Blogg:

Kontantsalg – unntak fra krav om kassasystem

15. april 2021

Jan Terje Kaaby , Senior Manager - Fagavdelingen |

Kolleager på kontoret

 

De fleste er kjent med at kontantsalg som hovedregel må registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring. Det ser imidlertid ut til å herske større tvil om hvilke unntak som finnes og hvordan disse skal forstås. Dette gjør jeg nærmere rede for i denne artikkelen.

 

Innhold

 

 

 

Kontantsalgsreglene gjelder kun for bokføringspliktige

Bokføringsloven og bokføringsforskriften[1] gjelder kun for bokføringspliktige.[2] Dette omfatter:

  • Regnskapspliktige foretak.[3]
  • Virksomheter med plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt.[4]
  • Virksomheter med plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift.[5]
  • Virksomheter som er pålagt bokføringsplikt av Skattekontoret eller Oljeskattekontoret.

Personer og virksomheter som ikke er bokføringspliktige, behøver dermed ikke å forholde seg til reglene om registrering og dokumentasjon av kontantsalg, med mindre det følger av annen lovgivning at disse reglene likevel skal gjelde.

 

Hva er kontantsalg?

Kontantsalg er definert som salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel.[6]

Kontantsalg er etter dette salg hvor det er samtidighet mellom levering og oppgjør. Det skjer ingen forskuddsbetaling fra kjøper til selger og selger innvilger ingen kreditt til kjøper. Det oppstår med andre ord ingen mellomværender mellom partene.

 

Betalingsmiddel er irrelevant

Enkelte har latt seg forlede av formuleringen «ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel», til å tro at kun salg hvor betalingen skjer med debetkort, kredittkort, faktureringskort, sedler eller mynter kan være kontantsalg.

Kontanter er imidlertid definert som «andre betalingsmidler enn betalingskort», og omfatter dermed for eksempel betaling med Vipps, Stripe, PayPal, Klarna, smartklokker, mobiltelefoner, kryptovaluta, påfylte kundekort, gavekort, tilgodelapper, returlapper og bonuspoeng.[7] Dette er nærmere omtalt i min artikkel Bokføringsloven i en digital verden – del II: Salg med nye betalingsformer (Revisjon og Regnskap nr. 4 2020).

 

Ikke internettsalg og oppkrav

For å gjøre forvirringen komplett, er to typer salg unntatt fra definisjonen av kontantsalg selv om kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering:[8]

  • Salg over internett.
  • Salg ved oppkrav.

Slike salg må alltid dokumenteres med kontantfakturaer utstedt i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1. Reglene for salg over internett har jeg skrevet om i artikkelen Bokføringsloven i en digital verden – del I: Internettsalg (Revisjon og Regnskap nr. 3 2020).

 

Kort om hovedregelen – krav om kassasystem

Den klare hovedregelen er at bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av et kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemloven og kassasystemforskriften.[9] Disse reglene er ikke tema for denne artikkelen og omtales ikke nærmere. Reglene er imidlertid utdypende beskrevet i andre artikler i Revisjon og Regnskap.[10]

Når jeg i det videre skal gjøre rede for unntaksreglene, er det imidlertid viktig å huske at hvis ingen unntak kommer til anvendelse, står den bokføringspliktige igjen med kun én mulighet. Kontantsalg må i så fall registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring. Den tidligere adgangen til å benytte såkalte «andre likeverdige systemer» opphørte fra og med 2019.

 

Adgangen til å gjøre unntak fra kravet om kassasystem

Finansdepartementet kan i forskrift fastsette unntak fra krav til bruk av kassasystem mv.[11] Slike unntak er gitt på tre forskjellige måter:

  • Generelle unntak for enkelte typer kontantsalg.[12]
  • Særskilte unntak for enkelte næringer og bransjer.[13]
  • Adgang til å gi dispensasjon i særlige tilfeller.[14]

I det videre tar jeg for meg hver av disse typene unntak fra krav om kassasystem mv.

 

Ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G

For bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp (3G) i løpet av et regnskapsår, gjelder ikke kravene om bruk av kassasystem mv.[15]

Begge kriteriene må være oppfylt for at unntaket skal komme til anvendelse:

  • Det aktuelle kontantsalget må være ambulerende eller sporadisk.
  • Det aktuelle kontantsalget må ikke overstige 3G i løpet av et regnskapsår.

 

Ambulerende = ikke salg fra fast tilrettelagt utsalgssted

Ambulerende kontantsalg defineres som kontantsalg som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted.[16] Dette vil typisk omfatte omreisende og oppsøkende salg. Om kontantsalget kan karakteriseres som ambulerende, må avgjøres etter en konkret vurdering, hvor det blant annet legges vekt på om det drives salg fra egne lokaler, omfanget av salget på de forskjellige stedene mv.[17]

Eksempler på ambulerende kontantsalg kan være:

  • Salg av frukt og bær langs veien om sommeren.
  • Salg på messer og lignende.
  • Salg av fisk fra båt.
  • Salg fra bil mv. (for eksempel fiskebil og isbil).
  • Kunstneres salg fra andre utstillinger enn salg fra eget galleri eller egen butikk.
  • Salg av juletrær (kan være både ambulerende og sporadisk kontantsalg, jf. nedenfor).
  • Oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende.
  • En fotpleier som driver virksomhet fra fast tilrettelagt utsalgssted fire dager i uken (ikke ambulerende), men én dag i uken foretar behandling på forskjellige aldershjem (ambulerende).
  • En fysioterapeut som reiser rundt og behandler pasienter i deres privatboliger.

