Våre erfaringer fra å ha bistått et stort antall kunder av ulik størrelse og i en rekke bransjer, er at mange lett går i de samme fallgruvene. Disse erfaringene samsvarer for en stor del med en undersøkelse Forbrukertilsynet publiserte før jul i fjor, etter å ha gjennomgått 500 virksomheter.
I og med at de fleste nå har kommet godt i gang, vil det i år kreves en mer detaljert beskrivelse av hvilke risikoer som er avdekket og hvordan disse følges opp.
Tips 1: Finn ut om du er omfattet av loven
Mange virksomheter som skulle ha publisert redegjørelser i fjor, gjorde det ikke. Dersom virksomheten din to år på råd har overskredet to av disse tre vilkårene, er du omfattet:
- Salgsinntekt: 70 mill. kr.
- Balansesum: 35 mill. kr.
- Gjennomsnittlig antall ansatte i 2023: 50 årsverk
Vær klar over at at selv om loven bruker begrepet «salgsinntekt» om vilkår 1 over, er det avklart at man ikke trenger å selge noe. Det avgjørende er at man tilbyr varer eller tjenester (også internt i konsern), og at omsetningen er minst 70 mill. kr. Dermed kan også ideelle virksomheter være omfattet av loven.
Dersom dette innebærer at loven gjelder deg, skal du publisere redegjørelse. Men da bør du jo ha noe å redegjøre for.
I denne bloggen får du råd om hvordan du kan komme i gang, og i denne bloggen får du hjelp til hva redegjørelsen bør inneholde.
Tips 2: Begynn med din egen virksomhet
Selv om det ikke kommer veldig tydelig frem i loven, gjelder kravet om å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold rimeligvis også forholdene i din egen virksomhet. Hvilke iboende risikoer finnes, både generelt i bransjen og spesielt hos deg, og hva gjør dere for å kartlegge og håndtere dem?
Dette kan du lese mer om i denne bloggen.
Tips 3: Gi leverandørinformasjon med verdi
Bruk skreddersøm i leverandøroppfølgingen: Ikke send omfattende og generelle spørreskjemaer til alle leverandørene dine. Det båndlegger store ressurser og har som regel liten reell verdi. Stol heller ikke for mye på å sende ut etiske krav til leverandører eller på egenerklæringsskjemaer og lignende.
Gjør en overordnet risikovurdering, for eksempel etter å ha lest denne bloggen. Deretter velger du ut de du er mest bekymret for og som du har størst påvirkning på, og sender dem noen få spørsmål om akkurat den risikoen du er opptatt av når det gjelder hver enkelt.
Still åpne spørsmål og vurder om svarene er dekkende og troverdige. Ikke spør «har du kontroll på dine ansattes arbeidstid», men heller «hvordan holder du kontroll med arbeidstiden».
I redegjørelsen om dette forventes det som hovedregel ikke at man navngir konkrete leverandører, men forsøk likevel å beskrive hvordan du har gått frem: Hvordan du valgte ut leverandører, hvordan du fulgte dem opp og hva resultatet ble.
Tips 4: Vær tydelig om hva som gjelder ulike virksomheter i konsern
De tre vilkårene for å bli omfattet av loven gjelder både på virksomhets- og konsern-nivå, og alle enheter som er omfattet skal redegjøre særskilt. Det er likevel mulig, og kanskje ryddig og oversiktlig, å redegjøre samlet for konsernet.
Dersom du velger en slik løsning, er det viktig at redegjørelsen tydelig angir hva som gjelder konsernet og hva som gjelder de ulike enhetene.
Virksomheter som ikke har redegjørelsen på sine egne nettsider, må ha tydelige lenker til hvor redegjørelsen finnes.
Tips 5: Husk at det er styret som er ansvarlig og skal signere
Det er styret som er ansvarlig for at dere etterlever loven og som skal signere redegjørelsen sammen med daglig leder.
Det innebærer at redegjørelsen må styrebehandles før fristen. Behandling uten fysisk styremøte er mulig, men gir svakere involvering og eierskap. Det er uansett full adgang til å signere redegjørelsen elektronisk.
Ta uansett et steg opp
Uansett hva du gjorde i fjor, bør målet i år være å gjøre det litt bedre.
Skrev du ikke noe i fjor, er det bedre bare å skrive at du nå har forstått at loven også gjelder deg, enn å ikke skrive noe. Skrev du mye i fjor om alt du skulle gjøre, håper vi at du med hånden på hjertet kan redegjøre for at du har gjennomført det meste.
Og uansett hvordan siste rapportering ble, skriv også noe om planene for inneværende periode.
Husk at aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven er en prosess for kontinuerlig forbedring – det minst troverdige er å skrive at alt er bra.
Du finner mer informasjon om åpenhetsloven her.