Grunnene kan være mange - forglemmelse, frafall ved styrebehandling, lengre tids sykdom, uenighet om regnskapet eller ønske om å ikke signere. I denne artikkelen tar vi for oss hva som bør gjøres i slike tilfeller.
Regnskapslovens regler
For regnskapspliktige som har styre, skal årsregnskapet underskrives av samtlige styremedlemmer (Regnskapsloven § 3-5). Det samme gjelder for årsberetningen, som andre enn små foretak plikter å utarbeide (Regnskapsloven § 3-1, jf. § 1-6).
For regnskapspliktige som har daglig leder, skal også daglig leder underskrive.
For regnskapspliktige som verken har styre eller daglig leder, skal deltakerne eller medlemmene underskrive.
Kravet om underskrift oppfattes å omfatte krav om både datering og signering av årsregnskapet og årsberetningen (Se blant annet omtale i NRS 3 Hendelser etter balansedagen punkt 16 til 17A). Både fysisk og elektronisk signatur aksepteres, så lenge kravet til betryggende autentisering ivaretas.
Skal gammelt eller nytt styremedlem signere?
Det er det valgte styret på tidspunkt for sluttbehandlingen av årsregnskapet og årsberetningen som skal signere. Dette gjelder uavhengig av om et annet styremedlem har sittet som styremedlem i hele det aktuelle regnskapsåret.
Et nyvalgt styremedlem kan signere årsregnskapet selv om styremedlemmet ennå ikke er registrert i Foretaksregisteret.
Daglig leder har sluttet
Hvis daglig leder har sluttet og det ikke er ansatt en ny, kan årsregnskapet avlegges uten daglig leders underskrift.
Behandlet årsregnskapet og årsberetningen, men glemte å signere
Dersom et styremedlem faktisk har deltatt i sluttbehandlingen av årsregnskapet og årsberetningen, men har glemt å signere, kan styremedlemmet signere i etterkant uten ny styrebehandling.
Var ikke til stede ved behandlingen av årsregnskapet og årsberetningen
Styret kan sluttbehandle årsregnskapet og årsberetningen selv om et styremedlem ikke er til stede, så lenge styret er vedtaksført. Også styremedlemmer som ikke er til stede ved sluttbehandlingen, skal imidlertid signere årsregnskapet og årsberetningen.
Styremedlemmet er forhindret fra å signere
Dersom styremedlemmet er fullstendig forhindret fra å signere årsregnskapet og årsberetningen før generalforsamlingen avholdes, bør det vurderes å avholde en ekstraordinær generalforsamling der det aktuelle styremedlemmet velges ut av styret eller erstattes med et nytt styremedlem.
Vær imidlertid oppmerksom på at et styremedlem som er valgt av de ansatte ikke kan velges ut av styret, verken av generalforsamlingen eller de ansatte. Det er kun hvis den ansatte slutter i foretaket eller det foreligger særlige forhold, at det ansattvalgte styremedlemmet har rett til å fratre før valgperioden utløper.
Kan et varamedlem signere?
Utgangspunktet er at alle styremedlemmer skal signere årsregnskapet og årsberetningen, og at det ikke er anledning for varamedlemmer til å signere.
Hvis det ikke er mulig å få styremedlemmet til å signere og et valgt varamedlem i stedet har møtt i styret over lengre tid, mener vi at det bør kunne godtas at varamedlemmet signerer årsregnskapet og årsberetningen. Dette kan for eksempel være aktuelt ved lang tids fravær på grunn av sykdom.
Underskrift med forbehold
Det kan oppstå uenighet eller interessekonflikt om årsregnskapet eller årsberetningen. Dette gir imidlertid ikke rett for styremedlemmer til ikke å signere. Har en som skal signere innvendinger mot årsregnskapet eller årsberetningen, skal vedkommende i stedet signere med påtegnet forbehold og gi en nærmere redegjørelse for forbeholdet i årsberetningen (Regnskapsloven § 3-5 annet ledd).
I små foretak som ikke utarbeider og sender inn en årsberetning i samsvar med regnskapslovens regler, bør slik redegjørelse for forbehold gis umiddelbart etter signaturen på balansen og på samme side. Dersom dette ikke er praktisk mulig, bør det være en henvisning fra signaturen til hvor redegjørelsen for forbeholdet finnes. Redegjørelsen må i slike tilfeller gis i et eget dokument som legges ved årsregnskapet – også ved innsendelse til Regnskapsregisteret. Redegjørelsen kan i utgangspunktet ikke gis i note.
Kan andre gis fullmakt til å signere årsregnskapet og årsberetningen?
Det er ikke anledning for hverken et styremedlem eller daglig leder til å gi et annet styremedlem eller en annen person fullmakt til å kunne signere på sine vegne.
Vil du ha blogger rett i innboksen? Meld deg på vårt nyhetsbrev her.
Artikkelen ble opprinnelig publisert 22.februar 2022.