Følgende er eksempler på kontantsalg som ikke anses som ambulerende:

  • Salg fra fast leid torgplass over tid.
  • Salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende fra faste boder mv.
  • En fotpleier som driver virksomhet fra sin klinikk i hjemstedskommunen tre dager i uken og fra sin klinikk i nabokommunen to dager i uken (to faste utsalgssteder).
  • En fysioterapeut som driver virksomhet fra sitt eget forretningssted tre dager i uken og fra en kommunal institusjon to dager i uken (to faste utsalgssteder).

 

Sporadisk = virksomheten har vanligvis annet salg enn kontantsalg

Sporadisk kontantsalg er knyttet til at virksomheten som hovedregel har en annen type salg, men unntaksvis mottar betaling kontant.[18] Hvis antall kontantsalg er svært lavt i forhold til totalt antall salgstransaksjoner, vil kontantsalget også kunne anses som sporadisk selv om kontantsalget skjer oftere enn det som etter ordinær språkbruk anses som unntaksvis. Det samme gjelder hvis antall kontantsalg i seg selv er så lavt at det er naturlig å anse salget som sporadisk.

Eksempler på sporadisk kontantsalg kan være:

  • En eggprodusent som i hovedsak selger egg til Nortura, men som unntaksvis selger egg til privatpersoner mot kontant betaling direkte fra gården.
  • En håndverker som fakturerer sine ytelser, men som unntaksvis foretar et rent varesalg mot kontant betaling.
  • Bondens salg på torget seks lørdager i året.
  • Salg av juletrær (kan være både ambulerende og sporadisk kontantsalg, jf. ovenfor).
  • En spesialist innen psykologi som i gjennomsnitt har fire kontantsalg per måned og hvor kontantsalget utgjør en liten andel av det totale salget.
  • Kontant oppgjør ved realisasjon av eiendeler fra et konkursbo.

Følgende er eksempler på kontantsalg som ikke anses som sporadisk:

  • En eggprodusent som oppretter en gårdsbutikk hvor det selges regelmessig til privatkunder.
  • Bondens regelmessige salg på torget over en lengre tidsperiode, for eksempel en hel bærsesong.

 

Hvordan skal grensen på 3G forstås?

Tre ganger folketrygdens grunnbeløp (3G) utgjør fra 01.05.20 kr. 304 053.[19] Beløpsgrensen gjelder for salgsinntekt eksklusive merverdiavgift.

Hvis et foretak har både ambulerende og sporadisk kontantsalg, gjelder grensen på 3G for disse til sammen. Hvis foretaket i tillegg også har kontantsalg som ikke er ambulerende eller sporadisk, skal dette ikke medregnes.[20]

Plikten til å benytte kassasystem etter hovedreglene inntrer så snart beløpsgrensen overskrides.

 

Tre mulige dokumentasjonsformer

Bokføringsforskriften har en uttømmende opplisting av tre alternative måter å dokumentere ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G, hvis den bokføringspliktige ikke ønsker å benytte et kassasystem med produkterklæring:[21]

  1. Fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert.
  2. Ved gjenpart av daterte, forhåndsnummererte salgsbilag, for eksempel ved bruk av en kvitteringsblokk.[22]
  3. Ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter (kun relevant for varesalg).

Andre alternative dokumentasjonsformer kan ikke benyttes, for eksempel kontantfakturaer, elektroniske salgsrapporter fra apper, rapporter fra betalingsløsninger eller registrering på kassasystemer uten produkterklæring.

I noen tilfeller kan imidlertid andre unntak komme til anvendelse, for eksempel ved oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende og for enkelte typer kontantsalg i bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner. Dette kommer jeg tilbake til senere i artikkelen.

 

Ordinære krav til salgsdokumentasjonen

Ved bruk av innbundet bok eller daterte, forhåndsnummererte salgsbilag er det ikke stilt særskilte krav til innhold. Det må derfor antas at de generelle kravene til innhold i salgsdokumenter ved kontantsalg gjelder, så langt de passer:[23]

  • Det ville være lite praktisk å kreve at klokkeslett skal fremgå for hvert enkelt salg.
  • Unntaket fra krav om angivelse av kjøper bør gjelde. Angivelse av kjøper er dermed kun nødvendig i de tilfeller hvor salget skal bokføres i kundespesifikasjonen.[24] I slike tilfeller må kjøper kreve kvittering for å kunne dokumentere kjøpet i sitt eget regnskap (jf. nedenfor).[25]

  • Krav til innhold i salgskvitteringer som følger av kassasystemreglene, er ikke relevante for kontantsalg som ikke registreres i et kassasystem.[26]

  • Ved realisasjon av eiendeler fra et konkursbo som ikke er næringsdrivende, gjelder et eget unntak fra plikten til å nummerere salgsbilagene.[27]

Utstedelse av salgsdokumentasjonen skal i slike tilfeller skje når varen eller tjenesten leveres og betaling mottas. Det er ikke anledning til å utsette utarbeidelsen av salgsdokumentasjonen til et senere tidspunkt.

Hvis ambulerende eller sporadisk varesalg inntil 3G dokumenteres med en oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter, følger kravene til innhold av ordlyden i bestemmelsen. Dokumentasjonen skal være nettopp en oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter, og trenger ikke ha annet innhold. Oppstillingen skal imidlertid være datert og signert (på papir eller elektronisk).[28] Dokumentasjonen skal utarbeides daglig, slik at det kan gjennomføres dagsoppgjør (jf. nedenfor).

