Tilskuddsforvaltningen

Går pengene til formålet?

Ta kontakt

Hva er behovet til din virksomhet?

Vi har laget en oversikt over de ulike delene i tilskuddsforvaltningen og tips til hva du må huske på, avhengig av om du er tilskuddsmyndighet, -giver, -søker eller -mottaker.

Årlig tildeler lokale og nasjonale myndigheter, internasjonale organisasjoner og ideelle virksomheter store beløp for å støtte utviklingsaktiviteter, utdannelse, helsetjenester, kultur, mangfold, frivillighet, idrett mv. for å motvirke fattigdom, øke livskvaliteten, stimulere til økonomisk aktivitet og ikke minst gjennomføre villet politikk. Tiltakene som er iverksatt som følge av koronapandemien er bare et eksempel på en situasjon som har krevet et helt unikt behov for økonomisk tilskudd til bedrifter, kultursektoren, idretten og andre ideelle og frivillige virksomheter, samt privatpersoner.

Ved å bevege deg rundt i sirkelen i bildet nedenfor og klikke på hvert steg (nummer) vil du få oversikt og tips om hva du må huske på, om du er tilskuddsmyndighet, -giver, -søker eller -mottaker.

Figuren vil også vise deg hvordan BDO kan hjelpe med å bidra til trygge valg for myndigheter, givere, søkere og mottakere, ved å dele vår innsikt i å utrede, etablere, veilede, rådgi, utføre kontroller og tilsyn i tilskuddsprosesser, slik vi har gjort for myndigheter, donorer og en rekke private, ideelle og samfunnsnyttige virksomheter nasjonalt og internasjonalt.

Oppsummert vil en god tilskuddsforvaltning bidra til:

  • oppfyllelse av politiske, kommersielle eller ideelle formål
  • at ordningen faktisk gir ønsket effekt
  • at ordningen dekker relevant behov
  • at ordningen er i tråd med statsstøtteregelverket
  • at pengene tildeles kvalifiserte mottakere
  • at pengene faktiske benyttes i tråd med formålet

Tilskuddsforvaltningsirkelen

Vi har laget en oversikt over de ulike delene i tilskuddsforvaltningen og tips til hva du må huske på, avhengig av om du er tilskuddsmyndighet, -giver, -søker eller -mottaker.  

Illustrasjon


Tilskuddsgivers/-forvalters oppgaver:

Tilskuddsgiver/-forvalter må utforme og stressteste ordningen for å sikre at ordningen treffer formålet på en best mulig måte. Eksempelvis utforme forskrift, retningslinjer og tildelingskriterier.


Hvordan BDO kan bistå:

  • Utrede og dokumenterer behovet
  • Analyse av forventede effekter
  • Utlede relevante tildelingskriterier
  • Bistå med utforming av lovgivning og forskrifter
  • Bistå i søknad om forhåndsgodkjenning fra ESA om nødvendig
  • Evaluere fordelingskriteriene
  • Second opinion eller kvalitetssikring
  • Nullpunktsmåling for evaluering av ordningens formål og konsekvenser

Tilskuddsgivers/-forvalters oppgaver:

Tilskuddsgiver/-forvalter må sikre at tilskudd tildeles mottakere med relevante behov og at det oppnås ønsket aktivitet. Dette innebærer å etablere retningslinjer, veiledning, rutiner og systemer for tildeling og oppfølging. Tilskuddsgiver/-forvalter må også etablere en kommunikasjonsplan som tiltrekker målgruppen og sikrer åpenhet om ordningen.


Hvordan BDO kan bistå:

  • Utforme søknadsprosedyre og retningslinjer for tildeling
  • Utforme veiledningsmateriell
  • Utforme retningslinjer og dokumentasjonsmaler for organ som beslutter tildelingene
  • Bistå i kvalifikasjonsvurderingen av søknadene, herunder kvalitetssikre dokumentasjonen
  • Bistå i klagebehandling og eventuelle ankesaker
  • Utforme kontrollordning
  • Utforme tilsynsordning, herunder metode, sjekkliste og verktøy
  • Second opinion eller kvalitetssikring

Tilskuddsgivers/-forvalters oppgaver:

Tilskuddsmottaker må dokumentere sitt behov og oppfyllelse av tildelingskriteriene. Tilskuddsmottaker må utforme og dokumentere en effektiv internkontroll som er egnet til å sikre at tilskuddet benyttes i tråd med formålet.


