Påseplikt er ikke noe som bare gjelder store offentlige innkjøp, men også alle private aktører som kjøper tjenester eller bruker underleverandører i sine egne leveranser. De fleste kjenner til påseplikten, men det kan være vanskelig å vite hva som kreves for å ha oppfylt den. Her er det du bør vite.
Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett pålegger alle virksomheter som kjøper tjenester innenfor områder som er omfattet av allmengjorte tariffavtaler[1], uansett størrelse, å påse at leverandørene etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte.
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter krever i tillegg at offentlige virksomheter pålegger leverandørene å ha lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, når bransjen ikke er omfattet av en allmenngjort tariffavtale. De samme kravene skal leverandørene stille til sine underleverandører.
Dette innebærer påseplikten
§ 6 fjerde ledd i Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett bestemmer:
Påseplikt innebærer at det skal iverksettes systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves. Påseplikten kan oppfylles for eksempel ved at det tas inn kontraktsklausuler om at arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrifter, og at dette følges opp gjennom innhenting av dokumentasjon på arbeidstakeres lønns- og arbeidsvilkår.
Vår erfaring er at mange, spesielt i offentlig sektor, har inntatt de nødvendige kontraktsklausulene i sine avtaler. Arbeids- og inkluderingsdepartementet har som et eksempel vist til følgende bestemmelse som oppfyller påseplikten, samt gir rett til sanksjoner ved overtredelse:
Leverandøren skal syte for at tilsette i eigen organisasjon og tilsette hos eventuelle underleverandørar ikkje har dårlegare løns- og arbeidsforhold enn det som følgjer av […]. Dette gjeld berre for tilsette som direkte medverkar til å oppfylle kontrakten. Leiaren av verksemda er ansvarleg for at denne regelen vert etterlevd.
Alle avtaler leverandøren inngår som inneber utføring av arbeid under denne kontrakten skal innehalde tilsvarande føresegner.
Dersom leverandøren ikkje etterlever klausulen, har oppdragsgjevaren rett til å halde tilbake delar av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakehalden skal svare til ca. 2 gonger innsparinga for arbeidsgjevaren.
Leverandøren skal på oppmoding leggje fram dokumentasjon om dei løns- og arbeidsvilkåra som vert nytta. Dokumentasjonsplikta omfattar også underentreprenørar (underleverandørar).
Alle virksomheter skal ha rutiner for oppfyllelse av påseplikten
Selv om mange har implementert påseplikten i kontraktsbestemmelsene med sine leverandører eller underleverandører, er det store variasjoner i hvordan det påses at slike kontraktsbestemmelser etterleves. Noen ganske få er flinke, noen gjør sporadiske ‘stunt’ og gjennomfører enkelte, litt tilfeldige kontroller, mens ganske mange gjør lite. Her er det liten forskjell på om det er en offentlig eller privat bestiller.
Mange er heller ikke bevisste på at de har det samme ansvaret ovenfor en underleverandør. Det kan for eksempel være lange, gode relasjoner mellom leverandør og underleverandør som gjør at leverandøren ikke har det i sine tanker at de skal innhente dokumentasjon fra sine underleverandører. Det må likevel gjøres for å oppfylle forskriftens krav. Det er lett å tenke seg store konsekvenser for både leverandør og underleverandør dersom kravene ikke oppfylles, hvor den ytterste konsekvens kan være tap av kontrakt og omdømmetap som reduserer sjansen for å vinne fremtidige kontrakter.
Vår erfaring er at usikkerheten gjør at mange aldri kommer i gang med den nødvendige kontrollen, fordi de ikke ser hvordan de skal gå frem. Mange av disse ville nok ikke funnet avvik selv om kontrollen ble utført. Verre er det at når påseplikten er så dårlig ivaretatt på bred basis, blir forskriften en papirtiger uten den samfunnseffekten den er ment å skulle ha. Konsekvensen er at useriøse aktører får fritt spillerom, slik at de kan presse ut seriøse leverandører.
Hvordan oppfylle påseplikten
Det er langt bedre å gjøre noe, enn å gjøre ingenting. Vi anbefaler denne fremgangsmåten:
Sett et realistisk ambisjonsnivå
Det er neppe realistisk å gjennomføre detaljerte kontroller av alle leverandører, små som store. Forskriften sier at det skal iverksettes systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp. Dette betyr at det må etableres gode systemer og rutiner som er egnet til å gjøre en risikovurdering og nødvendige kontroller. Hva som er nødvendige kontroller, vil være avhengig av risikovurderingen.