 

Kjøper skal kunne få kvittering

Selger må alltid kunne skrive ut kvittering når kjøper ber om det.[29] Dette gjelder uavhengig av om kjøper er en annen bokføringspliktig eller for eksempel en privatperson. Kjøper behøver ikke å begrunne behovet for kvittering.

Selger må derfor alltid ha med seg en kvitteringsblokk eller lignende ved ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G.

 

Husk dagsoppgjøret!

Selv om ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G dokumenteres etter unntaksreglene, må det gjennomføres dagsoppgjør.[30]

Det skal foretas daglig opptelling av kassabeholdningen, som avstemmes mot salgsdokumentasjonen. Ved elektronisk betaling er det naturlig å avstemme salgsdokumentasjonen mot rapporter fra betalingsløsningen(e). Dagsoppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen (ikke krav om signatur). Eventuelle differanser skal forklares.

 

Kontantsalg som ikke overstiger kr. 50 000

For bokføringspliktige med kontantsalg som ikke overstiger kr. 50 000 eksklusive merverdiavgift i løpet av et regnskapsår, gjelder ikke kravene om bruk av kassasystem mv.[31]

Dette unntaket er ikke betinget av at kontantsalget er ambulerende eller sporadisk. Unntaket gjelder generelt for bokføringspliktige som driver kontantsalg av begrenset omfang.

Plikten til å benytte kassasystem etter hovedreglene inntrer så snart beløpsgrensen overskrides.

 

Kun kontantsalg fra fast forretningssted omfattes

Grensen på kr. 50 000 skal vurderes kun for kontantsalg fra fast forretningssted. Kontantsalg der andre unntak kommer til anvendelse, for eksempel ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G og salg fra automater og andre ubetjente salgssteder, skal dermed ikke medregnes.[32]

Beløpsgrensen sammenfaller med grensen for registrering i Merverdiavgiftsregisteret og grensen for plikt til å levere næringsoppgave.[33] Særlig nystartede virksomheter antas å kunne ha nytte av unntaket.

Samme dokumentasjon som ambulerende/sporadisk kontantsalg

Reglene for dokumentasjon av ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G gjelder på samme måte for kontantsalg som ikke overstiger kr. 50 000. Dette betyr at slikt kontantsalg kan dokumenteres på en av tre måter, at det skal kunne skrives kvittering til kjøper og at det må gjennomføres dagsoppgjør.

 

Kontantfakturering som alternativ til kassasystem

Kontantsalg kreves ikke registrert i et kassasystem dersom den bokføringspliktige utsteder salgsdokument (kontantfaktura) i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1.[34]

 

Skattedirektoratet begrenser adgangen til kontantfakturering

Ordlyden i bestemmelsen antyder at alle bokføringspliktige kan velge kontantfakturering som alternativ til kassasystem, uavhengig av beløpsgrenser, salgsformer, næringer og bransjer. I en prinsipputtalelse om bruk av kontantfaktura som alternativ til kassasystem (07.01.19), begrenser imidlertid Skattedirektoratet adgangen til kontantfakturering vesentlig.

Ifølge Skattedirektoratet omfatter kontantfakturaunntaket ikke virksomheter som driver regulær detaljhandel eller tjenesteyting, men som likevel innretter seg med en løsning som krever registrering av personopplysninger ved kontantsalg.

Skattedirektoratet legger til grunn at kontantfakturaunntaket kun gjelder for virksomheter som normalt benytter fakturaløsninger hvor identifisering av kjøper er en nødvendig del av prosessen for å kunne levere en vare eller yte en tjeneste. Eksempler på dette kan være:

  • Virksomheter med løsninger som håndterer pasientopplysninger og som utsteder kontantfaktura på navngitt kjøper i den forbindelse.
  • Virksomheter med integrerte ordre-/fakturasystemer, hvor gjester registreres ved bestilling av rom, passasjerer ved bestilling av lufttransport eller lignende.
  • Bilforhandlere som innhenter informasjon om kjøpere for å kunne registrere bilene i Motorvognregisteret.

Skattedirektoratet legger videre til grunn at kontantfakturaer også kan benyttes når virksomheter som nevnt sporadisk omsetter andre typer varer eller tjenester, for eksempel en tannleges salg av tannkrem.

Ved delt virksomhetet, må det ifølge Skattedirektoratet benyttes et kassasystem for den delen av virksomheten som driver regulær detaljhandel eller tjenesteyting. Eksempler:

  • Et hotell med en egen restaurant eller en bar i resepsjonsområdet kan kontantfakturere overnattingstjenestene, men må benytte kassasystem for serveringsstedet.
  • Ved kontantsalg om bord på et fly eller et annet transportmiddel kan transporttjenesten kontantfaktureres, men ikke kontantsalget om bord.
  • En bilforhandler med eget bilverksted kan kontantfakturere bilsalg, men ikke kontantsalg av verkstedtjenester, bilpleietjenester, bildeler og bilrekvisita.

 

Holder begrensningene vann?

Både Revisorforeningen og Regnskap Norge mener at Skattedirektoratet går lenger i å begrense adgangen til kontantfakturering enn hva ordlyden i bestemmelsen og forarbeidene gir anledning til. Begge foreningene sendte 14.01.19 hvert sitt brev til Finansdepartementet, hvor de ba departementet om å avvise begrensningene i Skattedirektoratets prinsipputtalelse og bekrefte at kontantfakturaunntaket skal gjelde generelt.

Finansdepartementet hadde ennå ikke besvart henvendelsene når denne artikkelen ble skrevet, men har signalisert at det vil komme en avklaring om adgangen til kontantfakturering.