Hvordan BDO kan bistå:

  • Bistå med utforming og dokumentasjon av søknaden
  • Utforme rutiner og systemtilpasninger som sikrer god internkontroll for bruken av tilskuddet
  • Bistå med utforming eller tilpasning av rapporteringsløsning
  • Kvalitetssikre dokumentasjonen av internkontrollen
  • Bistå i klagebehandling 
  • Bistand med riktig og optimal mva-håndtering
  • Hvis BDO er virksomhetens revisor; kontrollere og bekrefte iht. ordningens krav for dokumentasjon fra revisor

Tilskuddsmottakers oppgaver:

Tilskuddsmottaker må rapportere at tilskuddet benyttes i tråd med kriteriene for tilskuddet, herunder at de planlagte aktivitetene er gjennomført. Tilskuddsmottaker må dokumentere god intern kontroll , herunder at rutiner og systemer kan dokumentere hva pengene er benyttet til og at pengene ikke er benyttet til annet enn tilskuddets formål.


Hvordan BDO kan bistå:

  • Kvalitetssikre dokumentasjonen for rapporteringen og internkontrollen
  • Bistå med oppfølging av aktivitetene, herunder risikovurdering, fremdriftsvurdering, avviksvurdering og oppfølging av måltall (KPIer)
  • Bistå i utforming av rapporteringen
  • Kontroll av ressursbruken og utbetalinger
  • Bistand med riktig og optimal mva-håndtering
  • Bistå med dokumentasjon hvis oppfølgingsspørsmål fra tilskuddsforvalter
  • Hvis BDO er virksomhetens revisor;  kontrollere og bekrefte iht. ordningens krav for dokumentasjon fra revisor

Tilskuddsgivers/-forvalters oppgaver:

Tilskuddsgiver/-forvalter må innhente og kontrollere rapport for gjennomførte aktiviteter og bruk av tilskuddet. Formålet er å sikre at tilskuddet faktisk er benyttet i tråd med tildelingskriteriene og tilskuddets formål. Tilskuddsgiver/-forvalter skal også gjennomføre tilsyn eller andre utvalgte kontrollhandlinger i tråd med deres egen risikovurdering for å forhindre og avsløre eventuelt misbruk eller annen bruk i strid med formålet med tilskuddsordningen.


Hvordan BDO kan bistå:

  • Second opinion eller kvalitetssikring av risikovurderingen for at midler er brukt i strid med formålet
  • Bistå med å avklare behov for tilsyn og andre kontrollhandlinger 
  • Utforme effektive tilsyns- og kontrollrutiner
  • Bistå med tilsyn
  • Evaluere dokumentasjonen fra kontrollhandlingene
  • Ved mistanke om misligheter; gjennomføre gransking
  • Bistå  i klagesaker og eventuelle rettssaker trial

Tilskuddsgivers/-forvalters oppgaver:

Tilskuddsgiver/-forvalter bør gjennomføre en evaluering av hvorvidt de politiske målene med tilskuddsordningen er oppfylt ; at tilskuddsordningen har hatt den ønskede effekten og om det er nødvendig å gjennomføre korreksjoner for videreføring av ordningen.


Hvordan BDO kan bistå:

  • Gjennomføre en utredning av tilskuddsordningens måloppfyllelse og effektivitet
  • Anbefale justeringer til ordningen, herunder f.eks. i organisering av ordningen, tildelingskriterier, retningslinjer, veiledningsmateriell, maler eller verktøy 
  • Utredning, analyse og strategisk rådgivning knyttet til alternative ordninger, reguleringsmodeller mv. til å videreføre dagens tilskuddsordning

Kontaktpersoner:

Kontakt oss

Har du spørsmål eller ønsker du en uforpliktende samtale med en av oss? Ta kontakt ved å fylle ut skjemaet under og vi kommer tilbake til deg innen kort tid.