Blogg:

Factoring – hvordan dokumentere og bokføre salg?

21. juni 2021

Jan Terje Kaaby , Senior Manager - Fagavdelingen |

Illustrasjonsbilde av en dame

Overlater du til factoringselskaper, som f.eks. Klarna, å kreve inn betaling fra kundene dine? Da må du likevel sørge for at salgsinntektene dine blir dokumentert med fakturaer og blir bokført både i hovedboken og kundereskontroen.

 

Hva er factoring?

Factoring er finansiering på et foretaks kundefordringer. Factoring innebærer at fakturaer som foretaket utsteder til sine kunder sendes til factoringselskapet, som umiddelbart utbetaler typisk 80-90 % av beløpet til foretaket. Kunden skal betale til factoringselskapet, som deretter overfører restbeløpet til foretaket med fradrag for sine gebyrer mv. Factoringselskapet sørger for at fakturaene blir betalt til rett tid, sender purringer mv. Ved fakturakjøp utbetales hele verdien av fakturaen med en gang, med fradrag for gebyrer mv. Den som kjøper fakturaen overtar dermed hele kredittrisikoen hvis kunden ikke betaler.

 

Faktureringen kan settes bort til factoringselskapet

I tillegg til factoring, velger en del foretak å sette bort jobben med å utstede fakturaene til factoringselskapet. Factoringselskapet administrerer dermed hele fakturerings- og innkrevingsprosessen, i tillegg til å finansiere hele eller deler av kundefordringene.

 

Kredittsalg skal alltid dokumenteres med fakturaer

Alle kredittsalg skal i regnskapet dokumenteres med utstedte fakturaer til kundene. Fakturaene skal være utstedt i foretakets navn og for øvrig ha det innholdet som bokføringsreglene krever, herunder kjøpers fulle navn sammen med kjøpers adresse eller organisasjonsnummer. Dette gjelder selv om foretaket har satt bort jobben med å utstede fakturaene til factoringselskapet.

Det er ikke tilstrekkelig å dokumentere salgsinntektene for eksempel med omsetningsrapporter fra factoringselskapet.

 

Kredittsalg skal alltid føres i kundereskontroen

Selv om factoringselskapet både administrerer hele fakturerings- og innkrevingsprosessen og finansierer hele eller deler av kundefordringene, skal kredittsalgene bokføres i regnskapssystemet på samme måte som om det ikke var noe factoringselskap inne i bildet.

Med utstedte fakturaer til kundene som bilag, bokføres inntektene til kredit på en salgsinntektskonto i resultatregnskapet, med kundens konto i kundereskontroen som motpost. Det er ikke anledning til å bokføre direkte mot en bankkonto eller som en fordring på factoringselskapet. Factoringselskapet har ikke kjøpt varer eller tjenester fra foretaket.

I utgangspunktet skal hver kunde ha sin egen konto i kundereskontroen. En felles kundekonto kan kun benyttes for såkalt tilfeldige salg, men det kreves da bruk av identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Det er ikke anledning til å bokføre flere transaksjoner samlet i kundereskontroen – hver enkelt utgående faktura må bokføres separat.

 

Factoringselskapet kan føre kundereskontroen

I prinsippet er det ingenting i veien for at factoringselskapet kan ta på seg å føre kundereskontroen for foretaket.

I så fall må foretaket passe på at avtalen med factoringselskapet omfatter bokføring av en fullstendig kundereskontro i samsvar med bokføringsregelverket. De transaksjonsoversiktene mv. som et factoringselskap ellers utarbeider, tilfredsstiller ikke nødvendigvis kravene til kundereskontro.

Foretaket må for hver bokføringsperiode se til at totalsaldoen i kundereskontroen stemmer med kundefordringene i hovedboken.

 

Oppbevaring av fakturaer og kundereskontroer

Både utstedte fakturaer til kundene og kundereskontroen skal oppbevares som en del av foretakets regnskapsmateriale. Utgangspunktet er at slik oppbevaring skal skje i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt, på en betryggende sikret måte.

I tillegg skal kundereskontroen holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt og på forespørsel kunne gjengis i standardformatet SAF-T Regnskap.

På samme måte som fakturering og føring av kundereskontro, kan oppbevaring mv. settes bort til factoringselskapet. I så fall blir det igjen svært viktig at avtalen med factoringselskapet er tydelig på at factoringselskapet påtar seg å sørge for oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet i samsvar med bokføringsregelverket.

 

Foretaket selv har alltid ansvaret for fakturering og kundereskontro

Selv om fakturering av kunder, innkreving av betalinger, føring av kundereskontro og/eller oppbevaring av regnskapsmateriale settes bort til factoringselskapet, har foretaket selv det fulle og hele ansvaret for at bokføringsregelverket etterleves.

Ved revisjon, bokettersyn og annen kontroll av foretaket, kan ikke foretaket skylde på factoringselskapet hvis det avdekkes mangler i dokumentasjon, bokføring og/eller oppbevaring.

 

Trenger du hjelp med fakturering og bokføring ved bruk av factoring?

BDO tilbyr regnskapstjenester som sørger for at foretaket overholder reglene for fakturering, bokføring og oppbevaring, også når foretaket benytter et factoringselskap.

 

Les også:

Hvordan bokføre salg som betales med Vipps, bonuspoeng og andre moderne metoder?

Salg på nett – Hvordan dokumentere og bokføre?