02. oktober 2016
Kommunenes driftsinntekter stammer fra ulike kilder, både skatt, rammetilskudd, brukerbetalinger og salgs- og leieinntekter. Men kommunene har også såkalte «andre overføringsinntekter», som hovedsakelig utgjør en rekke ulike refusjons- og tilskuddsordninger. I denne artikkelen redegjøres litt nærmere om hva disse sistnevnte inntektene kan omfatte, og derigjennom hvordan kommunene kan kontrollere og følge opp at slike inntekter mottas.
De ulike refusjons- og tilskuddsordningene i kommunene
Kommuneregnskapet skiller mellom refusjoner (overføringer med krav til motytelse) og overføringsinntekter (overføringer uten krav til motytelse). Tilskudd som er knyttet til utgifter som kommunene har pådratt seg i forbindelse med produksjon av tjenester, defineres som refusjoner. Overføringer og tilskudd som kommunene mottar uavhengig av kommunens konkrete tjenesteproduksjon, dvs. at tilskuddets størrelse ikke påvirkes av den faktiske tjenesteproduksjonen, er overføringer. Overføringsinntekter kan være relatert til både drifts- og investeringsaktiviteter.
Rutinene følger vanligvis ikke ordinære salgsrutiner (tjenesteproduksjon) da kommunene ikke fakturerer disse overføringsinntektene, og det er større grad av manuelle rutiner knyttet til håndteringen. Inntektene blir gjerne først registrert i regnskapet når tilskuddet er gitt eller når innbetaling har skjedd, herunder at det er framskaffet dokumentasjon for inntektsføringen. Det er viktig at kommunene har et bevisst forhold til «andre overføringsinntekter» og sørger for at disse inntektene budsjetteres.
Statlige tilskudd
Toppfinansieringstilskudd for ressurskrevende tjenester
Kommuner som yter særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester til enkeltmottakere, kan søke om delvis refusjon (80 %) av direkte lønnsutgifter knyttet til disse tjenestene. Kommunene må dokumentere at det er gyldige enkeltvedtak, at de medgåtte utgiftene er brukt på refusjonsberettigete KOSTRA-funksjoner, og at alle nettoutgifter over innslagspunktet blir tatt med i søknaden. Fra 2015 var det ikke lenger anledning til å fremme etterkrav, slik at kommunene ikke kunne korrigere for brukere som burde vært tatt med på søknaden. Kommunens rutiner med å utarbeide refusjonssøknaden må sikre at alle brukere som faller inn under ordningen, tas med, og at kravet kan dokumenteres før innleveringen signeres i Altinn.
Statlig finansiering av kommunale prosjekter
Det er en rekke andre statlige tilskuddsordninger kommunene kan søke på, og som bevilges over statsbudsjettet. Kommunene har i varierende grad utarbeidet oversikter over aktuelle tilskudds- og refusjonsordningene. Det er derfor en risiko for at kommunene ikke kjenner til alle tilskudds- og refusjonsordningene, og dermed ikke søker på aktuelle prosjekter. For prosjekter som det søkes på, og hvor det blir gitt tilsagn, vil det videre være risiko knyttet til bruken av midlene. Statlige tilskuddsgivere krever vanligvis i tilsagnsbrevet at kommunene oppretter et prosjekt og fører eget regnskap for inntekten og bruken av prosjektmidlene. Dette er viktig da bruk av tilskudd normalt vil måtte tilbakebetales dersom de ikke er brukt i henhold til vilkårene i tilsagnsbrevet.
Sykelønnsrefusjon- og svangerskapsrefusjon
Blant «overføringer med krav til motytelser» i driftsregnskapet ligger sykepengerefusjon og refusjon for svangerskapspermisjon. Som følge av bruttoprinsippet er dette en inntektspost i kommuneregnskapet og ikke en kostnadsreduksjon av lønn. Kommunene er arbeidsintensive virksomheter, og refusjonen følger normalt etablerte lønnsprosesser i kommunen. Refusjonsinntektene kan utgjøre en vesentlig post i regnskapet.
Kompensasjon av merverdiavgift (momskompensasjon)
Formålet med Lov om kompensasjon av merverdiavgift er å motvirke konkurransevridninger som følge av merverdiavgiftssystemet. Kommunene får altså refundert merverdiavgift på kjøpte tjenester som faller utenfor kommunens avgiftspliktige virksomhet. Merverdiavgiften på tjenestene bokføres som overføringsutgift og kompensasjonen som overføringsinntekt i drifts- eller investeringsregnskapet. Det kan være risiko for at kommunen ikke får med alle utgifter som gir rett på refusjon, eller at kommunen ikke fremmer krav i rett tid (avgiftstermin), og dermed taper retten til fradrag som følge av foreldelsesreglene.
Kommunene må sørge for at reglene er kjent og etterleves av bilagsforberedere og fakturagodkjennere. I tillegg må (sentral) regnskapsfunksjon ha et eget kontrollopplegg, eksempelvis kontroll mot foreldelse, ulogiske arter m.m. Dette vil redusere feilkildene så langt som mulig før oppgaven signeres i Altinn.
Andre statlige overføringer
Integreringstilskudd
Integreringstilskudd utbetales ved bosetting for personer som har fått beskyttelse med flyktningstatus (asyl) i Norge, personer som har fått oppholdstillatelse på humanitært grunnlag etter utlendingsloven på grunnlag av søknad om asyl og personer som har fått kollektiv beskyttelse i en massefluktsituasjon. I tillegg mottar kommunene tilskudd for såkalte overføringsflyktninger med innreisetillatelse. Det kan være en risiko for at kommunene ikke får med seg alle personene som gir rett på tilskuddet, og at de personene som ligger til grunn for grunnlaget for utregningen av kravet, kan være feil. Kommunene bør etablere rutiner som sikrer etterlevelse av rundskriv fra IMDI og sikre at grunnlaget for kravet (tilskuddet) er korrekt.
Overføring fra fylkeskommuner
Spillemiddelregnskap
Kommuner/fylkeskommuner, lag og organisasjoner kan søke om tilskudd av spillemidlenes overskudd til idrettsanlegg. Tilskuddsberettigete utgifter for godkjente anlegg, som det er gitt tilsagn til, kan refunderes fra fylkeskommunen. Det kan være en risiko for at kommunene ikke fanger opp alle mulige anlegg som er under planlegging, og som gir rett på tilskuddet. Videre kan prosjekter det er søkt for, og hvor det er gitt tilsagn, være risiko knyttet til bruken av midlene. Kommunene må følge bestemmelsene fra Kulturdepartementet, bl.a. at det er et klart skille mellom byggeregnskapet for anlegget og den øvrige driften.
Risikoer
Det finnes en rekke refusjons- og tilskuddsordninger kommunene kan benytte seg av. Det å skaffe seg oversikt over disse, er krevende, og er også situasjonsbetinget; gir aktiviteten grunnlag for å søke på en ordning? Kanskje kan følgende tiltak bidra til å redusere risiko for ikke å søke på relevant tilskudd, eller risiko for ikke å imøtekomme krav til regnskap og dokumentasjon:
- Kartlegge omfanget av refusjons- og tilskuddsordninger.
- Berettigede overføringsinntekter må budsjetteres og følges opp.
- Påløpte utgifter må regnskapsføres atskilt, dersom det er et krav, og dokumenteres tilstrekkelig.
- Aksepterte refusjonskrav bør faktureres (der det er gitt tilsagn).
- Gjennomføre kontroll eller kvalitetssikring av refusjonsgrunnlag som reduserer omfanget av feil.