Økt innsikt gir bedre lønnsomhet i bygg- og anleggsbransjen

 

Det er en klar sammenheng mellom økt innsikt i egne data og bedret prosjektlønnsomhet. Ved å sammenstille, strukturere og presentere styringsinformasjon på en visuell og informativ måte vil en oppnå bedre styring og kontroll. Det gjør at ledelsen blir bedre i stand til å ta raskere og bedre beslutninger, basert på fakta.

 

Få bedre kontroll på egne data

Alle virksomheter og bransjer får stadig flere dataprodusenter. Dette er data som kan gi verdifull innsikt hvis det er behandlet riktig. Data kan komme fra baser og montører på byggeplass gjennom pader, mobiler eller andre løsninger som registrerer informasjon. Eksempler på dataprodusenter er adgangssystemet for å komme inn på byggeplassen, eller systemet som kvalitetskontrollørene bruker for å registrere avvik, feil og mangler på et nybygg.

Dette er informasjon som flere i organisasjonen ønsker eller burde ønske at de fikk presentert oftere, og på en lettfattelig og strukturert måte.

 

Manuell rapportering bør være unødvendig

Stadig flere prosesser blir digitalisert og virksomhetene blir mer automatiserte. Vår erfaring er at virksomhetene får stadig flere IT-systemer, men at det fortsatt er mange rapporterings- og analyseprosesser som fortsatt er manuelle.

Datamengden som er relevant for styringen av prosjekter og virksomheten øker, mens prosesseringen av disse dataene skjer manuelt gjennom mye «klipp-og-lim» fra de ulike systemene. Det vi merker oss er at selv om systemsiden er blitt utvidet, så har ikke prosessene for å skaffe seg innsikt i disse dataene endret seg like mye.

Det vi ofte ser i våre kundeprosjekter er at det brukes mye tid på å innhente informasjon fra mange ulike systemer og hos ulike personer. Dette er tidkrevende og lite effektivt. Når all informasjon er samlet inn, så skal det utarbeides sammenstillinger, rapporter og analyser på mange ulike variabler. Når denne jobben blir gjort manuelt krever det mye ressurser. 

Utarbeidelse av rapporter og analyser blir derfor ikke ferdig i tide til at brukerne skal kunne ta nødvendige beslutninger. Det hjelper ikke å få informasjon om inneværende uke, som du skulle hatt i forrige uke. 

 

Prosess for innsamling av data

Mange av våre kunder innen bygg og anlegg ønsker bistand på hvordan de best mulig kan utnytte de data de har tilgjengelig, og hvordan de kan sette opp en velfungerende IT-løsning. Vi anbefaler en strukturert tilnærming til denne prosessen.
Vi følger en prosess som sørger for at vi får god oversikt over nåsituasjonen gjennom workshops, intervjuer eller observasjoner. Deretter jobber vi opp ulike scenarier eller brukerhistorier, og designer et fremtidsbilde som virksomheten skal jobbe mot for å realisere effekter og gevinster. Dette kan gjøres på et konkret område eller for hele virksomheten. Vi mener det er viktig å komme i gang med dette arbeidet, gjerne spisset mot bedre prosjektkontroll.

Figur 1: Designfasen

 

Dette er en iterativ prosess som sørger for å fange opp endringer som kommer som følge av økt modenhet, kjennskap til egne data eller bransjespesifikke endringer. I denne prosessen sørger vi for at virksomheten blir tett involvert slik at vi kan lage et løsningsforslag som svarer på konkrete behov og som tilfører oppdragsgiver økt verdi. 

For å løse disse utfordringene så kan vi sette opp en løsning som sørger for at data fra datakildene blir samlet, strukturert og presentert til brukerne. Det er flere måter å gjøre dette på, men et eksempel på dette er en løsning som vi har satt opp for flere kunder.
 

Figur 2: Eksempel på dataflyt

I dette eksemplet vil relevante data fra IT-systemene bli prosessert, strukturert og samlet i en felles rapportdatabase. Denne databasen danner da grunnlaget for relevante analyser og rapporter som blir distribuert til brukerne med tilpasset informasjon basert på hvilken rolle den enkelte har. En prosjektleder får da styringsinformasjon på sine prosjekter og med all informasjon prosjektlederen trenger for å sørge for god fremdrift, kvalitet og lønnsomhet. Avvik vil da kunne bli håndtert raskt da informasjonen vil bli gjort tilgjengelig for prosjektlederen raskt, og viktige avvik vil da bli automatisk rutet til riktig vedkommende. 

 

Bedre utnyttelse av teknologi

Bygg og anleggsbransjen har utviklet seg innen teknologi og utnyttelse av denne. Neste steg blir da å utnytte de dataene som systemene produserer og sørge for å distribuere viktig styringsinformasjon til riktig bruker. Gjennom å bruke data mer riktig, og bli mer datadrevet, vil det sørge for bedre lønnsomhet, bedre kvalitet og mer effektive leveranser. 

For å få dette til så handler dette om 3 elementer.

Figur 3: OTP

Organisasjonen må være rigget for å utnytte informasjonen som teknologien tilrettelegger for, og dette må igjen dekke de forretningsmessige prosessene som virksomheten har.

Eksempel på dette er at en prosjektleder må se verdien av riktig styringsinformasjon, og dette må ledelsen sørge for. Teknologien som prosjektlederen har tilgang til må gjøre det enkelt å få tilgang til relevant styringsinformasjon, og dette er data som er tilpasset prosessene som en prosjektleder har for å følge opp sine arbeidsoppgaver. Det betyr at alle disse delene må være på plass for å full effekt og verdi av en slik løsning.

Vi konstaterer i overskriften at økt innsikt gir bedre lønnsomhet i bygg- og anleggsbransjen. Det er kanskje en vel bombastisk påstand. Men hvis alle i organisasjonen får riktig informasjon til riktig tid på riktig format, og at prosess, teknologi og organisasjon er på plass, så vil dette gi en klar effekt på lønnsomheten. Det vil bli bedre kontroll på prosjektene gjennom raskere håndtering av kvalitetsavvik og kostnadsoverskridelser, samt løpende leverandørevalueringer.