Økonomifunksjonen i mange norske virksomheter har et stort urealisert potensial. En rutinegjennomgang kan gjøre driften opptil tre ganger så effektiv.
Digitalisering gir stadig nye muligheter for effektivisering. Likevel preges økonomifunksjonene i de fleste norske bedrifter av manuelle, dyre og lite effektive rutiner og systemer i dag. Nye regnskapsrutiner gjør at dere bruker mindre tid på sammenstilling av rapporter, og får bedre tid til analyse- og innsiktsarbeid.
Tydeliggjør hvem som har ansvaret
Økonomiavdelingen har ofte hatt en slags sekretærfunksjon, i form av arbeid med å legge inn informasjon i ERP-systemet basert på papirlister, kommentarer på bilag, reiseregninger eller annet manuelt grunnlag fra driftsorganisasjonen. De hjelper, kontrollerer og purrer for å få inn nødvendig grunnlag. Oppgaver som faller mellom to stoler skal fanges opp, og det brukes tid på å rydde etter andre. Dette er vanlig praksis de fleste steder, men den enkelte medarbeider kunne sannsynligvis registrert timelister, reiseregninger og fakturagrunnlag langt mer effektivt. Det finnes gode og ofte mobile løsninger for det meste. Resultatet er mye tid spart og fjerning av flere mulige feilkilder.
Hva som er optimal arbeidsdeling i akkurat din bedrift vil variere, og det vil også være behov for ulike verktøy og systemer avhengig av typen virksomhet. Men et kritisk blikk på hvilke oppgaver som utføres, hvorfor, hvordan og av hvem, vil potensielt ha betydelig verdi for deg.
Ta i bruk et integrert system
Kun en av fire bedrifter benytter i dag et integrert system til ledelsesrapporteringen. Prosessen med å fremskaffe riktig styringsinformasjon er oftest manuell, og innebærer innsamling av data fra ulike excel-ark. Dette er tidskrevende arbeid, og fører ofte til at man prioriterer ferdigstilling av rapporter, fremfor å vurdere hvilken innsikt man faktisk har behov for. Hvilke rapporter er det egentlig dere trenger for å sikre god styring, og hvilke er overflødige? Hvilke nøkkeltall skal dere måle etter for å vite at dere er på rett vei? Dette er viktig spørsmål du bør stille.
Moderne, skybaserte systemer har APIer som gir oss helt nye muligheter for å knytte ulike kilder sammen uten kostnadskrevende spesialtilpasninger og integrasjonsprosjekter. Informasjon flyter sømløst mellom systemene og samles i løsninger for analyse og presentasjon som sikrer at rett person har tilgang på korrekt styringsinformasjon til ønsket tid.
Kan dere automatisere?
I Norge sendes i dag over halvparten av alle fakturaer i et helelektronisk format (EHF). I tillegg blir mulighetene for automatisk tolking av informasjonen i PDF-bilag også stadig bedre. Til og med kvitteringer for reiseutlegg kan tolkes direkte fra mobiltelefonen din, slik at dere slipper å registrere dato, beløp og utleggstype manuelt. Tid brukt på registrering av bilag og betaling er allerede kraftig redusert i mange bedrifter, gjennom gode integrasjoner med blant annet Altinn og bankene.
De teknologiske mulighetene stopper imidlertid ikke der. Ved hjelp av robot-teknologi og kunstig intelligens kan også bokføring, avstemming og de aller fleste manuelle prosesser automatiseres. Du må fortsatt vurdere om en faktura skal aksepteres, og hvilket prosjekt eller avdeling den skal belastes på, men prosessen er forenklet og kontrollmekanismene bedre. Dersom et innkjøp i forkant godkjennes i en egen modul, vil all behandling og betaling av inngående fakturaer skje automatisk dersom de samsvarer med innkjøpene. Setter du deg inn i hvilke muligheter for automatisering som er aktuelle for din bedrift, kan det være store tidsgevinster å tjene på dette.
Slik reduserer du administrasjonskostnadene kontinuerlig
Den potensielle gevinsten av å holde deg oppdatert på mulighetene for effektivisering og automatisering er stor. Du bør fokusere på hvordan økonomifunksjonen kan ta i bruk tilgjengelige hjelpemidler i arbeidet med å være en effektiv og kompetent bidragsyter for resten av bedriften. I første rekke bidrar dette til lavere administrasjonskostnader. Det i seg selv er selvsagt et pluss, men de virkelig store gevinstene er knyttet til økt innsikt og riktig styringsinformasjon. Dette kan potensielt gi utslag i alle bedriftens prosesser. Målrettet arbeid for å sikre riktig informasjon til riktig medarbeider til riktig tid kan påvirke hele organisasjonens evne til å reagere og prioritere riktig. Forbedringsarbeidet er aldri fullført, mulighetene blir stadig flere.
Slik kommer du i gang
Få bedrifter har en fullstendig oversikt over de tekniske mulighetene som er aktuelle for deres bedrift, eller erfaring med kartleggingsprosesser som sikrer mest mulig effektiv drift knyttet til økonomifunksjonen. Er du nysgjerrig og lærevillig har du sannsynligvis mye å hente, i form av både kostnadsreduksjon og tid spart. Vil du lære mer, eller ønsker hjelp til en rutinegjennomgang i din virksomhet? Våre erfarne konsulenter har lang erfaring fra denne typen prosjekter, og hjelper deg gjerne å kartlegge mulighetene i din bedrift.
Spørsmål eller ønsker du å snakke med en av våre regnskapsførere? Ta kontakt med oss her.
Du finner oss over hele Norge, blant annet i Oslo, Trondheim og Bergen. Full oversikt over våre 74 kontorer ser du her.