 

Samme innhold som i andre fakturaer

Henvisningen til reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1, innebærer at kontantfakturaer skal ha samme innhold som andre fakturaer. Dette betyr også at tilleggene og unntakene som gjelder for kontantsalg som registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem[35], ikke gjelder ved kontantfakturering.

Alle kontantfakturaer må blant annet angi kjøpers fulle (foretaks)navn, samt enten kjøpers (foretaks)adresse eller organisasjonsnummer. Det er ikke anledning til å unnlate å angi kjøper, for eksempel ved å bruke betegnelser som «kontantkunde».

 

Kontantfakturaer må som hovedregel ikke reskontroføres

Det er kun plikt til bokføring av kontantsalg i kundespesifikasjonen (reskontroføring) i enkelte nærmere angitte tilfeller.[36] Dette gjelder på samme måte ved kontantfakturering som ved bruk av et kassasystem.

 

Krav om dagsoppgjør også ved kontantfakturering

Også ved kontantfakturering må det gjennomføres dagsoppgjør.[37] De samme reglene gjelder som ved ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G, jf. ovenfor.

 

Oppsøkende salg til publikum

Ved oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende, kan daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassasystemet.[38]

 

Ikke et fullstendig unntak fra kravet om kassasystem

Dette er ikke et unntak fra plikten til å bruke et kassasystem med produkterklæring, kun et unntak fra plikten til løpende registrering av hvert enkelt salg på kassasystemet.

Oppsøkende salg til publikum som ikke overstiger 3G i løpet av et regnskapsår, kan imidlertid komme innenfor unntaket for ambulerende kontantsalg, jf. ovenfor.

 

Kun salg der selger oppsøker kjøper

Unntaket er ikke begrenset til enkelte typer varer eller knyttet til beløpsgrenser. Unntaket begrenses imidlertid til den delen av salget som finner sted ved at selgerne oppsøker publikum, og ikke salg hvor publikum oppsøker selgerne (for eksempel i boder eller lignende).

 

Innhold i salgsdokumentasjonen

Dokumentasjon av oppsøkende salg til publikum skal vise ut- og innleverte varer og kontanter.[39] Dette innebærer at unntaket ikke kan anvendes ved oppsøkende salg av tjenester til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende.

Opplysningene må fremgå for hver enkelt selger og hver enkelt dag.

 

Ingen kvittering til kjøper

På det tidspunktet kjøper får levert varen og selger mottar betaling, kreves det ikke noe registrerings- og dokumentasjonssystem som gjør det mulig å skrive ut en salgskvittering til kjøper.

Hvis det ikke utstedes kvittering, kan eventuelle bokføringspliktige kjøpere ikke gjøre slike kjøp med skatte- og avgiftsmessig fradragsrett.[40]

 

Dagsoppgjør med tilleggskrav

Det skal foretas dagsoppgjør hvor opptelling av kassabeholdningen avstemmes mot salgsdokumentasjonen for hver enkelt selger.[41] Endringen i kontanter skal i utgangspunktet tilsvare endringen i varer, og eventuelle differanser skal forklares. Ved elektronisk betaling er det naturlig å avstemme endringen i varebeholdningen mot rapporter fra betalingsløsningen(e).

 Dagsoppgjørene skal i slike tilfeller både telles og signeres (på papir eller elektronisk) av to personer, ikke kun av den aktuelle selgeren.[42] Dagsoppgjørene skal i tillegg dateres.

 

Salg fra automater

Salg fra automater kan for eksempel gjelde:

  • Salg av sjokolade, mineralvann, aviser, hygieneartikler og andre varer.
  • Utleie av dusjer, solsenger, parkeringsplasser og andre tjenester.

I slike tilfeller er det ikke en fysisk person til stede på salgsstedet, og det lar seg derfor ikke gjøre å etterleve kravene til fortløpende registrering på et ordinært kassasystem. Av den grunn er det gitt mulighet til å dokumentere salg fra automater på andre måter.

 

Ikke alle automater omfattes av unntaket

Unntaket fra krav om kassasystem gjelder ikke for drivstoff-, parkerings- og billettautomater.[43] Slike automater må alltid ha full kassasystemfunksjonalitet og produkterklæring. Dette begrunnes med at salg fra slike automater ofte skjer til bokføringspliktige eller deres ansatte, med behov for kjøpsdokumentasjon.

Unntaket gjelder heller ikke andre automater med funksjonalitet til å skrive salgskvittering. Dette innebærer at enhver salgsautomat som faktisk har funksjonalitet til å skrive en kvittering til kjøper, må ha full kassasystemfunksjonalitet og produkterklæring.

Plikten til faktisk å skrive ut salgskvittering for hvert salg[44] gjelder i slike tilfeller ikke hvis automaten har en funksjon som gjør det frivillig for kjøper å ta ut kvittering.[45] Hensynet til at det ikke skal være mulig å gjøre foreløpig registrering av et salg, uten at salget blir fullstendig registrert, gjør seg ikke gjeldende når salget skjer fra en automat som betjenes av kjøper. Et krav om utskrift kunne også medført at det ble skrevet ut kvitteringer som kjøperne ikke ønsket og som ble liggende rundt automatene.

For dagsoppgjør gjelder imidlertid unntaksbestemmelsene også i disse tilfellene, se nedenfor. Det er dermed ikke krav om daglige oppgjør for automater med full kassasystemfunksjonalitet og produkterklæring.

 

Salgsdokumentasjon når unntaket anvendes

Salg fra automater hvor unntaket faktisk kommer til anvendelse, kan dokumenteres med avstemming mellom opptelte kontanter og registrerte salg etter automatens telleverk, eller beregnet salg ut fra andre registrerte opplysninger i automaten (for eksempel tiden en automat har vært i bruk).[46]

Hvis automaten ikke registrerer slike opplysninger, kan salg av varer dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning (for eksempel ved påfylling av varer).

