Åpenhetsloven krever at du kartlegger risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i dine leverandørkjeder. Det kan virke som en voldsom oppgave, særlig for virksomheter som har få folk, mange leverandører og lange leverandørkjeder. Vi har fire tips for å komme i gang.
Det har ikke kommet retningslinjer som angir hvor små leverandører som må kontrolleres eller hvor langt ut i leverandørkjedene kontrollen skal gå. Derfor mener vi at det viktigste er å komme i gang med arbeidet.
Tips 1: Gjør så mye som du selv syns er rimelig, gitt din type virksomhet
Når dere har fått på plass rutiner og retningslinjer, er neste steg å kartlegge risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, hos forretningsforbindelser og i leverandørkjedene.
Omfanget av dette arbeidet skal ifølge åpenhetsloven
«stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser»
Det finnes ingen fasit for hva dette innebærer i praksis. Vi mener det viktigste er at dere har tenkt gjennom hva dere selv syns er rimelig, og at dere kan begrunne og stå for det.
Ressursene dere setter av bør også avstemmes med det ambisjonsnivået dere velger, og rutinene og retningslinjene dere fastsetter.
Tips 2: Start med en oversikt over leverandørene
De fleste regnskapssystemer kan enkelt gi en oversikt over hvilke leverandører en virksomhet har. Finn ut:
- Hvem leverandørene er
- Hvilke varer eller tjenester de leverer
- Hvilke land varene er produsert i
- Hvor mye dere kjøpte siste år eller siste 12 måneder
Tips 3: Du kan ikke følge opp alle – begynn å sortere
Målet med sorteringen er å komme frem til de leverandørkjedene som dere mener innebærer størst risiko, og dernest velge ut et antall leverandører for oppfølging som er overkommelig med den ressursinnsatsen dere har bestemt dere for. Her er en stegvis prosess dere kan følge for å komme frem til hvem dere bør følge opp:
Se bort fra de minste
I første omgang anbefaler vi å se bort fra alle små leverandører. Hvilke som skal regnes som små må hver enkelt virksomhet vurdere, og se i sammenheng med virksomhetens størrelse og art.
For mange små og mellomstore bedrifter kan det fungere å sette grensen på leverandører der du har gjort kjøp for over 100 000 kroner for den første gjennomgangen. Da vil de fleste sitte igjen med et antall leverandører som ikke er større enn at du greier å vurdere dem én for én i løpet av noen få timers arbeidsmøte med sentrale medarbeidere, gjerne med støtte fra ekstern ekspertise.
Har du så mange leverandører at dette ikke er en tilstrekkelig metode for å sitte igjen med et overkommelig antall, må du gå mer systematisk til verks, og vil sannsynligvis ha behov for ekstern hjelp. For eksempel har BDO laget en analysemodell som gjør en første grovsortering, som kan brukes som utgangspunkt.
Konsentrer dere om risikobransjer, risikovarer og de dere av egen erfaring er usikre på
Vi anbefaler at leverandørene vurderes etter fire kriterier:
- Risikobransjer. Se for eksempel Arbeidstilsynets oversikt over bransjer med fastsatt minstelønn her
- Risikovarer. Se for eksempel Direktoratet for økonomistyrings høyrisikoliste her
- Risikoland. Se for eksempel Global Rights Index her
- Egen erfaring
I tillegg til slike generelle vurderinger, tar vi selvfølgelig med virksomhetenes egen erfaring med de ulike leverandørene.
Start med de leverandørene dere har en rimelig mulighet til å påvirke
Av den gruppen leverandører som står igjen etter trinnene over, anbefaler vi å starte med de leverandørene dere har påvirkningskraft på.
Det vil ofte henge tett sammen med hvor stor kunde dere er: Selskaper som Microsoft og Apple er kanskje ikke veldig lydhøre for en kunde som kjøper et titalls PCer og mobiler i året, mens den dere leier lokaler av kanskje er mer opptatt av å beholde dere som kunde.
Finn ut hvor stor andel av leverandørens omsetning dere utgjør, for eksempel ved å finne frem leverandørens siste årsregnskap på www.proff.no.
Velg de dere tror har størst risiko av de gjenstående
Av den gruppen dere da står igjen med, anbefaler vi å velge ut et antall for oppfølging som ikke er større enn at oppfølgingen kan bli overkommelig med de ressursene dere har satt av.
Det er kanskje særlig på dette punktet dere må være forberedt på kritiske spørsmål: Noen vil nok alltid mene at dere har fulgt opp for få og for enkelt.
Husk at når dere først har satt i gang en kontroll, er det viktig å følge ballen i mål. Det kan faktisk ha dårligere effekt å starte en kontroll uten å følge opp, enn ikke å starte en kontroll i det hele tatt.
Endelig er det viktig å dokumentere alt dere gjør slik at dere om nødvendig enkelt kan finne frem hvilke aktsomhetsvurderinger som er foretatt.
Tips 4: Spør konkret om akkurat den risikoen dere er bekymret for
Når dere vet hvem som skal følge opp, må dere stille de riktige spørsmålene. Det finnes en mengde spørreskjemaer om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gratis tilgjengelig på nettet. Blant annet har staten laget en versjon, på 18 sider, med en kortversjon på 9.
Vi anbefaler ikke å bruke denne typen generelle skjemaer. Det kan virke enkelt og fristende, men:
- De er tidkrevende å besvare for leverandøren
- Svarene er tidkrevende å vurdere for dere
- De favner bredt, men kanskje ikke dypt nok om akkurat den risikoen dere er opptatt av.
Vi mener det er bedre for alle parter heller å formulere et fåtall spørsmål tilpasset det enkelte tilfellet.
Vurder om svarene gir behov for oppfølging
I mange tilfeller vil nok leverandørene kunne svare tilstrekkelig tilfredsstillende til å overbevise om at den risikoen dere var bekymret for er godt ivaretatt. I andre tilfeller er ikke svaret fullt så godt. Da må dere gå videre, for eksempel slik, i eskalerende rekkefølge:
- Spør én gang til, enda mer presist. Det vi syns er et opplagt spørsmål er ikke alltid det
- Be om dokumentasjon. Selv om dere kanskje ikke har kontraktsfestet rett til det, er det lov å spørre
- Gjennomfør inspeksjoner eller revisjoner. Da må selvfølgelig volumet på kjøpet stå i forhold til ressursinnsatsen
Siste utvei er å bytte leverandør, men da skal trinnene over være vurdert først.
Neste steg?
Til nå har temaet vært hvordan du kan komme i gang med aktsomhetsvurderinger, men dette er ikke en engangsprosess. Så hva skal neste steg være?
Her er noen muligheter:
- Gjennomgå de neste på listen fra prosessen over
- Konsentrer dere om en bransje eller vare
- Konsentrer dere om et land eller region
Vi avslutter med å gjenta det vi innledet med: Inntil vi ser noen klarere retningslinjer eller praksis, mener vi det viktigste er å ha tatt gjennomtenkte beslutninger som du kan stå for!
Les flere artikler om temaet:
Åpenhetsloven: Husk å sjekke forholdene i egen virksomhet
Slik redegjør du for aktsomhetsvurderinger
Tre tips for å komme i gang med åpenhetsloven