24. oktober 2018
Aktivitetsregnskapet representerer en alternativ måte å vise inntekter og kostnader på for organisasjoner uten økonomisk vinning som formål.
Formålet med et aktivitetsregnskap er å vise hvordan en virksomhet har finansiert sine aktiviteter, samt hvordan virksomheten har anvendt sine midler i løpet av regnskapsåret. Gjennom aktivitetsregnskapet får organisasjoner bedre vist sine aktiviteter, og virkelig satt fokus på hvordan virksomheten oppfyller sitt ideelle formål.
For å kunne sette opp et aktivitetsregnskap må visse forhold være lagt til rette i regnskapsføringen. Det må være mulig å allokere kostnader, både direkte og indirekte, til riktige aktiviteter. Vår erfaring er at dette gjøres på forskjellige måter, og at kompleksiteten på oppsettet gjennom året i stor grad avhenger av antall ulike prosjekter eller aktiviteter den enkelte organisasjon har i løpet av et år.
I tillegg til å se resultatet av aktivitetene i virksomheten og finansieringen av disse, opplyser aktivitetsregnskapet om noen viktige nøkkeltall; formålsprosent, administrasjonsprosent og innsamlingsprosent. Disse nøkkeltallene beskriver hvor mye av de forbrukte midlene som faktisk er brukt til sitt formål, hvor mye som er brukt til administrasjon og forholdet mellom innsamlede midler og kostnadene ved innsamlingen. Mange vil si at disse nøkkeltallene forteller oss hvor effektiv en organisasjon driftes. Men er dette egentlig tilfelle?
Teori og praksis
Det er NRS(F) God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner som legger grunnlaget for hvordan nøkkeltall i aktivitetsregnskap skal beregnes og presenteres. Formålsprosenten forteller hvor stor andel av forbrukte midler som faktisk er brukt på det ideelle formålet og beregnes som følger:
Den tekniske beregningen er enkel, men utfordringen for mange organisasjoner er ofte hva man skal inkludere i posten «kostnader til formålet». Hvis vi kun ser på nøkkeltallene vil en organisasjon som er flink til å fordele indirekte kostnader på formålsaktiviteter komme bedre ut enn en organisasjon som kun fører direkte kostnader på sine prosjektkoder. Dette kan være problematisk av flere grunner.
Hvis vi ser på administrasjonsprosenten skal denne iht. standarden beregnes på følgende måte:
Også her dukker det ofte opp spørsmål rundt begrepsbruken. Hva ligger egentlig i begrepet «administrasjonskostnader» og hvordan skal man beregne denne?
I følge NRS(F) God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner er administrasjon de aktivitetene som gjøres for å drive organisasjonen. Kostnader som ikke kan henføres til bestemte aktiviteter, og som heller ikke lar seg fordele på aktiviteter på en tilstrekkelig pålitelig måte, betegnes som administrasjonskostnader. Andre eksempler på administrasjonskostnader kan være lønn til ledelsen, honorar til ekstern revisor og finanskostnader.
En forståelse for hvordan man skal utarbeide og lese et aktivitetsregnskap er grunnleggende viktig for organisasjoner og regnskapsbrukere. Men utfordringene rundt gapet mellom teori og praksis på området kan være betydelig, og dermed vanskelig å få taket på. Under vårt seminar 26. oktober ønsker vi derfor å belyse disse problemstillingene ytterligere, og diskutere dette og andre viktige momenter tilknyttet aktivitetsregnskap.