Automater som ikke har telleverk eller andre opplysninger som kan benyttes til å avstemme og dokumentere salget, og hvor salget heller ikke kan beregnes ut fra endring i varebeholdning, kan ikke benyttes av bokføringspliktige selgere.

 

Krav om dagsoppgjør når automaten oppsøkes

Unntaksreglene for dagsoppgjør gjelder både for automater med full kassasystemfunksjonalitet og for automater som omfattes av unntaket fra kassasystem.

Oppgjør, i form av opptelling av kontanter og avstemming mot salgsdokumentasjon, kan skje på det tidspunktet den bokføringspliktige oppsøker automaten.[47] Begrunnelsen for dette er at hensynet til daglig kontroll med kontantomsetningen ikke er like fremtredende som ved ordinært kontantsalg siden kontantene ikke er i omløp i perioden mellom tømmingene. Ved elektronisk betaling er det naturlig å avstemme salgsdokumentasjonen mot rapporter fra betalingsløsningen(e).

Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen (ikke krav om signatur). Eventuelle differanser skal forklares.

Det forutsettes at kassabeholdningen i automaten er tilfredsstillende sikret i tiden mellom hver tømming av automaten.[48] Hva som ligger i dette, er ikke nærmere drøftet. Det antas imidlertid å medføre en plikt til å holde kontantbeholdningen utenfor rekkevidde for uvedkommende, uten at det kan forventes helt tyverisikre løsninger.

 

Kjøpers dokumentasjon

Ved kjøp fra automater med funksjonalitet til å skrive salgskvittering, kan bokføringspliktige kjøpere få kjøpsdokumentasjon som gir grunnlag for bokføring med skatte- og avgiftsmessig fradrag.[49]

Hvis det ikke skrives ut salgskvittering fra automaten, har Skattedirektoratet understreket at bokføringspliktige kjøpere ikke kan foreta kjøp med skatte- og avgiftsmessig fradragsrett.[50]

 

Andre ubetjente salgssteder enn automater

Eksempler på salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater kan være:

  • Betaling for bruk av private veier (bompenger) eller parkeringsplasser.
  • Salg fra ubetjente ramper eller lignende langs veien (grønnsaker, frukt, bær mv.).
  • Salg av proviant på ubetjente turisthytter.

I slike tilfeller er det ikke en fysisk person til stede på salgsstedet, og det lar seg ikke gjøre å etterleve kravene til fortløpende registrering på et kassasystem. Det er derfor gjort unntak fra de ordinære kontantsalgsreglene i slike tilfeller.

Unntaket er ikke begrenset til enkelte typer varer og tjenester eller knyttet til beløpsgrenser.

 

Fire typer salgsdokumentasjon å velge mellom

Bestemmelsen inneholder en uttømmende opplisting av fire alternative dokumentasjonsformer ved salg fra andre ubetjente salgssteder enn automater:[51]

  1. Forhåndsnummererte konvolutter. Det har vært forutsatt at selgers navn og organisasjonsnummer fremgår av konvoluttene.
  2. Innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Boken forutsettes å ha rubrikker for den informasjonen som kjøper skal fylle inn for hvert salg (jf. nedenfor).
  3. Elektronisk salgsrapport som viser alle transaksjoner enkeltvis.
  4. Lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning (kun relevant ved salg av varer).

Andre alternative dokumentasjonsformer kan ikke benyttes, for eksempel kontantfakturaer, rapporter fra betalingsløsninger eller registrering på kassasystemer uten produkterklæring.

 

Forenklede krav til innhold i salgsdokumentasjonen

Kravene til innhold i salgsdokumentene ved alternativ 1 og 2 er noe enklere enn det som gjelder ved ordinært kontantsalg som registreres i et kassasystem. Det kreves kun at forhåndsnummererte konvolutter eller en innbundet bok skal angi følgende for hvert enkelt salg (fylles ut av kjøper):

  • Ytelsens art og omfang, altså hva og hvor mye som er solgt.[52]
  • Dato for salget.[53]
  • Vederlag, altså beløpet som betales.[54]

Alternativ 3, elektronisk salgsrapport, omfatter blant annet løsninger i form av apper hvor kjøperne kan finne frem til det aktuelle salgsstedet ved bruk av mobiltelefon, for så å registrere hvilke varer og tjenester som ønskes kjøpt. Systemet kan produsere elektronisk kvittering til kjøper. Systemet kan også produsere salgsrapporter til selger som har samme identifikasjon på transaksjonsnivå som kjøpers kvittering, og som viser nøyaktig hvilke varer og tjenester som er solgt, tidspunkt for salget og hvem som er kjøper.[55]

Ved alternativ 4, lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning, angir bestemmelsen også innholdet i dokumentasjonen. En slik kvantumsoversikt skal vise hvilke varer som ble lagt ut forrige gang selger oppsøkte salgsstedet og hvilke varer som er i behold ved neste besøk. Endringen i varebeholdningen danner grunnlag for avstemming mot mottatte betalinger i den samme perioden.

 

Begrenset adgang for kjøper til å få kvittering

Det er i utgangspunktet kun ved bruk av alternativ 3, elektronisk salgsrapport, at kjøper får en kvittering for det gjennomførte kjøpet.