To innfallsvinkler kan være nyttige for å gjøre en avgrensning:
- Etter størrelse, supplert med tilfeldige kontroller av øvrige leverandører: Alle de største leverandørene dere benytter. Risikovurderingen må angi hvor dere setter grensen for antall slike leverandører. Deretter bør det periodisk foretas en stikkprøve ved å kontrollere et tilfeldig utvalg av de øvrige leverandørene.
- Etter risiko: Alle leverandører i risikoutsatte bransjer, eller som man har konkrete indikasjoner på at kan unnlate å følge reglene.
De to kan selvfølgelig kombineres: Alle leverandører over et visst volum og med særlig risiko. Bransjene som er omfattet av allmenngjorte tariffavtaler må som et utgangspunkt anses som risikoutsatte.
Gjør en analyse av leverandørregisteret
Gjennomgå leverandørregisteret med utgangspunkt i ambisjonsnivået: Hvor mange leverandører har dere definert blant det største og/eller i risikoutsatte bransjer? Dersom dere har leverandører med spesielle indikasjoner bør de uansett prioriteres. Er bransjen for eksempel tradisjonelt risikoutsatt, bør et større antall leverandører kontrolleres. Deres tidligere erfaringer med leverandøren kan også ha betydning.
Vurder dernest hvordan den gruppen dere står igjen med er mulig å kontrollere med de ressursene dere har tilgjengelig.
Innhent egenrapportering fra de utvalgte leverandørene
Be leverandørene selv svare på sentrale spørsmål, som for eksempel om de følger noen tariffavtale, om de benytter innleid arbeidskraft, hvordan arbeidstiden registreres eller om de har egne avtaler om arbeidstid.
Det finnes gode maler for slik egenrapportering, for eksempel på anskaffelser.no. Malen kan benyttes som den er, men vår erfaring er at det ofte kan være nyttig med noe tilpasning, avhengig av virksomhet, bransje mv.
Vurder svarene og om det er behov for videre oppfølging
Er svarene komplette, tilfredsstillende og troverdige? Disse vurderingene kan kreve noe opplæring, trening og samtrening. Med «samtrening» mener vi at de som gjennomfører vurderingene bør diskutere sammen og sikre at det benyttes et sett av felles vurderingskriterier, slik at vurderingen ikke blir avhengig av den enkeltes subjektive vurdering og erfaring.
Forhåpentligvis svarer de fleste leverandørene tilfredsstillende og troverdig. Dersom svarene er overbevisende og stemmer med egne observasjoner og erfaringer med leverandøren, bør dette kunne være tilstrekkelig. Det bør dog uansett vurderes å følge opp med nye typer egenevaluering på periodisk basis, samt å gjøre observasjoner og uformelle stikkprøver som betrygger at egenrapporteringen gir et korrekt bilde.
Dersom svarene eller etterfølgende observasjoner ikke er fullt ut overbevisende, må det gjennomføres kontroller av et utvalg ansatte hos leverandøren. Å ikke gjøre noe i en slik situasjon, vil ikke være forsvarlig og i strid med kravene.
Innholdet i kontrollen må vurderes konkret, og kan omfatte alt fra å be om ytterligere avklaring og dokumentasjon, til å varsle Arbeidstilsynet og i de groveste tilfellene politiet.
Benytt en rådgiver som sparringspartner
Reglene om lønns- og arbeidsvilkår er i en del situasjoner ganske komplekse. Mange setter bort slike kontroller til rådgivningsmiljøer. Dette kan være betryggende og effektivt. Vi anbefaler at dere uansett utvikler kompetanse internt, men at rådgivere kan benyttes i opplæringen og til å avklare spesielle problemstillinger. Enkelte spørsmål må også forventes å være så komplekse at rådgiver også vil forhøre seg med en jurist.
Spørsmål eller ønsker du bistand rundt dette? Ta kontakt med oss eller ditt lokale BDO-kontor.
[1] Per september 2021 er det allmenngjorte tariffavtaler for følgende bransjer: Bygg, renhold, overnatting, servering og catering, skips- og verftsindustrien, jordbruk og gartnerier, fiskeindustribedrifter, elektro, godstransport på vei, og persontransport med turbil.