Elektronisk regnskapsmateriale må som hovedregel oppbevares på en server i Norge. Dette begrenser muligheten til å sette bort oppbevaringen til andre, herunder å oppbevare regnskapsmateriale i skyløsninger.
Hovedregel – oppbevaring på server i Norge
Bokføringsloven har som utgangspunkt at alt regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge. Dette omfatter blant annet det førte regnskapet («hovedbok og reskontroer» i regnskapssystemet) og bilagene.
Ved elektronisk oppbevaring etter denne hovedregelen, må det fysiske oppbevaringsmediet befinne seg i Norge. Det er ikke tilstrekkelig at regnskapsmaterialet kan leses og skrives ut i Norge gjennom terminal, pålogging til webløsning eller lignende, hvis serveren befinner seg i utlandet.
Muligheter for oppbevaring i utlandet
Det er ikke helt stengt for elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet, så lenge reglene som omtales nedenfor følges.
Elektronisk oppbevaring i Danmark, Finland, Island eller Sverige
Regnskapsmateriale kan oppbevares elektronisk på et fysisk oppbevaringsmedium som befinner seg i Danmark, Finland, Island eller Sverige. Slik oppbevaring forutsetter følgende:
- Regnskapsmaterialet er tilgjengelig i lesbar form og kan skrives ut på papir i Norge.
- Oppbevaringstiden følger som et minimum norske regler.
- Det sendes en melding til Skattedirektoratet om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet, hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmaterialet.
Dispensasjon til elektronisk oppbevaring i andre land
Skattedirektoratet kan søkes om dispensasjon til elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale også utenfor Danmark, Finland, Island eller Sverige. Skattedirektoratet legger vekt på følgende:
- Oppbevaringen skjer i en felles løsning innen et konsern eller lignende, likevel slik at det er akseptert at oppbevaringen skjer hos en tredjepart så fremt konsernet er etablert i det aktuelle landet. Det kan imidlertid ikke forventes å få dispensasjon til oppbevaring for eksempel hos en systemleverandør eller i en skyløsning som ikke benyttes i en felles løsning innen et konsern eller lignende.
- Det medfører problemer, ikke kun kostnader, å oppfylle kravet om oppbevaring i Norge.
- Oppbevaringen skjer i et land som har skatteavtale med Norge.
- Regnskapsmaterialet er tilgjengelig i lesbar form og kan skrives ut på papir i Norge.
- Kontrollmyndighetene hindres ikke adgang til regnskapsmaterialet.
- Bokføringen skjer på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
Ansvar for å følge reglene
Foretaket selv er alltid ansvarlig for at regnskapsmaterialet oppbevares på en lovlig måte, også når oppbevaringen settes bort til andre (for eksempel en ekstern regnskapsfører). Brudd på reglene kan få konsekvenser, særlig i forbindelse med bokettersyn fra offentlige myndigheter. Det er derfor viktig å sjekke at oppbevaringen skjer i henhold til reglene, herunder hvor serveren er plassert.
Er oppbevaringsreglene en utfordring for deg?
Ta kontakt med oss i BDO, så kan vi hjelpe deg med å forstå og innrette deg etter kravene. Vi kan blant annet bistå med utforming av melding til Skattedirektoratet om elektronisk oppbevaring i Danmark, Finland, Island eller Sverige, eller dispensasjonssøknad om oppbevaring i andre land.
Les også: Hvem skal fakturaen utstedes til?
Opprinnelig publisert 6.mai 2019.