Skattedirektoratet har understreket at dokumentasjon i form av forhåndsnummererte konvolutter, innbundet bok eller varelister ikke er å betrakte som salgsdokumenter som selger har utstedt.[56] En eventuell gjenpart til kjøper kan da heller ikke legges til grunn som kjøpsdokumentasjon med skatte- og avgiftsmessig fradragsrett.[57]

 

Krav om dagsoppgjør når salgsstedet oppsøkes

Opptelling av kontanter og avstemming mot salgsdokumentasjon kan skje på det tidspunktet den bokføringspliktige oppsøker det ubetjente salgsstedet.[58] Begrunnelsen for dette og kravene til oppgjøret er de samme som ved kontantsalg fra automater, jf. ovenfor. Ved elektronisk betaling er det også i slike tilfeller naturlig å avstemme salgsdokumentasjonen mot rapporter fra betalingsløsningen(e).

Også kravet om tilfredsstillende sikring av kassabeholdningen i tiden mellom hver tømming gjelder ved salg fra andre ubetjente salgssteder. Eksempler:

  • En postkasse med hengelås hvor kjøper slipper ned forhåndsnummererte konvolutter med kontanter.
  • En sparegris med lås ved siden av innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte.

Kontantene kan ikke ligge fritt tilgjengelig, for eksempel i et ulåst pengeskrin eller et glass.

 

Taxinæringen har egne dokumentasjonsregler

Taxinæringen har egne regler om dokumentasjon av kontantsalg:[59]

  • Både kontant- og kredittsalg skal registreres ved bruk av taksameter.[60]
  • Ved kontantsalg skal taksameteret skrive salgskvittering til kjøper for hvert salg.
  • Kontantsalget skal dokumenteres ved bruk av skiftlapper og rapport fra taksameteret som viser hver enkelt salgstransaksjon. Det stilles nærmere krav til innholdet i dokumentasjonen.
  • For hvert skift skal det foretas en avstemming hvor opptalt kassabeholdning mv. sammenholdes med kontantsalg ifølge skiftlapp.

Disse særreglene erstatter de ordinære reglene om bruk av kassasystem mv. som gjelder for andre bokføringspliktige. Bokføringspliktige i taxinæringen har dermed ikke anledning til å velge å benytte et kassasystem med produkterklæring i stedet for et taksameter.

Samferdselsdepartementet sendte 10.07.20 på høring et forslag om endringer som legger til rette for at taxinæringen kan ta i bruk andre teknologiske løsninger enn taksameter. Forslaget er fortsatt til behandling når denne artikkelen skrives.

 

Forenklinger for veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner

Kravene om kassasystem mv. gjelder ikke for følgende typer kontantsalg i bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner:[61]

  • Omsetning av varer fra enkeltstående salgsarrangementer som ikke varer mer enn fire dager og hvor det benyttes ulønnet arbeidskraft.[62]
  • Begrenset omsetning av varer fra kiosk og serveringstjenester uten skjenkeløyve i tilknytning til arrangementer eller treninger hvor det benyttes ulønnet arbeidskraft.[63]

Dette kan for eksempel være aktuelt for salg fra institusjonens/organisasjonens årlige loppemarked, julemesse eller lignende.

Formålet med unntakene er å hindre merarbeid for medlemmer, foreldre eller andre som for eksempel stiller opp i en kiosk på dugnad.

 

Unntak uten beløpsgrenser og uavhengig av annen omsetning

Det er ingen beløpsgrenser knyttet til disse unntakene. Hvis kontantsalget er betydelig og med stort transaksjonsvolum, er det antakeligvis likevel mest praktisk å benytte et kassasystem for å registrere kontantsalget.

Unntakene gjelder uavhengig av om institusjonen/organisasjonen i tillegg også har avgiftspliktig omsetning, herunder varesalg, kiosksalg eller serveringstjenester som ikke omfattes av unntakene.

 

Dagsoppgjøret er nøkkelen

Bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner kan dokumentere kontantsalg som nevnt ovenfor med dagsoppgjør og annen tilgjengelig dokumentasjon.

Det skal foretas daglig opptelling av kassabeholdningen som grunnlag for dagsoppgjøret. Dagsoppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen.

Hvis det kun mottas betaling med kontanter, og det ikke foreligger annen tilgjengelig dokumentasjon av salget i form av lister, bøker mv., kan kontantsalget dokumenteres med dagsoppgjøret alene.

Ved elektronisk betaling forutsettes det at det finnes annen tilgjengelig dokumentasjon som kan underbygge dagsoppgjøret, for eksempel rapport fra betalingsterminalen eller Vipps. Det er ikke krav om at kontantsalget skal dokumenteres med en elektronisk salgsrapport som viser transaksjonene enkeltvis, slik det er for kontantsalg fra andre ubetjente salgssteder enn automater (jf. ovenfor). Slike salgsrapporter skal imidlertid være en del av dokumentasjonen hvis de faktisk foreligger.

