrer også at du ikke blir sittende alene med alle innspill og tanker om hva som bør være fokus i bærekraftsarbeidet deres, men at dette heller forankres hos flere.
Dere bør følge opp interessentene med kommunikasjon om hvordan dere jobber med forbedringsområdene avdekt i steg 4. Mangler dere kommunikasjonskanaler eller ofra for det, bør de etableres. Er det for eksempel et krav fra en kunde at dere har tall på klimagassutslippene, kan det være tilstrekkelig at informasjonen kommuniseres direkte med de partene som etterspør dette, eller det kan være behov for å utgi en årlig rapport eller informasjon på nettsiden.
Slik som figuren øverst i artikkelen viser, så bør arbeidet med interessentkartlegging og oppfølging være en del av et løpende «årshjul». Sett gjerne opp tidsrom for når dere har ulike dialoger med interessenter og sørg for at alle oppdaterer innsikten dere får løpende gjennom et år.
Nå som du forhåpentligvis har en bedre innsikt i hvem interessentene dine er og hva de forventer av din bedrift, vil det være enklere for dere å se hva dere bør prioritere å ha fokus på i bærekraftsarbeidet videre.
I neste bloggartikkel i serien «Bærekraftig omstilling uten kaos» vil vi dele tips og triks om hvordan du bør gå videre med disse fokusområdene og definere mål som dere kan jobbe mot å nå.
Lykke til og på gjensyn!
Les mer:
Dette er en «dobbel vesentlighetsanalyse»
