BDO bisto Kommunaldepartementet med å gi nærmere veiledning til hvordan regelverket omkring budsjettering og rapportering av investeringer skal forstås, samt hvordan oppfølging av investeringsprosjekter i prosjektregnskaper kunne gjøres.
Det viktigste budskapet var at bevilgninger i et årsbudsjett er bindende for det året, og at bevilgninger til investeringer over flere år må gjøres for hvert av de respektive årene. Selve investeringsprosjektene må følges opp over prosjektets ”leve-tid”, uavhengig av årsbudsjettene.
Rammer for prosjektet
Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet skal etter reglene gjøres innenfor disse rammer:
1. Investeringsbudsjettet er ettårig, altså årsavhengig.
2. Årsbudsjettet er bindende for underordnede organer, og årlige bevilgninger er nødvendig for å kunne pådra utgifter i budsjettåret.
3. Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille krav til balanse og realis-me.
4. Alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt øre-merket finansiering fra andre.
I tillegg var det et forhold i denne veilederen som er blitt endret med nye budsjett- og regnskapsforskrifter:
5. Begrepet udekket/udisponert gjelder differansen mellom samlet tilgang og samlet bruk av midler i året for investeringsregnskapet, og ikke avvik på de enkelte investeringsrammene eller avvik på enkeltprosjektnivå.
Investeringsregnskapet avsluttes nå på annen måte, men poenget i veilederen om at avvik i investerings-regnskapet ikke betyr avvik på prosjekter, er fortsatt gjeldende.
Økonomiplan og årsbudsjett
Økonomiplanen skal gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Formålet er planlegging av kommunens fremtidige virksomhet, og viser behovet for fremtidige bevilgninger. Økonomiplanen er et politisk planvedtak, men ikke et bevilgningsvedtak. Derimot er årsbudsjettet en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Formålet med årsbudsjettet er således å gi bevilgninger og vedta finansiering. Årsbudsjettet angir planer for kommunens anskaffelse og anvendelse av midler for neste år. Essensen er altså at årsbudsjettet gir bevilgning, mens økonomiplanen er en uforpliktende, men likevel realistisk plan tre år ut over årsbudsjettet.
Skjer det endringer i løpet av budsjettåret, som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbud-sjettet bygger på, skal kommunedirektøren gi melding til kommunestyret. Det skal foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjett. Formålet med slik løpende rapportering er med andre ord å gi kommunestyret melding ved vesentlige avvik fra årets budsjett, og å foreslå nødvendige tiltak, slik at kommunestyret kan foreta budsjettendringer.
Årsregnskapet og prosjektregnskapet for investeringene
Årsregnskapet gir grunnlag for bevilgningskontroll, altså å vise årets utgifter og inntekter sammenholdt mot årsbudsjettet. Investeringsregnskapet, altså den særskilte regnskapsoppstillingen, viser årets samlete finansiering fordelt på de ulike typer finansieringskilder.
For årsregnskapet er det gitt bestemmelser om innhold og oppsett, mens det for et prosjektregnskap ikke er gitt særskilte regler. Hva innholdet i prosjektregnskapet da bør være, må utvikles i lys av formålet med prosjektregnskapet. Formålet med prosjektregnskapet er å vise hvor mye som er påløpt hittil, og sammenholde dette mot den vedtatte kostnadsrammen, herunder å vurdere endringer i prognosene. Prosjektregnskapet og årsregnskapet for investeringer har således forskjellige formål, og bør av den grunn gi forskjellig informasjon. Prosjektregnskaper viser prosjektets utgifter og prosjektlevetiden, mens årsregnskapet for investeringer viser bevilgninger og påløpt i et årsperspektiv.
Et prosjektregnskaps utgifter i året vil være sammenfallende med investeringsregnskapets utgifter i året. Investeringsprosjekter er årsuavhengige, og prosjektregnskapene må følge prosjektets levetid og følges opp i forhold til prosjektets kostnadsramme. Et investeringsregnskaps utgifter vil derimot følges opp årlig mot bevilgningene. Dette er en viktig forskjell på disse regnskapene.
Avslutning
Det skal ikke stikkes under stol at prosjektledere, altså de som skal styre selve investeringsprosjektene, har et ønske om å ‘sikre bevilgningen’ og derfor legger noe store summer inn i årsbudsjettet. Dermed tas det ikke hensyn til at reglene om årsbudsjett kun er bevilgninger til første året. Et vedtak om å starte et investeringsprosjekt vil måtte følges opp med nødvendige bevilgninger framover.