 

Dispensasjon er siste utvei

Hvis ingen av de forskriftsbestemte unntakene fra krav om kassasystem mv. kommer til anvendelse, kan den bokføringspliktige søke om dispensasjon.[64]

Også for bokføringspliktige i taxinæringen er det på samme måte anledning til å søke om dispensasjon fra kravet om taksameter.[65]

 

Streng dispensasjonspraksis

Hjemmelen for å dispensere fra plikten til å benytte kassasystem gjelder kun i «særlige tilfeller». Ordlyden i bestemmelsen tilsier at det skal mye til for at det innvilges dispensasjon. Det er derfor kun gitt dispensasjon i helt spesielle tilfeller hvor det er praktisk svært vanskelig å benytte kassasystem eller hvor det av andre, helt særegne grunner, bør gis dispensasjon. I tillegg er det gitt enkelte tidsbegrensede unntak, for eksempel hvis det er behov for å utvikle avanserte individuelt tilpassede elektroniske løsninger eller hvis virksomheten skal avvikles innen forholdsvis kort tid.[66]

Utgangspunktet for behandlingen av søknadene er en vurdering av om det er mulig å benytte kassasystem. Følgende har i praksis ikke blitt tillagt vekt som selvstendige argumenter for dispensasjon:

  • Kostnader ved anskaffelse av kassasystem.
  • Bruk av andre dokumentasjonsformer som gir like god sikkerhet for fullstendig og nøyaktig bokføring av kontantsalg (hensiktsmessige alternative dokumentasjonsformer er imidlertid en forutsetning for dispensasjon).
  • Vanskeligheter med å benytte kassasystem på grunn av strømtilførsel eller klimatiske forhold (det skal finnes batteridrevne kassasystemer som fungerer i sterk kulde).

 

Særlig om kontantfakturering

En bokføringspliktig som ønsker å utstede kontantfakturaer i stedet for å bruke et kassasystem med produkterklæring, men som ikke kommer inn under unntaket i bokføringsforskriften (jf. ovenfor), må søke om dispensasjon.

Bokføringspliktige i bransjer som tradisjonelt har benyttet kontantfakturaer i tillegg til at de har kredittsalg, kan i særlige tilfeller innvilges dispensasjon til kontantfakturering.[67] Eksempler er bilforhandlere med egne verksteder og forhandlere av elektroniske produkter. Unntak blir kun innvilget der det:

  • Er en kombinasjon av kredittsalg og kontantsalg, og hvor kredittsalget er betydelig.
  • Kan vises til at det er en etablert praksis i bransjen å benytte kontantfakturaer.
  • Kan vises til gode rutiner for internkontroll.

 

Søknaden må være konkret og dekkende

En søknad om dispensasjon bør inneholde følgende opplysninger:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer.
  • En begrunnelse for søknaden, herunder opplysninger om hvorfor kravene om kassasystem eller taksameter ikke kan følges.
  • Beskrivelse av varene eller tjenestene som selges.
  • Omfanget av kontantsalget, antall transaksjoner mv.
  • Beskrivelse av rutiner, herunder hvordan kontantsalget alternativt kan dokumenteres. Et eksempel på salgsdokumentasjon bør vedlegges søknaden.

Søknaden bør være så konkret som mulig og tilpasset den aktuelle virksomheten. Unødig lange og generelle avhandlinger eller beskrivelser av regelverk er ikke ønskelig.

 

Søknaden sendes til skattekontoret gjennom Altinn

Det er skattekontoret som behandler søknader om dispensasjon fra krav til kassasystem eller taksameter. Søknadene sendes som hovedregel elektronisk i Altinn ved bruk av skjema RF-1306 Kontaktskjema – Skatteetaten (næringsdrivende).

 

Riset bak speilet – overtredelsesgebyr

Urettmessig bruk av unntaksbestemmelsene anses som brudd på de særlige reglene om dokumentasjon av kontantsalg, og kan ved kontroll medføre ileggelse av overtredelsesgebyr.[68]

Overtredelsesgebyret skal utgjøre ti rettsgebyr, p.t. kr. 11 990. [69] Ved gjentatt overtredelse innen tolv måneder fra ileggelse av første overtredelsesgebyr, skal nytt overtredelsesgebyr utgjøre 20 rettsgebyr (p.t kr. 23 980).

 

Oppsummering

Bokføringspliktige må som hovedregel bruke et kassasystem med produkterklæring til å registrere og dokumentere salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering (kontantsalg). Dette gjelder uavhengig av betalingsmiddel.

Bokføringsforskriften inneholder enkelte unntak fra plikten til å bruke et kassasystem. Unntakene er imidlertid begrenset til enkelte typer salg, med beløpsgrenser eller til spesielle næringer og bransjer.

Hver enkelt unntaksbestemmelse stiller egne krav til alternativ dokumentasjon av kontantsalg. Hvis et unntak kommer til anvendelse, må den bokføringspliktige være påpasselig med å velge en alternativ dokumentasjonsform som faktisk aksepteres under det konkrete unntaket.

Bokføringspliktige bør ikke fortolke rekkevidden av unntakene for vidt eller strekke strikken for hvilke alternative dokumentasjonsformer som kan aksepteres.

En bokføringspliktig som anvender et unntak urettmessig eller på feil måte, risikerer overtredelsesgebyrer i forbindelse med bokettersyn.

Hvis en bokføringspliktig ikke kan bruke et kassasystem etter hovedregelen og heller ikke kommer inn under et av de forskriftsbestemte unntakene, er siste utvei å søke skattekontoret om dispensasjon. Dette nåløyet er imidlertid trangt.

 

Artikkelen ble først publisert i Revisjon og Regnskap nr. 3 2021. Mer informasjon om tidsskriftet Revisjon og Regnskap, som utgis av Revisorforeningen, finner du her.

Du kan lese mer om regnskapstjenester i BDO her.

 

[1] Lov 19.11.04 nr. 73 og forskrift 12.01.04 nr. 1558.

[2] Bokføringsloven § 2.

[3] Regnskapsloven (17.07.98 nr. 56) § 1-2.

[4] Skatteforvaltningsloven (27.05.16 nr. 14) § 8-2. I praksis legges det til grunn at også virksomheter med plikt til å levere selskapsmelding etter skatteforvaltningsloven § 8-9 har bokføringsplikt, men dette følger altså ikke av bokføringslovens bestemmelser.

