• Kommunens administrasjonsutgifter
Blogg:

Kommunens administrasjonsutgifter

28. januar 2020

BDO bisto Kommunaldepartementet med å definere nærmere hva administrasjon skal være i den offentlige rapporteringen i KOSTRA-statistikken. Administrasjon er administrative ledere som leder andre administrative ledere, når disse lederne har økonomiske og administrative fullmakter.  I til-legg inngår stabs-/støttefunksjoner når disse bistår de administrative lederne, samt fellestjenester og fellesutgifter. Vår oppgave ble å gi nærmere kriterier for kommunenes vurderinger av admini-strasjonskostnadene. BDOs forslag ble tatt inn i KOSTRA-veilederen fra 2012. 

 

Innledning

Statistikken viser at det er store variasjoner i kommuners og fylkeskommuners administrasjonsutgifter (heretter kommuner) fra 2,5% til 15,2% målt som andel av brutto driftsutgifter[1].   Kommunaldepartemen-tet engasjerte BDO til å gjennomføre et prosjekt med mandat å bidra til entydig forståelse av funksjoner for administrasjon, styring og fellesutgifter. Vi hadde noen antagelser om årsaken til variasjonene: 

‐ Lederrollen defineres ikke i samsvar med intensjonen i veilederen.

‐ Det er for komplisert/arbeidskrevende å gjøre fordeling av delte stillinger.

‐ Stabs-/støttefunksjoner vurderes feil sammenholdt mot veilederen. 

‐ Det henføres andre/færre fellesutgifter og fellesfunksjoner til administrasjonsfunksjonen enn de definerte i veilederen. 

Disse antagelsene ble i stor grad støttet i våre undersøkelser, men vi så helt klart utfordringen med å gi ”entydige” veiledninger. Oppgaven måtte derfor bli å gi så konkrete kriterier som mulig. 

 

Administrativ leder

For å bli definert som administrativ leder (funksjon 120) i denne statistikken (SSB/KOSTRA), ble den opprinnelige formuleringen om ”administrativ leder som leder andre administrative ledere” opprettholdt, men det måtte knyttes økonomiske og administrative kriterier til lederfunksjonen:  

1. Delegert budsjettmyndighet (fra kommunestyret og rådmannen). 

2. Disponeringsfullmakt over budsjettmidlene (bl.a. godkjenning av utgifter). 

3. Personalansvar med instruksjonsmyndighet. 

4. Innstillings- eller beslutningsmyndighet i:

a. Ansettelsessaker

b. Oppsigelses- eller avskjedigelsessaker

c. Permisjonssaker 

Det ble understreket at en lederfunksjon omfatter mer enn dette, eksempelvis det å ha et fagansvar, men ble altså ikke et kriterium for definering av administrativ leder. 

 

Fordeling av lederstilling

Det laveste administrative ledernivået, typisk tjenesteledere, er altså ikke ”administrasjon” etter defini-sjonen, jf. ”ledere som leder andre ledere”. Men hvis en administrativ leder som inngår i administra-sjonsdefinisjonen, gjør arbeid for et tjenesteområde, eksempelvis innen pleie og omsorg, og dette ut-gjør 20% eller mer av stillingen, er reglen at andel av stillingen skal fordeles til tjenestefunksjonen. 

Her må det settes inn en figur for fordeling av administrativ til laveste ledernivå!

Figur: Fordeling av administrativ ledelse (kommunalsjef) til laveste ledernivå, tjenestefunksjon.

Tilsvarende skal det laveste administrative ledernivået som gjør arbeid for administrativ ledelse (definert som administrasjon) i minst 20% av stillingen, også fordeles til administrasjon. Særlig i mindre kommuner kan det bli mye fordelinger, da én og samme leder ofte har mer sammensatte oppgaver sammenlignet med de i større kommuner, hvor alt er mer spesialisert. Fordelingen kan illustreres slik:

Her må det settes inn en figur for fordeling av administrativ til laveste ledernivå!

Figur: Fordeling av lederressurser fra laveste ledernivå til administrativ ledelse, funksjon 120. 

 

Stab og støtte

Stab-/støttefunksjoner er oppgaver knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen eller av et administrativt ledernivå knyttet til administrasjonsfunksjon. Dette er da i utgangspunktet en del av administrasjon, og omfatter blant annet oppgaver knyttet til: 

‐ økonomiforvaltning

‐ personalforvaltning

‐ informasjonsarbeid

‐ kommuneadvokat/-jurist 

‐ utvikling av lokalsamfunn og næring 

‐ arbeid knyttet til organisasjonen eller organisasjonsutvikling

Gjør stab-/støttefunksjonen arbeid for tjenesteområdene med 20% eller mer, skal det også der gjøres fordeling til tjenesteområdet. Eksempelvis kan en støttefunksjon ha i oppgave å bistå pleie og omsorgs-sektoren med beregninger av egenandeler (brukerbetaling), eller skolesektoren med beregninger av tilskudd til private barnehager. Dette kan illustreres slik: 

 

Her må det settes inn en figur for fordeling av administrativ til laveste ledernivå!

Figur: Fordeling av stab/støtte-ressurser for administrativ ledelse (funksjon 120) til tjenestefunksjon. 

 

Fellesfunksjoner og fellesutgifter

Visse fellesfunksjoner og fellesutgifter skal være en del av administrasjonsutgiftene i kommunen. Dette er eksempelvis sentralbord og resepsjon, post- og arkivfunksjon, felles lønns- og regnskapsfunksjon, hustrykkeri og felles IKT-systemer. Men eksempelvis skal tjenestespesifikke IT-systemer henføres til tjenesteområdet, så som tekniske fagsystemer knyttet til plan, regulering og oppmåling. Som fellesutgifter regnes blant annet sekretariat for politisk ledelse, overordnet HMS-arbeid og frikjøp av hovedtillitsvalgte.

 

”Det er påfallende hvor store for-skjeller det er i kommuners bereg-ning av administrative utgifter. ”
Øyvind Sunde, direktør, BDO

 

 

Kilde:

[1] KOSTRA 2014, andel brutto driftsutgifter administrasjon, konsern