20. mars 2020
Nå blir det mulig å ha digitale møter i stedet for fysiske møter i de tilfeller hvor det tidligere var påkrevd. Regjeringen kom nemlig nylig med en pressemelding om midlertidige endringer i regelverket for avholdelse av styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og lignende.
En rekke regler legger allerede til rette for bruk av digital møtevirksomhet, men i noen tilfeller er det krav om fysiske møter. Derfor sendte BDO Advokater for kort tid siden en henvendelse til Nærings- og Fiskeridepartementet om saken hvor vi ba om departementets syn og tolkningsuttalelse. Du kan lese vårt forslag til løsning nederst i denne artikkelen.
De midlertidige reglene åpner for at styret mv. ikke må møtes fysisk selv om loven krever det, men kan gjennomføre møter digitalt. Dette gjelder for allmennaksjeselskaper (herunder ved styrets behandling av årsregnskap og årsberetning), aksjeselskaper, stiftelser og samvirkeforetak.
Se regjeringens uttalelse her.
Se uttalelse fra DnR mandag denne uken her.
Ta kontakt med oss i BDO Advokater dersom det er noe vi kan hjelpe deg med i denne sammenheng.
Vårt forslag sendt Nærings- og fiskeridepartementet:
«Det følger av allmennaksjeloven § 6-19 (1) at årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk møte. Det innebærer at mer enn halvparten av styret i utgangspunktet må sitte fysisk sammen. I forbindelse med utbruddet av koronaviruset er det et spørsmål om dette også gjelder i den unntakssituasjonen som Norge er i nå. Loven er åpenbart ikke tilpasset den situasjonen som vi nå befinner oss i. Vår oppfatning er at kravet om fysisk møte så langt det er forsvarlig skal følges, men dersom det anses uforsvarlig, utilrådelig eller skulle bli direkte ulovlig å møtes fysisk, så antar vi at force majeure regler kan legges til grunn for å tolke bestemmelsen innskrenkende i den forstand at også årsregnskap og årsberetning kan behandles av styret uten fysisk møte.
Vår oppfatning er da videre at styrets behandlingsform må skje via elektroniske medier som Skype eller Videomøte der styremedlemmene deltar samlet, har årsregnskap og årsberetning foran seg og gjennomgår dette på en like solid og kvalifisert måte som om de hadde møttes fysisk. Det er da etter vårt syn særlig viktig at styret protokollfører at styret finner denne behandlingsformen like betryggende som om de hadde hatt fysisk møte og at behandlingsmåten avviker fra allmennaksjelovens krav som følge av alvorlig utbrudd av koronaviruset i Norge.
Det kan aldri utelukkes at annen form for styrebehandling enn det loven foreskriver kan øke styrets ansvar ved feil i årsregnskapet, men vår oppfatning i den prekære force majeure situasjonen som Norge nå befinner seg i er at det aller viktigste nå må være at årsregnskapet og årsberetningen behandles like grundig og kvalifisert av styret via Skype eller videomøte som om de hadde vært fysisk samlet.»
Les også om koronavirus og elektronisk styremøte, generalforsamling og signering av dokumenter
Se vår samleside om korona her.