[5] Skatteforvaltningsloven § 8-3. Bokføringsplikten gjelder imidlertid ikke for tilbydere i forenklet registreringsordning etter merverdiavgiftsloven (19.06.09 nr. 58) § 14-4 til § 14-7 som kun leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i skatteforvaltningsloven § 8-3 første ledd bokstav e.

[6] Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav a første punktum.

[7] Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav c.

[8] Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav a annet punktum.

[9] Bokføringsloven § 10 a og bokføringsforskriften delkapittel 5-3.

[10] Se særlig artikkelserien Nye krav til kassasystemer av Iversen og Tystad (Revisjon og Regnskap nr. 8 2017, 1 2018 og 2 2018), oppdatert med senere regelendringer av Iversen i artikkelen Nye krav til kassasystemer (Revisjon og Regnskap nr. 1 2019).

[11] Bokføringsloven § 10 a annet punktum.

[12] Bokføringsforskriften § 5-4-1 til § 5-4-6.

[13] Bokføringsforskriften kapittel 8.

[14] Bokføringsforskriften § 5-4-7.

[15] Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd første punktum.

[16] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 10.01.06 Unntak fra kravene om kassaapparat.

[17] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 04.01.06 Ambulerende virksomhet, felles kassaapparat.

[18] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 10.01.06 Unntak fra kravene om kassaapparat.

[19] Forskrift 04.09.20 nr. 1719 om grunnbeløp m.m. fra 1. mai 2020 mv. § 1.

[20] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 10.01.06 Unntak fra kravene om kassaapparat.

[21] Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd tredje punktum.

[22] Som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag regnes også forhåndsnummererte billetter (bokføringsforskriften § 5-4-1 annet ledd). Det skal fremgå av salgsbilaget i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det opplyses om dette.

[23] Jf. bokføringsforskriften § 5-3-12.

[24] Bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd.

[25] Bokføringsforskriften § 5-5-1 første ledd.

[26] Jf. kassasystemforskriften (18.12.15 nr. 1616) § 2-8-4.

[27] Bokføringsforskriften § 5-4-6.

[28] Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd fjerde punktum.

[29] Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd femte punktum.

[30] Bokføringsforskriften § 5-4-5 første, tredje og fjerde punktum.

[31] Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd annet punktum.

[32] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 11.11.20 Unntak for krav til kassasystem ved lavt kontantsalg.

[33] Merverdiavgiftsloven § 2-1 første ledd og skatteforvaltningsforskriften (23.11.16 nr. 1360) § 8-2-1 første ledd bokstav c.

[34] Bokføringsforskriften § 5-4-1 tredje ledd.

[35] Bokføringsforskriften § 5-3-12.

[36] Bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd.

[37] Bokføringsforskriften § 5-4-5 første, tredje og fjerde punktum.

[38] Bokføringsforskriften § 5-4-2 første punktum.

[39] Bokføringsforskriften § 5-4-2 annet punktum.

[40] Bokføringsforskriften § 5-5-1 første ledd.

[41] Bokføringsforskriften § 5-4-5 første, tredje og fjerde punktum.

[42] Bokføringsforskriften § 5-4-2 tredje punktum.

[43] Bokføringsforskriften § 5-4-3 annet ledd.

[44] Bokføringsforskriften § 5-3-5.

[45] Jf. kassasystemforskriften § 2-6 fjerde ledd.

[46] Bokføringsforskriften § 5-4-3 første ledd.

[47] Bokføringsforskriften § 5-4-5 annet til fjerde punktum.

[48] Bokføringsforskriften § 5-4-5 annet til fjerde punktum.

[49] Bokføringsforskriften § 5-5-1 første ledd.

[50] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 26.01.06 Utleie av solsenger – kontantautomater.

[51] Bokføringsforskriften § 5-4-4, se også Skattedirektoratets prinsipputtalelse 14.03.06 Kontantsalg fra ubetjente salgssteder.

[52] Jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 første ledd nr. 3.

[53] Jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 første ledd nr. 1.

[54] Jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 første ledd nr. 5.

[55] Høringsnotat – endringer i bokføringsforskriften (Skattedirektoratet, 12.04.18) punkt 2.4.2.2.

[56] Skattedirektoratets prinsipputtalelse 14.03.06 Kontantsalg fra ubetjente salgssteder.

[57] Bokføringsforskriften § 5-5-1 første ledd.

[58] Bokføringsforskriften § 5-4-5 annet til fjerde punktum.

[59] Bokføringsforskriften delkapittel 8-2.

[60] Jf. forskrift 01.10.09 nr. 1226 om krav til taksametre.

[61] Bokføringsforskriften § 8-11-3.

[62] Unntatt fra merverdiavgiftsloven etter dennes § 3-12 første ledd bokstav e, se også merverdiavgiftsforskriften (15.12.09 nr. 1540) § 3-12-5.

[63] Unntatt fra merverdiavgiftsloven etter dennes § 3-12 tredje ledd, se også merverdiavgiftsforskriften § 3-12-6 og § 3-12-7.

 

[64] Bokføringsforskriften § 5-4-7.

[65] Bokføringsforskriften § 8-2-6.

[66] Jf. Skattedirektoratets artikkel 23.03.17 Dispensasjon fra enkelte bestemmelser i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

[67] Høringsnotat – Endringer i bokføringsforskriften (Skattedirektoratet, 12.04.18) punkt 2.4.1.2.

[68] Skatteforvaltningsloven § 14-7 første ledd bokstav d.

[69] Skatteforvaltningsloven § 14-7 tredje ledd, jf. rettsgebyrforskriften (15.02.83 nr. 86) § 2-1.